Ein Masterplan für die IT

Mit der Einführung eines IT-Masterplans im Frühjahr 2006 hat die Hauptstadt des Bundeslandes Bayern einen wichtigen Schritt auf dem Weg zu einer systematischen IT-Governance getan. Eine bessere Planung und Steuerung sowie ein Controlling der IT sollen der Stadtverwaltung helfen, die Grundlasten des IT-Betriebs kurz- bis mittelfristig zu minimieren, um die vorhandenen Mittel effektiver einsetzen zu können. Das Verfahren wirkt sich bereits aus: Die obligatorischen Meldungen der Dienststellen zum IT-Masterplan lassen erkennen, bei welchen IT-Vorhaben strategisch relevante Punkte betroffen sind und wo sich Engpässe beim erforderlichen Personal abzeichnen. Zur Umsetzung ihrer im März 2004 beschlossenen IT-Strategie für die Verwaltung der Zukunft nutzt München für den dynamischen IT-Masterplan nunmehr ein Portfoliomanagement-Produkt des Herstellers Artemis, das die zielorientierte Planung und Steuerung einer Gruppe von Maßnahmen unterstützt. Die Lösung wurde durch Anpassung der Arbeitsschalen des Software-Werkzeugs Artemis 7 an die Gegebenheiten der Kommune realisiert. Inhalt und Struktur des IT-Masterplans wurden in Abstimmung mit den Fachreferaten unter Federführung der für Steuerung und Controlling der IT verantwortlichen Hauptab­teilung Informationstechnologie im Direktorium der Stadtverwaltung festgelegt. Derzeit verwaltet der Masterplan ein IT-Investitionsvolumen von knapp 100 Millionen Euro. Für Wilhelm Hoegner, Leiter der Hauptabteilung Informationstechnologie, ist vor allem die Stärkung des planerischen Elements bei der Weiterentwicklung der städtischen IT-Landschaft wichtig: »Im IT-Masterplan sehen wir jetzt Kosten, Zeiten, Nutzen und sogar Risikoangaben auf einen Blick.« Das erleichtere den Informationsaustausch zwischen den IT-Know-how-Trägern und erhöhe die Transparenz für die Steuerungs­organe und die Verwaltung. »Vor allem jedoch planen wir jetzt auf Basis realistischer Rückmeldungen und erkannter Abhängigkeiten«, be­tont Hoegner. In einem Arbeitskreis können alle Fachreferate ihre Anliegen einbringen. Wurden in dieser frühen Phase bei Investitionsentscheidungen bis dato weder der Koordinierungs- noch der Strategiebereich eingeschaltet, verfügt die Münchner IT jetzt über ein Frühwarnsystem. Die Planung von IT-Investitionsentscheidungen startet mit einem klar strukturierten elektronischen Meldeblatt, das mit den Fachbereichen abgestimmt ist. Auf Basis der hier erhobenen Informationen können IT-Großprojekte priorisiert und IT-Vorhaben der Fachreferate eingeplant werden. Der IT-Masterplan der Großstadt München umfasst heute rund 130 Projekte. Dahinter steckt ein Verfahren, um per Knopfdruck aus voreingestellten Al­gorithmen oder durch Selbsteingabe von Werten eine mehr­dimensionale Multiprojektübersicht zu er­zeugen. Alle Vorhaben sind nach sachlicher und zeitlicher Priorität sowie mit Sicht auf die vorhandenen Ressourcen ge­gliedert. Die aus der Wibe (Grundsätze der Wirtschaftlichkeit nach Maßgabe der Regelungen der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung in Fragen der Informationstechnik) be­kannten Kos­tenarten für Betrieb und Entwicklung sowie qualitative Fak­toren wie Effekte, Dringlichkeit und Bedeutung finden sich bei Auswertungen und im Meldeblatt wieder. Ziel der Münchner ist eine durchgängige Kette von der Strategie über den IT-Masterplan bis hin zur Maßnahmen-Realisierung und zur Er­folgskontrolle im Sinne einer Nachbetrachtung. Als wesentliche Informationsquelle ist der IT-Masterplan damit der erste Schritt in diesem Bebauungsplan und hilft dem Stadt­rat und der Verwaltung, die Ziele aus der IT-Strategie – Prozessorientierung, Vereinheitlichung und Standardisierung – im fachlichen Schulterschluss zu erreichen.

Michael Erben ist Journalist in Eppstein.