Meta-Verzeichnis sorgt für mehr Effizienz
In der öffentlichen Verwaltung wird meist über viele verschiedene Systemverzeichnisse gearbeitet. Sie ziehen eine Flut an manuellen Eingaben, Änderungen und bei Bedarf Löschungen in allen Datentöpfen nach sich. Ein quelloffener Verzeichnisdienst als Drehscheibe für einen umfassenden Datenabgleich bringt die Behörden ein gutes Stück in Richtung moderner Staat voran.
Noch prägen Papierformulare, manuelle Eingaben und die aufwändige Führung unterschiedlicher Anwendungs- und Dienstverzeichnisse die interne Verwaltung des Personals und ihrer Zugriffsrechte sowie von Ressourcen. Dazu zählen Gebäude, Räume, Drucker- und Faxgeräte, Verbrauchsmaterial bis hin zu den absolvierten Arbeitszeiten. Weil die einzelnen Anwendungen und Dienste nicht miteinander kommunizieren, muss in allen Verzeichnissen separat erfasst, gepflegt und gelöscht werden. Ein hoher Zeitaufwand und unnötige Kosten sind nicht die einzigen Folgen dieser umständlichen Verwaltungsarbeit.
Durch die Führung vieler separater Datentöpfe, die sich nicht automatisch untereinander abgleichen, sind inkonsistente Einträge und Zugriffsrechte förmlich programmiert. Das wiederum führt zu gravierenden Effizienzeinbußen, weil Verwaltungs- und Bearbeitungsaufgaben mehrfach angefasst, Informationen zeitraubend nachrecherchiert, Fehler ausgemerzt und verschiedene Aktualitätsstände behoben werden müssen. Werden die Rechteeinträge in den vielen Verzeichnissen nicht konsequent »nachgezogen«, geraten zudem sensible Verwaltungsdaten in Gefahr, von Unberechtigten attackiert zu werden.
Abgleich statt Laufzettel
Bereinigen lässt sich dieser Missstand durch ein so genanntes Meta-Verzeichnis. Es synchronisiert die Einträge und Rechte in allen Anwendungs- und Dienstverzeichnissen über vorgegebene Workflows. Dadurch sind sämtliche Einträge permanent auf dem aktuellen Stand. Gesteuert wird der automatische Verzeichnisabgleich über vermittelnde Attribute. Die Wahl sollte dazu auf einen quelloffenen, hierarchisch aufgebauten Meta-Verzeichnisdienst auf Basis von Open-LDAP (Lightweight-Directory-Access-Protocol) fallen. Die Nutzung einer Open-Source-Software gemeinsam mit Schnittstellendefinitionen in XML (eXtensible-Mark-up-Language) für den Datenaustausch vereinfacht die Anpassung und Integration der beteiligten Anwendungs- und Dienstverzeichnisse. Zudem erspart eine quelloffene Meta-Verzeichnislösung den Behörden Softwarelizenzkosten sowie auf Dauer Hersteller- und dadurch Produktbindungen.
Noch mehr: Die Software aus der offenen Quelle lässt sich, anders als proprietäre lizenzpflichtige Software, beliebig untersuchen, erweitern und beispielsweise an eine andere Behörde weitergeben.
Damit das Meta-Verzeichnis bestmöglich greift, müssen die Workflows für den automatischen Datenabgleich den Organisationsablauf widerspiegeln. Dafür muss verwaltungsintern durchleuchtet werden, welcher Administrator für welche Applikationen beziehungsweise welche Nutzergruppe für welche Datensätze einschließlich ihres Transfers zuständig ist. Eine Befragung der Fachbetreuer und eine Erfassung der bestehenden Prozesse im Rahmen von Workshops bringen Licht ins Ablaufgefüge.
Stufenweise einführen
Für die Umsetzung der umfassenden Datendrehscheibe in der Verwaltung hat sich ein stufenweises Vorgehen bewährt.
Zuerst sollte die Datenbank der Personalverwaltung an die Raum- und Ressourcenverwaltung sowie an die zentrale PC-Administration, oft realisiert mittels Active-Directory, angeschlossen werden. Denn die Zuordnung der Mitarbeiter zu den einzelnen Organisationseinheiten geht in der Regel von der Personalverwaltung aus. Der Zugriff auf IT-Ressourcen wie Datei-, Druck- oder E-Mail-Server wird meist über die Rechtevergabe innerhalb von Active Directory gesteuert.
Steht diese Konstellation und ändert sich beispielsweise die Funktion des Verwaltungsmitarbeiters, werden die neuen Rauminformationen und veränderten Zugriffsrechte automatisch ans Active-Directory übergeben beziehungsweise dort aktiviert.
Im nächsten Schritt sollte, abhängig von der Wichtigkeit, Wirtschaftlichkeit und Mitarbeiterakzeptanz, die Integration weiterer Fachanwendungen folgen. Beispiele dafür sind die Bereiche Materialbeschaffung, Zeiterfassung sowie mit voranschreitendem E-Government das Dokumenten- und Wissensmanagement.
Eins steht außer Frage: Der Einsatz einer Meta-Verzeichnislösung führt in der öffentlichen Verwaltung meist innerhalb kurzer Zeit zu deutlichen Zeit- und Kosteneinsparungen, zudem auf Dauer zu effizienter arbeitenden Behörden.
