Elektronische Rechnungsverarbeitung spart Kosten

Papierrechnungen verursachen viel Zeit und Mühe. Wie effektiv Geld durch Automatisierung gespart werden kann, zeigen Projekte beim Münchener Zeitungs-Verlag und Broadline-Distributor Tech Data.

Der Münchener Zeitungs-Verlag (Münchner Merkur/TZ) hat das Systemhaus WMD (Workflow Management & Document Consulting) mit Sitz in Ahrensburg mit der Einführung einer automatisierten Rechnungsverarbeitung unter SAP beauftragt. Das Projekt wird von der WMD in Zusammenarbeit mit der Aachener Docutec AG, einem Unternehmen der belgischen I.R.I.S. Group, sowie der Easy Software AG aus Mülheim realisiert. Die Mediengruppe Münchner Merkur/TZ erhält jährlich bis zu 200.000 Rechnungsseiten an den Standorten in München und Wolfratshausen, die bislang in einem arbeits- und zeitintensiven Prozess manuell verarbeitet und in SAP erfasst wurden. Um diese Abläufe deutlich zu beschleunigen und transparenter zu gestalten, entschied sich das Unternehmen für die Einführung einer automatisierten kreditorischen Rechnungsprüfung. Mit der Lösung werden im Verlag rund 100 Anwender arbeiten.

Die Rechnungen werden künftig gescannt, die Rechnungsinformationen ausgelesen und anschließend automatisiert an den Workflow zur Rechnungsprüfung übergeben. Die Datenextraktion und Datenvalidierung übernimmt dabei die Erkennungssoftware Docutec Xtract for Documents, der gesamte Rechnungsprüfungsprozess wird mit der Workflow-Lösung WMD xFlow Invoice abgebildet, die auf SAP-Standards basiert.

WMD xFlow Invoice liegt eine generische Basislösung zugrunde, die eine Vielzahl von Funktionen zur Verfügung stellt, darunter die individuelle Gestaltung der einzelnen Workflow-Schritte, die zentrale User-Verwaltung oder das Textsystem. Alle Prüfungs- und Freigabeschritte stehen sowohl innerhalb als auch außerhalb von SAP (über WEB Access) zur Verfügung. Ein zentrales Rechnungseingangsbuch sorgt für die notwendige Transparenz der Arbeitsprozesse und stellt die Einhaltung der Skontofristen sicher.

Der Dokumenten- und Archivserver Easy Enterprise übernimmt in der Gesamtlösung die Aufgabe der revisionssicheren Archivierung aller Rechnungsdaten. Diese können jederzeit aus SAP sowie dem Easy Enterprise -Archiv recherchiert werden. Ullrich Swierczyna, Leiter der Finanzbuchhaltung beim Münchener Zeitungs-Verlag: »Die Möglichkeit, unsere Dokumentenmanagementlösung jederzeit um weitere Anwendungen aufstocken zu können, bietet unserem Unternehmen langfristig eine hohe Flexibilität, um Geschäftsprozesse auch weiter nachhaltig zu optimieren.«

1. Elektronische Rechnungsverarbeitung spart Kosten
2. Knappe Margen zwingen auch Tech Data zur Prozessoptimierung