Globalisierung organisieren

Als Europas größter Automobilhersteller stand PSA Peugeot Citroën vor der Frage, wie sich 207200 Mitarbeiter in 140 Ländern weltweit am effektivsten koordinieren lassen. Auf der Suche nach einer Möglichkeit, Reisekosten zu senken und Manpower einzusparen, begann das Unternehmen, den Markt für Online-Konferenzlösungen zu analysieren. Webkonferenzen schienen eine gute Möglichkeit, die Kooperation der weltweit agierenden Teams zu verbessern und zugleich die Anzahl der erforderlichen Dienstreisen zu minimieren. »Die Globalisierung erfordert es einfach: Die Teams sind heute immer stärker geografisch verstreut und Industriekooperationen mit strate­gischen Partnern wie Toyota oder Mitsu­bishi nehmen zu«, erläutert Em­manuel Bulard, IT-Projektmanager, Domaine Entreprise Etendue, PSA Peugeot Citroën in Paris. »Aufgrund dieser Entwicklung mussten Teammitglieder in allen Bereichen des Unternehmens zahl­reiche Geschäftsreisen unternehmen, was sowohl kostspielig als auch zeitaufwändig war«. Aus diesem Grund setzt das Unternehmen auf Webkonferenzen. Inzwischen müssen Manager, Vertriebsmitarbeiter oder Servicebetreuer immer seltener in ein Flugzeug steigen. Dank Webkonferenzen treffen sich die User mit wenigen Mausklicks online, um gemeinsam mit ihren Kunden oder Kollegen in Echtzeit über ihren PC an Anwendungen zu arbeiten, Dokumente einzusehen, Projekte zu besprechen oder Präsentationen zu halten. Alle Applikationen lassen sich dabei gemeinsam nutzen, die Gespräche finden parallel über eine Telefon-Konferenzschaltung statt. Mit einer Webcam können Anwender ihr Online-Meeting sogar zu einer Vi­deo­konferenz erweitern. Alles was Anwender brauchen, um an einem Meeting teilzunehmen, sind ein Computer mit Internetzugang und ein Telefon.

Produktivität erhöht
Mit Webkonferenzen sparen Automobilhersteller nicht nur Reisekosten, die einer Studie des Verband des Deutschen Reisemanagements zufolge 500 Euro pro Geschäftsreise verschlingen. Sie optimieren außerdem die Kommunikation mit Kunden, Zulieferern und Mitarbeitern. Darüber hinaus steigern Webkonferenzen die Produktivität von Mitarbeitern: Wer seine Energie nicht auf Reisen verpulvert, kann ausgeruht durchstarten. So sieht es auch Bulard von Peu­geot: »Der größte Vorteil ist, dass die Teilnehmer ihre Zeit und Energie nicht mehr mit Reisen verschwenden. Gerade für unsere französischen Teams, die mit Japan und Indien zusammenarbeiten, ist dieser Vorteil erheblich«. Während im Verlauf eines umfangreichen E-Mail-Verkehrs unter Umständen Stunden und Tage ins Land gehen, lassen sich bei einer Webkonferenz wie bei einem persönlichen Treffen Präsentationen oder Verträge auf einen Schlag erstellen, da alle Teilnehmer gemeinsam daran arbeiten können. Aber wie finden Automobilhersteller die geeignete Webkonferenz-Lösung? Bulard von PSA entschied sich für Meeting Center von WebEx. Die Lösung ist seit über einem Jahr bei Peugeot Citroën im Einsatz. Zur Förderung einer möglichst breiten Nutzung von Webkonferenzen im Unternehmen haben ­alle Mitarbeiter vollen Zugriff auf die Lösung erhalten. Die Implementierung wurde in Verbindung mit einer zielgerichteten Kommunikationskampagne unter dem Motto »Mieux collaborer« (besser zusammenarbeiten) durchgeführt. Hierbei wurden alle internen Kommunikationsmittel herangezogen, um den potenziellen Anwendern die neue Lösung schmackhaft zu machen: elektronische Newsletter, Konzernzeitschriften, das IT-Managementblatt und natürlich das Intranet-Portal. »Wir haben intern daran gearbeitet und kurze Filme auf dem Portal bereitgestellt, um zu zeigen, wie einfach und praktisch die Nutzung ist«, ergänzt Bulard. »Wir hatten vorrangig Projektmanager im Visier, doch es ist uns gelungen, alle Mitarbeiter zu erreichen.« Mit der Software, die PSA auf Mietbasis nutzt, können Online-Meetings jederzeit und rund um die Uhr von jedem PC, Notebook oder Hand­held abgehalten werden; die Anzahl der Teilnehmer spielt dabei keine Rolle.