Pragmatisch, Praktisch, Gut

Stuttgart ist sowohl Landeshauptstadt von Baden-Württemberg, als auch ein großer Stadtkreis mit 600000 Einwohnern und 23 Stadtbezirken. In dieser Doppelrolle erfüllt die Stadt auch eine Vorbildfunktion für den Bereich der öffentlichen Verwaltung, indem sie besonders fortschrittsorientiert und offen für technische Innovationen ist. Die Stadtkämmerei Stuttgart regelt und kontrolliert das Finanzwesen der Stadt und fungiert somit auch als interner und externer Dienstleister für die Stadtverwaltung und die Bürger der Stadt. Auch für diese Behörde gilt zunehmend die Devise »Zeit ist Geld«.

Alles aus einer Hand
»Da wir in der Stadtkasse Stuttgart als eine der ersten Städte SAP R/3 PSM und eine vollintegrierte Archivlösung mit SAPERION umgesetzt haben, ergab sich als ein logischer nächster Schritt, gemeinsam mit dem Partner AFI Agentur für Informatik GmbH auch eine Lösung für den elektronischen Posteingang zu suchen«, erläutert Ulrich Thiel, der Leiter der Stadtkasse. »Unser Ziel war es, eine möglichst schlanke und pragmatische Lösung für die Bearbeitung der Eingangspost zu finden« erklärt der Projektleiter der Stadtkasse weiter »nicht zuletzt sollte diese Lösung auch unsere bisherigen Arbeitsabläufe unterstützen ? und diese nicht auf den Kopf stellen«.
Die bisherigen Arbeitsabläufe für die Postverteilung der zirka 25 000 Briefdokumente pro Jahr wurden zunächst gründlich analysiert. Auf Basis dieser Ist-Analyse wurde ein schnell umsetzbares Lösungskonzept erstellt und in weniger als zwölf Wochen umgesetzt.

Archivierung in Farbe
Die Entscheidung, die Archivlösung auf farbige Dokumente umzustellen, wurde von der Stadt Stuttgart im Jahr 2003 getroffen. Um künftig die Papierdokumente nicht mehr physikalisch im Archiv ? das bereits randvoll war ? aufbewahren zu müssen, wurde in Absprache mit der Gemeindeprüfanstalt die Umstellung auf eine Farbarchiv-Lösung beschlossen. Da farbige Anmerkungen und Prüfvermerke auf den Dokumenten der Stadtkasse die Regel sind, wurde nach einer Lösung gesucht, die eine verlustfreie Bildqualität mit einem möglichst geringen Datenvolumen verbindet. Fündig wurde man bei dem Kompressionsspezialisten LuraTech der mit JPM die weltweit erste Implementierung des neuen ISO-Standards JPEG2000/Part6 (ein Kompressionsverfahren für gescannte, farbige Dokumente) auf den Markt brachte.
Die Lösung verbindet eine besondere visuelle Qualität mit geringen Dateigrößen und wurde deswegen von der Stadt Stuttgart für die Farbarchivlösung ausgewählt. Der Textanteil wird verlustfrei im Fax G4-Format gespeichert, Vorder- und Hintergrund werden mit gleich bleibender Bildqualität hoch komprimiert (das Verfahren erreicht Kompressionsraten von 1:150 bis zu 1:500 bei voller Lesbarkeit der Texte und hoher Darstellungsqualität der Bildanteile).
An einem zentralen Scan-Arbeitsplatz wird der Posteingang mit einem leistungsfähigen Scanner farbig und doppelseitig erfasst, indexiert, revisionssicher als jpm-Farbformat in SAPERION archiviert und anschließend elektronisch an die jeweiligen Teams verteilt.
Die Indexierung der Dokumente erfolgt anhand der Buchungszeichen oder Kreditorennummern, zu denen das SAP-System die entsprechenden Debitorennummern ermittelt. »Diese Indexierung leistet nur noch ein zentraler Mitarbeiter und nicht mehr jeder Einzelne ? hier zeigt sich die Zeiteinsparung am offensichtlichsten«, betont Thiel diesen Vorteil der neuen Lösung.

Schnellere Bearbeitung dank Übersichtlichkeit
Die archivierten Farbdokumente werden entsprechend den Debitorennummern elektronisch an die Postfächer der Teams weitergegeben. Die weitere Verteilung in die elektronischen Eingangskörbe der rund fünfzehn Sachbearbeiter erfolgt durch den »Postfach-Manager«, der innerhalb seiner Abteilung über Urlaub, Abwesenheit, Arbeitsauslastung und weitere Details informiert ist und die Postverteilung entsprechend steuern kann. »Die Teamleiter behalten somit jederzeit die Übersicht und können rechtzeitig vermeiden, dass Vorgänge wegen Urlaub oder Krankheitsausfall liegen bleiben oder übersehen werden«, betont Ulrich Thiel diese neue Schlüsselrolle innerhalb der Firma.
Auch die Sachbearbeiter profitieren direkt von der neuen Lösung, da jeder Mitarbeiter aus seinem persönlichen Eingangskorb die ihm zugeordneten Dokumente nun schneller im Zugriff hat. Anmerkungen einzupflegen, das Dokument an einen anderen Mitarbeiter weiterzugeben, als Wiedervorlage zurückzustellen oder an den Postfach Manager zurückzuweisen ist deutlich einfacher geworden. Die automatische Wiedervorlagefunktion prüft zudem täglich und zuverlässig, ob Dokumente auf Wiedervorlage zurückgestellt wurden und fügt diese pünktlich am entsprechenden Tag wieder dem Posteingang des jeweiligen Sachbearbeiters zu. »Auch diese Dokumente bleiben jederzeit zentral verfügbar und verschwinden somit nicht mehr temporär in den Aktenmappen der einzelnen Mitarbeiter«, erläutert Torsten Rexin, der als AFI-Projektleiter die Lösungskonzeption und die Umsetzung vor Ort begleitet hat.   

Nicole Körber ist freie Journalistin in Stockelsdorf