HR-Portal vereinfacht ­Reisekostenmanagement. Zu den Favoriten für das Outsourcing gehört seit Jahren die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Zunehmend beliebter wird auch das Auslagern des Reisekostenmanagements. Immer mehr Unternehmen ­setzen dabei auf webbasierte Lösungen.

HR-Portal vereinfacht ­Reisekostenmanagement

Die Prozesse rund um das Reisekostenmanagement gehören generell zu den aufwändigeren Abläufen der Personalabteilung. Das reicht von der Genehmigung einer Reise, über deren Planung und Abrechnung bis hin zur Buchung der Belege und letztendlich der Abrechnung mit dem Mitarbeiter. Dieser hohe Administrationsaufwand belastet vor allem mittelständische Betriebe mit einer kleinen Personalabteilung sehr.
Ein Lösungsansatz ist das Outsourcing dieser aufwändigen Routineaufgabe, beispielsweise mit einem webbasierten Portal. Ein solches Human-Resource-Management-Portal bietet ein integriertes Workflow-Management und bildet sämtliche Unternehmensabläufe rund um das Reisekostenmanagement elektronisch ab. Dank der individuellen Einbindung des Managements, der Personalverantwortlichen in den Fachabteilungen und der Mitarbeiter können Unternehmen ihre täglichen Personalprozesse damit transparent darstellen. Das vereinfacht die Administration und reduziert die Verwaltungskosten um bis zu 20 Prozent, wie Erfahrungen gezeigt haben.

