Mail-Archiv in zehn Personentagen

Das Systemhaus Fritz & Macziol hat mehr als 50 IBM Information Management Lösungsprojekte in den letzten drei Jahren erfolgreich umgesetzt. Die Problemstellung bei der BOS GmbH & Co. KG, die Systeme für den Fahrzeuginnenraum mit 650 Mitarbeitern am Standort Ostfildern umsetzt, bestand darin eine Archiv-Lösung für die Exchange-Mail-Boxen einzuführen. Fritz & Macziol entschied sich dabei für das Mailarchivierungssystem IBM ICC. In der ersten Projektphase ging es darum, die Altersstruktur von Mails und Fileserverdaten ermitteln sowie die Aufbewahrungsfristen und Speicherformatmöglichkeiten zu prüfen. Organisatorisch sollte der leistbare Zeitaufwand für Setup und Administration seitens des Kunden ermittelt werden.

Im zweiten Schritt wurden Archivierungsregeln für Mails und Daten auf Basis der ermittelten Altersstruktur festgelegt und eine Lösungsarchitektur definiert. Drittens wurde Zeitplanung und Ressourcenplanung festgelegt und die Abnahmekriterien und Mitwirkungspflichten definiert. Eine Betriebsvereinbarung zur Mailnutzung wurde gemeinsam mit dem Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten ausgearbeitet. Als viertes ging es um die konkrete Umsetzung mit dem Hardwaresetup und der Installation der SW-Lösungskomponenten IBM CM8 und IBM ICC in einer Basiskonfiguration. Bei den Mails wurde dann die Journalarchivierung und die regelbasierte Archivierung bei einer Pilotgruppe von etwa zehn Personen in einer Testphase von zwei Wochen angegangen. Zum Projektabschluss erfolgte die Überprüfung auf Erfüllung der Abnahmekriterien für alle Bereiche, der Rollout der einzelnen Bereiche in voller Breite, die Nachjustierung von Archivierungsregeln im Bereich Filearchivierung, die Scharfschaltung der Retentionzeiten und der DR550 Funktionen und schließlich Schulungen für Administratoren und Anwender.

Innerhalb eines Zeitraum von etwa sechs Wochen war die Mailarchivierung für 650 Exchangebenutzer produktiv, zehn Manntage konnte das Systemhaus als Aufwand für die Mailarchivierung verzeichnen.