E-Mails am Arbeitsplatz: Darauf müssen Firmen achten

Persönlichkeitsrecht muss in jedem Fall gewahrt sein

Jedoch muss selbst bei einer systematischen Überwachung des E-Mail-Verkehrs dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers Rechnung getragen werden. Hierbei ist immer sorgfältig zwischen dem Persönlichkeitsrecht und dem Weisungsrecht des Unternehmens abzuwägen. Entsprechend sind die Maßnahmen mit der geringsten Eingriffsintensität zu wählen, zum Beispiel stichprobenartige Überwachungen sowie die Kontrolle des Sende- beziehungsweise Empfangszeitpunkts oder der Empfängeradresse, aber nicht des Inhalts der E-Mail selbst.

Erkennbar private E-Mails dürfen, auch wenn der Arbeitgeber das Versenden und Empfangen privater E-Mails verboten hat, im Normalfall nicht gelesen werden. Gleiches gilt natürlich, wenn die Privatnutzung erlaubt ist. In diesem Fall darf der Arbeitgeber normalerweise nicht einmal die Verbindungsdaten aufzeichnen. Daher sollten die Arbeitnehmer bei ihren Kommunikationspartnern darum bitten, dass an sie gerichtete private E-Mails im Betreff deutlich mit »privat« gekennzeichnet werden. Ausgehende private E-Mails sollten natürlich in gleicher Weise gekennzeichnet werden. Damit sind sie ausdrücklich vor unerwünschter Einsichtnahme durch den Arbeitgeber geschützt.

Für die meisten Unternehmen gilt auf jeden Fall: Durch eine klare Regelung für die Nutzung der betrieblichen E-Mail-Konten erspart man sich eine Reihe von Problemen. Aus Compliance-Gesichtspunkten sind solche Regeln unvermeidlich. Damit schafft ein Unternehmen die Basis, um relevante E-Mails aufbewahren und später im Fall der Fälle einsehen zu können. Im nächsten Schritt kann man bedenkenlos technische Lösungen einsetzen, um automatisch alle relevanten E-Mails zu speichern – ob per Archivierungssystem oder in einer Art Blackbox.

Sven Sauer ist CIO von Optimal Systems. Der ECM-Anbieter aus Berlin ist Gründungsmitglied der Initiative »IT-Compliance in der Informations- und Datenverarbeitung in Deutschland« (COMIDD).

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2. Persönlichkeitsrecht muss in jedem Fall gewahrt sein