Modulare Lösungen
Der vorhandene oder realisierbare Automatisierungsgrad von Prozessen der Personalabteilung hängt von den individuellen Abläufen im einzelnen Unternehmen ab. Hier sind deutliche Unterschiede erkennbar, denn der Mitarbeiter am Fließband ist in der Regel seltener in computerbasierte Administrationsprozesse eingebunden als der im Büro. Und wer in der Produktion arbeitet, tut sich meist schwerer mit elektronischen Geschäftsprozessen als jemand, der beispielsweise in einer Unternehmensberatung oder in einem Architekturbüro tätig ist. Die Eingabemodalitäten sind bei einem webbasierten System so einfach gehalten, dass sie von allen Mitarbeitern problemlos und selbstverantwortlich umgesetzt werden können.
Um allen Anforderungen gerecht zu werden, bietet eine professionelle Outsourcing-Lösung heute individuelle Möglichkeiten für die Personalabteilung eines Unternehmens. Je nach Art und Umfang des gewünschten Outsourcings lassen sich sowohl Teilprozesse wie Melde- und Bescheinigungswesen bei der Entgeltabrechnung auslagern, als auch vollständige Prozessketten wie Personalbetreuung inklusive Entgeltabrechnung. Die Auslagerung des Reisekostenmanagements rechnet sich damit auch für kleinere und mittelgroße Betriebe, in denen nur ein bestimmter Prozentsatz der Mitarbeiter regelmäßig Geschäftsreisen unternimmt. Zum Beispiel ist es nicht zwingend notwendig, dass sämtliche Abläufe rund um die Reise elektronisch abgewickelt werden. So gibt es spezielle Einstiegsversionen, bei denen die Unternehmen die Reisebelege sowie die Eckdaten, die für eine revisionssichere Reisekostenabrechnung notwendig sind, quasi im »Schuhkarton« an den Outsourcing-Dienstleister weitergeben. Bei solch einer Minimalversion werden sämtliche Daten und Belege extern sortiert, die Reisen anschließend elektronisch erfasst und den Reisenden zugeordnet. Je nach den individuellen oder rechtlichen be­ziehungsweise tariflich vereinbarten Sätzen ermittelt der Dienstleister die entsprechenden Pauschalen und Auszahlungen. Abschließend erfolgt für jeden Reisenden eine individuelle Reisekostenabrechnung mit den hierfür ­notwendigen Berichten. Dadurch werden Abläufe und Kostenstrukturen meist deutlich transpa­renter, als bei den herkömmlichen Verfahren. Die vollständigen Abrechnungen werden zusammen mit den Original­belegen an den Auftrag­geber zurückgesandt. Hier verbleiben sie bis zum ­Ablauf der gesetzlichen Frist zur vorgeschriebenen Aufbewahrung in der Buchhaltung. Parallel dazu erhält der Kunde die für die Lohn- und Ge­haltsabrechnung sowie die Finanzbuchhaltung notwendigen Daten, damit die ordnungsgemäße Abrechnung einer Reise erfolgen kann.   Automatische Prozesse
Für Unternehmen, in denen eine größere Anzahl von Mitarbeitern regelmäßig auf Dienstreise geht, rechnet sich der Einsatz eines webbasierten Human-Resource-Management-Portals für sämtliche Prozesse im Reisekostenmanagement. Bei dieser Maximalversion loggen sich alle reisenden Mitarbeiter und das Management im HR-Portal des Outsourcing-Dienstleisters ein, um Antrags- oder Genehmigungsverfahren anzustoßen. Dies hat den Vorteil, dass Management und Mitarbeiter sich anhand von frei definierbaren Berechtigungsroutinen individuell in die Abläufe einbinden lassen. Relevante Informationen und Dienste stehen rollenabhängig jederzeit in Echtzeit zur Verfügung ? unabhängig von Standorten oder Zeitzonen. So sind die Abläufe für alle Beteiligten ? Outsourcer, Personalabteilung, Mitarbeiter ? transparent und die Kosten für die Administration gering.
Die gesamte Planung der Reise erfolgt hier via Internet in detaillierten Schritten, die die individuellen Abläufe eines Unternehmens abbilden. So muss der Mitarbeiter die notwendigen Eckdaten für seine Reise, wie den Anlass, das Ziel und die geschätzten Kosten eingeben. Der Genehmigungsprozess wird dann durch das System automatisch angestoßen und an den Vorgesetzten weitergeleitet, der für die Genehmigung oder auch die Ablehnung eines Reiseantrages verantwortlich ist. Der Bearbeitungsstand eines Antrags ist jederzeit abrufbar.
Wird ein Reiseantrag positiv beschieden, kann der Reisende im nächsten Schritt über das Portal seine Flugtickets oder Bahnfahrkarten bestellen und hier seine individuellen Wünsche geltend machen, wenn beispielsweise geschäftlich Zwischenstopps notwendig sind. Im Zuge dieser Bestellung können auch die entsprechenden Hotelbuchungen vorgenommen und individuelle Wünsche eingegeben werden, falls beispielsweise ein Nichtraucherzimmer gewünscht wird oder eine spezielle Diätkost erforderlich ist. Um die eigentliche Buchung der Fahrt und um die gewünschte Unterbringung am Reiseziel kümmert sich der Dienstleister im Hintergrund ? der Reisende selbst hat mit diesem Prozess nichts mehr zu tun. Alle Reiseunterlagen gehen ihm automatisch zu.
Nach Beendigung einer Geschäftsreise kann der Mitarbeiter seine Abrechnung im Portal selbst anstoßen, ohne die Personalabteilung einzuschalten. Das vereinfacht die Abwicklung ? gleichzeitig erfolgt eine schnellere Abrechnung und Kostenerstattung. Dafür ruft der Reisende die in seinem Antrag verwendeten Eckdaten auf und kann diese bei Bedarf anpassen. Nicht selten ergeben sich während einer Reise zusätzliche Kosten oder Veränderungen bei den Abwesenheitszeiten. Dadurch verändern sich die Werte des ursprünglichen Reiseantrages. Die eingescannten Reisebelege werden als PDF-File gemeinsam mit der Abrechnung an das Portal übermittelt. Das System berücksichtigt automatisch alle relevanten Pauschalen und erstellt eine korrekte Berechnung der Reisekosten. Die Buchhaltung erhält eine detaillierte Abrechnung. Hand in Hand damit geht die Ermittlung der zu zahlenden Reisekosten. Über eine Schnittstelle laufen alle Daten, die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Finanzbuchhaltung notwendig sind, automatisch in die entsprechenden Anwendungen. Die reisenden Mitarbeiter senden den Ausdruck ihrer Reisekostenabrechnung zusammen mit den Originalbelegen an die Buchhaltung, wo diese pflichtgemäß und revisionssicher archiviert werden.
Wie das Outsourcing des Reisekostenmanagements im Einzelfall aussieht, hängt ganz von den Wünschen und Bedürfnissen eines Unternehmens ab. Jedoch ist ein integriertes HR-Portal beim Outsourcing das Mittel der Wahl für kleine und mittlere Unternehmen: Die Systeme sind flexibel einsetzbar und modulierbar und bieten so individuelle Möglichkeiten für die Personalabteilung. Sämtliche Genehmigungsprozesse basieren hier auf einem Workflow Management. Dies bietet eine übersichtliche Planung und Kontrolle, ermöglicht ein detailliertes Kosten- und Zeitmanagement und spart so Kosten.
Thomas Lünenborg ist Geschäftsführer von Exact Software Deutschland