Meinung: IT-Outsourcing? Ja bitte!

Unternehmen übertragen verstärkt IT-Aufgaben, die nicht zu ihren Kernkompetenzen gehören, an externe Partner und reduzieren so ihre eigene Fertigungstiefe. Sie tun dies nicht allein aus Kostengründen, sondern weil sie durch den Outsourcing-Partner einen Zugang zu Spezialwissen und Innovation erlangen, den sie aus eigener Kraft heraus nie erreichen könnten.
Die Erwartungshaltung des Kunden wird entscheidend durch die Ausgangslage bestimmt, die einer Outsourcing-Entscheidung zu Grunde liegt. Eine solche Entscheidung kann taktisch oder strategisch sein. Ein Unternehmen, das sich in einer schwierigen wirtschaftlichen Situation befindet, wird bei seiner taktischen Entscheidung in erster Linie eine bessere Planbarkeit und Transparenz der IT-Kosten und letztlich auch eine sofort wirksame Kostenreduktion erwarten. Hier fehlt oft die Zeit und das Wissen, ein internes Konsolidierungsprojekt aufzusetzen.
Ein Unternehmen, das von einer gesunden wirtschaftlichen Basis aus eine strategische Entscheidung zugunsten von Outsourcing trifft, erwartet beispielsweise eine Erhöhung des Wertbeitrages der IT zum Geschäftserfolg, eine höhere IT-Verfügbarkeit oder einen Innovationstransfer. Hier kann es durchaus sinnvoll sein, eine eigenverantwortliche Optimierung oder Konsolidierung dem Outsourcing-Projekt vorzuschalten, um Synergiepotenziale zunächst in eigener Regie zu realisieren. Schöner Nebeneffekt: Das Unternehmen erarbeitet sich so einen realistischen »Base Case« für die späteren Verhandlungen mit dem Outsourcing-Partner.
Outsourcing ist eine unternehmerische Option, kein Allheilmittel zum Kurieren veralteter Betriebsstrukturen und Prozesse. Es eignet sich somit auch nicht für jedes Unternehmen in gleicher Weise. Dies kann bedeuten, dass für einen Kunden eine Standardlösung (beispielsweise SAP-Basisbetrieb) ausreichend ist, für einen anderen Kunden aber eine ganz individuelle Lösung entwickelt werden muss. Dem müssen Dienstleister heute Rechnung tragen.
Dass Outsourcing-Verträge unflexibel, nicht steuerbar oder womöglich teurer als der Eigenbetrieb seien, lässt sich nicht verallgemeinern. Natürlich gibt es solche Verträge, aber es gibt auch positive Beispiele. Und diese sind ? allen in jüngster Zeit veröffentlichten Unkenrufen zum Trotz ? bei weitem in der Überzahl.
Der Erfolg von Outsourcing-Projekten hängt von wenigen Schlüsselfaktoren ab. Da sind zum einen die in ihrer Bedeutung nicht zu unterschätzenden »weichen« Faktoren. Eine Partnerschaft auf Augenhöhe, die auf Offenheit und Vertrauen basiert, ist ebenso entscheidend wie der Wille, dass Pro­jekte in der täglichen Zusammenarbeit gemeinsam zum Erfolg zu führen. Wer glaubt, allein auf Basis der schriftlichen Vertragsinhalte ein Outsourcing-Projekt steuern zu können, der wird seinen Irrtum teuer bezahlen ? möglicherweise gar mit dem Scheitern des Projektes.
Dann sind da natürlich auch die »harten« Faktoren: Der Kunde muss ein IT-Kompetenz-Team im eigenen Hause zurückbehalten, das als Sparrings-Partner des Outsourcers fungiert, die Geschäftsstrategie mit der IT-Strategie in Einklang bringt und dem externen Partner Vorgaben für die Weiterentwicklung der IT-Dienste gibt. Es muss die vereinbarten Service Level Agreements (SLAs) kontrollieren und sie gegebenenfalls anpassen. Doch die Abhängigkeit vom externen Partner schwindet. Viele Unternehmen haben heute bereits Erfahrung mit Outsourcing und sind zunehmend auch fähig, mehrere Outsourcing-Partner zu steuern. Sie suchen ganz gezielt nach dem geeigneten Dienstleister für selektive Outsourcing-Projekte und praktizieren eine Multi-Vendor-Strategie.
Outsourcing ist keine irreversible Einmalentscheidung. Eine regelmäßige Überprüfung der Entscheidungsgrundlagen und der Vertragsinhalte während der Laufzeit ist unabdingbar. Heutige Verträge lassen dies auch zu. Kürzere Laufzeiten, Benchmarking-Vereinbarungen, Ausstiegsoptionen, Mehr- oder Minderabnahmen oder flexible On Demand Preismodelle erlauben es, die Verträge den sich verändernden Geschäftserfordernisse anzupassen.
Mit dem richtigen Partner und geeigneten Vertragsregelungen ist der externe Bezug von IT-Dienstleistungen ein etabliertes und erprobtes Instrument der Marktdifferenzierung in einer globalisierten Wirtschaft. Ein Königsweg mit eingebauter Erfolgsgarantie freilich ist Outsourcing nicht. Der Erfolg muss von beiden Partnern täglich neu erarbeitet werden.
Fazit: Der Trend hin zum Outsourcing ist unumkehrbar. Wollte man die Umkehr versuchen, so hätte dies fatale Auswirkungen auf die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen und der deutschen Volkswirtschaft insgesamt. Gerald Münzl ist Leiter Sector and Business Line Marketing bei IBM Global Services