Bei der Lichtplanung verweist die Brancheninitiative licht.de auf vier wesentliche Schritte. Zunächst sollten das genaue Konzept definiert und die Beleuchtungsarten gewählt werden. Moderne Ansätze stellen dabei den Menschen in den Mittelpunkt der Planung und berücksichtigen visuelle und biologische Wirkungen. Drei Aspekte sind dabei besonders wichtig: Sehleistung, Sehkomfort und Gestaltung des Ambientes. Während für Ersteres das Beleuchtungsniveau und die Blendenbegrenzung entscheidend sind, stehen für den Komfort eine harmonische Helligkeitsverteilung und die Farbwiedergabe an oberster Stelle. Das Ambiente beziehungsweise eine angenehme Arbeitsatmosphäre kann daneben durch die richtige Kombination aus Schattigkeit, Lichtrichtung und Lichtfarbe erreicht werden. Hierzu werden vorhandene Tageslichtquellen in das Konzept eingebunden und Grenzflächen auf ihre vermeintliche oder auch gewünschte Reflexion, Brechung und Beugung von Licht geprüft. Bei lichtschluckenden Wänden oder optisch dünneren Materialien wird entsprechend mit kompensierenden Lösungen reagiert. So können die fehlenden Anteile, wie sie normalerweise unter freiem Himmel zur Verfügung stehen würden, für einen ausgewogenen Lichthaushalt ergänzt werden. Ein interdisziplinäres Beleuchtungskonzept ist somit nicht nur auf Einsatzzweck und -ort abgestimmt, sondern beachtet auch Kontext und Rahmenbedingungen am Arbeitsplatz mit allen zugehörigen Bestandteilen.
Wenn das Lichtkonzept steht, kann zur genauen Ausarbeitung des Lichtmanagements übergegangen werden. Denn Licht lebt von Dynamik und passt sich im besten Fall den Aktivitäten und Interaktionen zwischen Mensch und Raum an. Ein Konzept, das das Wohlbefinden steigert, simuliert natürliches Tageslicht mittels Dynamik in der Lichtfarbe, im Beleuchtungsniveau und mittels einer optimalen Lichtrichtung. In Bezug auf den Einfallswinkel sprechen sich Experten bei Arbeitsstätten für eine Lichteinfallsrichtung von schräg oben aus, um eine biologische Lichtwirkung mit besonders hoher Stimulation der Ganglienzellen zu erzielen.
Die vor sieben Jahren durch den Normenausschuss Lichttechnik (FNL) entwickelte DIN SPEC 67600 nimmt die Arbeitsstättenrichtlinie (EN 12464-1 beziehungsweise ASR 3.4) zur Grundlage und spricht sich in einem Beispiel für die Beleuchtung von Büroräumen für Werte um die 250 Lux und 8.000 Kelvin in der Aktivitätsphase aus. In Ruhephasen, etwa zur Mittagszeit oder am Abend ab etwa 18 Uhr, sollten diese dagegen auf 200 Lux und 3.000 Kelvin abgesenkt werden, um auf Ruhephasen vorzubereiten. Diese Vorgaben aber stets genauestens einzuhalten, sei für Harald Popp, Lichtplaner und HCL-Experte bei Regiolux, allerdings nicht erforderlich: „Farbtemperaturen von 8.000 Kelvin und mehr erzeugen eine sehr blaustichige Beleuchtung, die mitunter nicht die gewünschte Nutzerakzeptanz erreicht. Unsere Erfahrung ist die, dass man mit tageslichtweißem Licht im Bereich bis 6.500 Kelvin durchaus die gewünschte biologische Wirkung erzielen kann.“ Was aber auf jeden Fall bei der Programmierung beziehungsweise Bedienung einer HCL-Anlage vermieden werden sollte, wären zu viele aufeinanderfolgende Peaks und damit durch Licht initiierte Aktivitätsphasen. „Im schlimmsten Fall wäre dies konträr zur Unterstützung des Bio-Rhythmus", sagt Popp. „Für die Planung einer HCL-Beleuchtung sind Sachverstand und Fingerspitzengefühl notwendig. Gegebenenfalls ist das Optimum ein automatisierter Tageslichtverlauf mit der Möglichkeit, zusätzlich voreingestellte Lichtszenen abzurufen. Damit kann temporär eine Aktivierungs- oder eine Entspannungsphase unterstützt werden“. Gearbeitet werden könnte beispielsweise mit statischen Szenen, die man manuell abruft, wenn beispielsweise ein erhöhtes Aktivitätslevel erreicht werden soll. Auch ein Dimmen oder die Kopplung an Präsenz- oder Bewegungsmelder wäre denkbar.