Rettung aus der IT-Insolvenz

Genaue Anbieterauswahl

Im Gegensatz zum »Stiefmütterchen IT« zeigte Beissbarth bei der Projektumsetzung Professionalität. Denn obwohl die Ausgangslage denkbar ungünstig war und die Zeit drängte, ließ es sich Beythien nicht nehmen, ein sehr genaues Anforderungsprofil zu erstellen, klare Ziele zu formulieren und Angebote von insgesamt neun IT-Dienstleistern einzuholen. Nach Vorgesprächen kamen schließlich vier Anbieter in die engere Wahl, die nach einer ausgeklügelten Matrix mit gewichtetem Punktesystem miteinander verglichen wurden. Der Kunde stellte insgesamt vier Kategorien auf und ordnete ihnen jeweils seine entsprechenden kritischen Fragen zu:

1. Unternehmen (u.a. wirtschaftliche Stärke, Flexibilität, Erfahrung im Outsourcing)
2. Angebot (u.a. Abdeckung aller Bereiche, überwachbare SLAs, flexible Vertragsgestaltung)
3. Betriebsübergang (u.a. uneingeschränkte Verfügbarkeit der Mitarbeiter)
4. Sonstiges (u.a. Wechsel im Sales-/Projekt-Team, offene Kommunikation).

Den Zuschlag erhielt schließlich der IT-Dienstleister Arxes NCC. Die Kölner schlugen sich in allen Kategorien besser als ihre Mitbewerber und gewannen die Ausschreibung mit 487 Punkten vor dem Zweitplatzierten (342 Punkte).

Bei aller Objektivität der harten Fakten verschweigt Beythien nicht, dass wie bei einer Ehe »weiche Faktoren« die Wahl eines externen Partners beeinflussen. Also die persönlichen Sympathien zwischen den beteiligten Menschen: »Die Chemie muss stimmen.« Und die scheint zwischen Beythien und dem bei Arxes zuständigen Projektleiter Hans-Joachim Winter ausgezeichnet zu harmonieren.

Flexibilität beim IT-Übergang

Großen Service-Anbietern bescheinigt Beythien zwar exzellent ausgearbeitete Service Level Agreements (SLA), doch mit der Flexibilität, die viel mit individuellem Problembewusstsein für den Kunden zu tun hat, hapert es seiner Meinung nach bei den Großen der Outsourcing-Branche.

Zudem punktete Arxes beim Kunden mit einem Finanzierungskonzept auf Leasing-Basis. Ein nicht unerheblicher Vorteil, denn die Finanzierung solcher Projekte ist gerade bei mittelständischen Kunden »ein großes Problem«, beteuert Arxes-Chef Udo Faulhaber. Nach einem hohen Kostenblock, der anfänglich die Anlaufinvestitionen für die Hardware, Planung und Consulting beinhaltet, sinken die laufenden Kosten auf ein über die Laufzeit des Vertrags gleichbleibendes Niveau. Der Kunde kann also nach einer gewissen Zeit mit fixen Kosten rechnen.

Der Erstkontakt zu Arxes kam im September 2003 zustande, wenige Monate später erfolgte dann der Zuschlag. Seine Flexibilität konnte Arxes kurz nach Auftragsvergabe unter Beweis stellen, denn noch während der IT-Dienstleister in der Planungsphase steckte, entschied sich Beissbarth kurzfristig für die Auslagerung des IT-Betriebs mit der vorhandenen veralteten Infrastruktur. Noch in der laufenden Vorbereitung für das neue Konzept (siehe Grafik in der Printausgabe) haben die Kölner ein halbes Jahr lang den Betrieb der alten EDV mit eingeschränkten Service-Vereinbarungen übernommen. Wie dringend notwendig dieser Zwischenschritt gewesen ist, zeigte sich schon bald darauf. Denn kurz vor dem Austausch des alten Mail-Servers in München versagte das System wegen Kapazitätsengpässen seinen Dienst. Sämtliche E-Mails, darunter geschäftskritische Informationen, gingen verloren. Mit Hilfe von Arxes konnten die Daten wiederhergestellt werden.

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1. IT-Outsourcing bei Automobil-Servicegerätehersteller : Rettung aus der IT-Insolvenz
2. Rettung aus der IT-Insolvenz
3. Projektbeschreibung