Elektronische Rechnungsverarbeitung spart Kosten

Knappe Margen zwingen auch Tech Data zur Prozessoptimierung

Ein digitaler Rechnungsversand ist zwar heute schon unter gewissen steuerrechtlichen Voraussetzungen möglich. Doch nach wie vor verschickt eine Mehrzahl von Unternehmen ihre Rechnungen so, wie man es seit über 100 Jahren tut, nämlich per Post. Tausende solcher Rechnungen gehen beispielsweise bei Broadliner Tech Data in München täglich ein. Wer die knappen Margen bei Distributoren kennt, wird nachvollziehen können, dass es sich Distributoren nicht leisten können, aufgrund zu langer Bearbeitungszeiten eingehender Rechnungen auf Skonti zu verzichten. Daher hat das europäische Management von Tech Data beschlossen, die Rechnungsabwicklung in den europäischen Landesgesellschaften nach und nach weitgehend zu automatisieren.

In Großbritannien begann das Pilotprojekt, vergangenes Jahr startete auch Tech Data im München mit der Digitalisierung eingehender Rechnungen und ihrer automatischen Weiterverarbeitung: Scannen, mit den Bestelldaten aus dem SAP-System vergleichen, verifizieren, fristgerecht automatisch buchen und anweisen sowie digital archivieren.

Tech Data setzte hierbei auf die Lösung des britischen Herstellers Kofax (früher Dicom), eines der führenden Unternehmen für digitales Input-Output-Management. Kofax lieferte die Scanner sowie die entsprechende Software, die die erfassten Rechnungsdaten in einem digitalen Prozess abbildet. Systempartner WMD kam hier ebenfalls in Spiel und implementierte seine modulare Workflow-Lösung WMD xFlow entsprechende Konnektoren zum SAP-System von Tech Data. Die Münchner Projektleitung rechnet damit, dass die Kosten für die Einführung des digitalen Rechnungsprüfungsprozesses binnen zwölf bis 18 Monaten amortisiert seien.

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