Forcont zur digitalen Arbeitswelt 2017
"Digitales Arbeiten kommt ohne Mobilität nicht aus"
Kaum ein Unternehmen in Deutschland muss sich nicht mit dem digitalen Wandel der Arbeitswelt auseinandersetzen. Traditionelle Geschäftsmodelle und daraus abgeleitete Geschäftsprozesse müssen überdacht und zum Teil ganz neu ausgerichtet werden. Das ist aber nicht die einzige Änderung. Ein Interview.
Herr Kunisch, die Digitalisierung ist inzwischen in vielen deutschen Unternehmen bestimmendes Thema. Ihre Prognose: Wie wird sich die digitale Arbeitswelt 2017 verändern? Welche Herausforderungen kommen auf Unternehmen zu?
Matthias Kunisch: Der digitale Umbruch in Unternehmen ist in vollem Gange und wird im kommenden Jahr definitiv ein neues Level erreichen. Täglich nutzen mehr und mehr Marktteilnehmer digitale Methoden zur Kommunikation und zur Abwicklung von Geschäftsprozessen. Digitalisierte Arbeitswelt heißt nicht mehr nur, die berufliche und private Zeiteinteilung zu optimieren oder am Strand mit dem Tablet auf dem Schoß die letzten E-Mails zu beantworten. Vielmehr geht es zunehmend darum, neue Geschäftsprozesse zu etablieren und Arbeitsinhalte anzupassen, etwa indem automatische Prozesse für Routine-Aufgaben eingeführt werden. Gleichzeitig gewinnen Kreativität, Erfindungsreichtum und Gestaltungswille der Mitarbeiter immer mehr an Bedeutung.
Der Freiraum, der durch die digitalisierte Arbeitswelt geschaffen wird, ist allerdings nur die eine Seite der Medaille. Auf der anderen Seite darf man nicht unterschätzen, dass ein hoher Management-Aufwand und gut durchdachte Einführungsprojekte für die digitale Abwicklung spezifischer Geschäftsprozesse nötig sind, um überhaupt die gewünschten Effekte zu erzielen. Im Übrigen erfordern die Segnungen der Digitalisierung auch eine gewisse Bereitschaft der Mitarbeiter, sich dieser mitsamt ihrer Herausforderungen zu stellen. Die Transformation in die digitale Welt ist – wie jede große Änderung – ein langwieriger Weg, auf dem es keine Zeit für große Experimente gibt.
Inwiefern ist das Dokumentenmanagement hierbei ein zentraler Ansatzpunkt?
Kunisch: Informationen steuern Geschäftsprozesse, ohne sie geht es nicht. Geschäftsbeziehungen der Marktteilnehmer untereinander werden maßgeblich von Angebot, Auftrag, Lieferung und Rechnung bestimmt. Innerhalb des Unternehmens spielen Arbeitsanweisungen, Bestätigungen, Produktdokumentationen und Lieferpapiere eine große Rolle. Natürlich gibt es weitaus mehr Dokumentenarten. Man denke nur an den Vertragsbestand im Personalwesen und die Kommunikation mit Behörden, Ämtern oder Versicherungen. Fakt ist: Die Menge der Papiere nimmt von Jahr zu Jahr stark zu. Viele Dokumente werden von Maschinen erzeugt und an Maschinen zur Bearbeitung weitergegeben. Dokumentketten bzw. elektronische Akten bilden Geschäftsprozesse vollständig ab – zum Beispiel die Anstellung eines Mitarbeiters oder die Anmeldung eines Medikaments bei entsprechenden Ämtern.
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) unterstützen Unternehmen dabei, die Vielzahl an Dokumenten zu verwalten und compliancegerecht zu archivieren. Aber auch für die Vollständigkeit und Widerspruchsfreiheit gespeicherter Informationen und Dokumente dienen DM-Systeme als wichtiges Hilfsmittel. Die Herausforderung in diesem und in den kommenden Jahren wird sein, riesige Datenmengen mit einer großen Zahl an Nutzern performant, sicher und datenschutzgerecht vorzuhalten. Mithilfe von intelligenten Analysemethoden lassen sich die Daten und Dokumente, die im Geschäftsleben entstehen, nach vielerlei Gesichtspunkten auswerten – etwa um Rückschlüsse auf die Tendenzen der Marktnachfrage nach bestimmten Produkten zu ziehen. Insbesondere DM-Systeme aus der Cloud werden hierbei eine große Hilfe sein.
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