Viele Lieferanten – ein Portal

Beru begann schon vor einigen Jahren die Möglichkeiten eines umfassenden Portals zu evaluieren, das alle lieferantenbezogenen Prozesse bündelt und standardisiert. Der Schwerpunkt lag dabei auf den Kernprozessen des Supply Chain Managements. Gleichzeitig sollte das Portal zukünftig auch Einkaufs-, Qualitäts- und Produktentwicklungsprozesse abwickeln können. Insgesamt war es als »Single Point of Contact« für alle Lieferanten konzipiert und sollte alle lieferantenbezogenen Transaktionen standardisiert elektronisch abbilden. Ausgehend von dieser Zielsetzung entwickelte Beru die ersten Wirtschaftlichkeitsanalysen. »Dass ein Lieferantenportal strategisch sinnvoll ist, stand sehr schnell fest«, erklärt André Rothfuß, der als Vice President für die Informationstechnologie und Organisation des Zulieferers verantwortlich zeichnet. Bald war auch klar, dass sich die Entwicklung eines eigenen Portals über den gesamten Softwarelebenszyklus nicht rechnen würde. Deshalb sollte eine am Markt etablierte, standardisierte Lösung eingesetzt werden. »Wir haben uns schließlich für SupplyOn entschieden«, sagt Rothfuß. »Erstens konnten viele andere Anbieter keine standardisierten und branchenspezifischen Prozesse bieten, zweitens haben uns die Gesamtheit der verfügbaren Funktionalitäten – auch über die Beschaffung hinaus – und die konsequente Weiterentwicklung und Erweiterung des Produktportfolios überzeugt.« Zudem waren bereits viele strategische Lieferanten von Beru bei SupplyOn registriert. Letzt­endlich gab aber die Wirtschaftlichkeit des Modells den Ausschlag: »Wir haben den Business Case durchgerechnet. Das positive Ergebnis hat uns überzeugt«, so Rothfuß.

Portal spart Handarbeit Umgesetzt wurde der Plan ab 2005 in zwei Stufen. In der ersten Projektphase wurden die internen Prozesse umfassend analysiert und die technische Lösung skizziert. Gleichzeitig begann Beru, mit 15 Pilotlieferanten die ersten Prozesse – Lieferabruf, Lieferavis und Gutschriftsverfahren – erfolgreich umzusetzen. Phase zwei startete im Januar 2006 mit einer internen Informationsveranstaltung. Auch die Partner erfuhren systematisch, welche Ziele und welche Strategie das Projekt verfolgt und wie es umgesetzt wird. Inzwischen wickeln mehr als 50 Lieferanten die genannten Prozesse mit Beru über SupplyOn ab. Dadurch steigt die Effizienz erheblich. Früher wurden im Wareneingang Lieferscheine sowie eventuelle Über- oder Unterlieferung manuell kontrolliert. Nun hat sich der Prozess beschleunigt und vereinfacht: Die mit Barcode-Label versehene Lieferung kann in kürzester Zeit und ohne manuellen Aufwand erfasst und einem Lieferabruf zugeordnet werden. Statt eine Rechnung stellen zu müssen, erhält der Lieferant unmittelbar nach Eintreffen der Ware automatisch eine Gutschriftanzeige. Die Kommunikation über SupplyOn steigert die Effizienz und Qualität der Prozesse: Medienbrüche werden vermieden, beide Parteien können auf genaue und aktuelle Daten zurückgreifen. Das sorgt für eine deutlich höhere Planungsqualität. Andererseits können die beim Eintreffen der Materiallieferung bereits übermittelten und geprüften Lieferavise unmittelbar in den Planungsprozess einfließen. So lässt es sich genauer planen. Der optimierte Datendurchlauf und die höhere Datenqualität kommen auch dem Lieferanten zugute. Für den Erfolg der Anwendung bei Beru war es ­wichtig, dass konsistent mit dem Portal gearbeitet wird. Rothfuß: »Es ist entscheidend, den Gesamt­prozess und nicht nur einzelne Schritte elektronisch abzuwickeln, um eine hohe Wirtschaftlichkeit zu ­erzielen.« Auch die umfassende Prozess- und Organisations­analyse im Vorfeld und die intensive interne Kommunikation waren zentrale Erfolgsfaktoren des Projekts: »Der Erfolg hängt maßgeblich davon ab, ob es gelingt, alle, die von Prozessänderungen betroffen sind, an Bord zu holen«, so Rothfuß. Damit sind sowohl die eigenen Mitarbeiter, die die neuen Prozesse leben sollen, als auch die Partner gemeint. Denn deren Prozesse müssen ebenfalls angepasst werden.

Übergreifende Standardisierung In Zukunft wird Beru mit allen strategischen Lieferanten über SupplyOn kommunizieren. »Eine Portalstrategie kann nur erfolgreich sein, wenn man auf eine Standard-Plattform setzt«, erklärt Rothfuß. »Muss man mehrere Portale bedienen, lassen sich weder effiziente Prozesse gestalten, noch Synergien und Lern­effekte realisieren«. Dabei geht es nicht nur um die Standardisierung der Portalstrategie in einem Unternehmen, sondern in der gesamten Automobilindustrie. Wegen der ermutigenden Ergebnisse will Beru das Anwendungsfeld des Portals ausdehnen: Im dritten Schritt des Portalprojekts sollen mehrere deutsche und europäische Werke von Beru an SupplyOn angebunden werden. Langfristig ist seine Einführung in allen Beru-Standorten weltweit geplant. Gleichzeitig prüft der Hersteller, ob er weitere Funktionen des Portals einsetzen kann.

Kristina Ebner ist freie Journalistin in München.