Telepresence-Investitionen rentabel gestalten

Videokonferenzen können jedoch nur dann eine wirkliche Alternative sein, wenn sie professionell und anwenderfreundlich sind. Moderne Videokonferenz-Systeme profitieren dabei von einem technischen Generationswechsel. So ermöglichen neue High-Definition-Standards beispielsweise, eine persönliche Meeting-Situation annähernd real zu simulieren: Teilnehmer haben den Eindruck, mit ihren Gesprächspartnern in einem Raum zu sitzen. Der Fortschritt dürfte sich positiv auf die Auslastung der Telepresence-Angebote in den Unternehmen auswirken. Die Betriebe sollten dabei die Akzeptanz der Technologie fördern, indem sie in ihren Reiserichtlinien die Videokonferenz als Alternative zur Geschäftsreise anerkennen. Die Kostensituation kann dabei als Argumentationshilfe nützlich sein. Denn laut internationalem Marktforscher Gartner sinken die Kosten pro Nutzungsstunde signifikant in Abhängigkeit von der Auslastung. So führt ein Nutzungsgrad der Telepresence-Lösung von beispielsweise sechs Prozent zu Kosten von durchschnittlich 800 Dollar pro Stunde. Hingegen senkt eine Auslastung von einem Drittel die Kosten auf 150 Dollar. Die eingesparten Reisekosten können damit die Investitionen in moderne Videokonferenz-Systeme schnell aufwiegen. Von diesen Einsparungen überzeugt sind inzwischen die Fach- und Führungskräfte in Europa. So geht jeder zweite Manager davon aus, mit Videokonferenzen mindestens 20 Prozent der Reisekosten seines Unternehmens einsparen zu können.

Insbesondere Multipoint-Konferenzen, mit mehr als zwei Gesprächspartnern an verschiedenen Orten, egal ob auf nationaler oder internationaler Ebene, zeigen das Potenzial moderner Systeme. Für diese technisch nicht ganz einfachen Lösungen bieten spezialisierte Dienstleister einen Rundum-Service, der von der Buchung des Konferenz-Raumes bis zur technischen Feinabstimmung und Problembehebung alles umfasst. Eine solche Betreuung erzeugt bei den Nutzern in der Regel eine höhere Akzeptanz. Darüber hinaus betragen die Ausgaben für einen externen Dienstleister nur einen Bruchteil der Kosten, die interne IT-Abteilungen oder Manager verursachen können, wenn sie ihre Arbeitszeit an technische Tücken von Videokonferenzen verschwenden.

Diethelm Siebuhr ist Geschäftsführer Central Europe bei Easynet Global Services.