Weichenstellung Kostentransparenz

Seit der Übernahme Märklins durch den Finanzinvestor Kingsbridge Capital gewinnt die Prozessoptimierung an Fahrt. Eine Reihe von Kosten- und Effizienzprogrammen wurden durch das neue Management aufs Gleis gesetzt. »Auch in der IT musste sich etwas ändern, und im Bereich Drucken, Kopieren und Faxen sahen wir die großen Kostentreiber«, fasst Dieter Neubert, Leiter Informationstechnik bei Märklin die Situation zusammen. In einer Phase, in der viele Augen auf den Hersteller gerichtet waren, entschloss man sich, die bestehende Gerätelandschaft zu konsolidieren. »Bewusst haben wir uns damit für ein Aufgabenfeld entschieden, in dem wir mit konsequentem Handeln in kurzer Zeit Kosten sichtbar reduzieren, Ressourcen bündeln und Kostentransparenz gewinnen konnten.« Schon jetzt erntet man die Früchte der neuen Outputstrategie, die gemeinsam mit Lexmark umgesetzt wurde. »Bei deutlicher Prozessoptimierung verzeichnen wir 40 Prozent Kosteneinsparungen«, berichtet Michael Weyrich, Chief Operating Officer der Märklin Holding. Die Geräteanzahl wurde auf weniger als ein Drittel reduziert. Den Support der Druckerlandschaft leistet ein Lexmark-Servicepartner vor Ort. »Konsequenz ist alles«, verrät Harald Pfau, Technikleiter IT bei Märklin, sein Erfolgsgeheimnis der Konsolidierung. Da spielen so unterschiedliche Dinge wie abteilungsinterne Workflows und persönlicher Status eine Rolle. Unter Konsequenz verstand man, dass der Umstieg auf die neuen Geräte ohne Übergangsfristen realisiert und Zeit­pläne strikt eingehalten wurden. Konsequenz hieß aber auch, sich über althergebrachte Besitzstände hinwegzusetzen. Nicht Status, Gewohnheiten der Mitarbeiter oder Tradition, sondern nur die Vernunft entschied, welches Gerät ideal für einen Arbeitsplatz oder eine Arbeitsgruppe ist. Kein leichter Weg, aber ein erfolgreicher.

Feldforschung im eigenen Unternehmen Konsolidierung, das bedeutete bei Märklin zunächst Feldforschung im eigenen Unternehmen: Befragungen, Auslastungen, Nutzungsverhalten und Ablaufpläne zeichneten den Ist-Status auf und ergaben ein Bild, das man heute selbstkritisch als Wildwuchs bezeichnet. »Wir hatten keinen Gesamtüberblick, wo welche Geräte im Einsatz waren. Tintenstrahldrucker wurden von den Fachabteilungen ohne Abstimmung mit der IT bestellt. Alte Geräte verursachten übermäßigen Wartungsaufwand. Von Kos­tentransparenz konnte keine Rede sein«, fasst Harald Pfau zusammen. Die Bilanz vor der Konsolidierung zeigte, dass im Hause Märklin mehr als 400 Papierverarbeitungsgeräte im Einsatz waren, die sich aus über 100 Modellen von mehr als 20 verschiedenen Herstellern zu­sam­mensetzen. Innerhalb von sechs Monaten wurde die Geräteanzahl um 75 Prozent reduziert. Multifunktionsgeräte wurden dort installiert, wo sie Scanner, Kopierer und Fax ersetzen konnten. Störungsfrei hat man die Umstellung auf eine homogene, netzwerkfähige Infrastruktur realisiert, bei der entstehende Outputkosten kostenstellengenau erfasst und zugerechnet werden können. »Transparenz ist das große Thema. Es geht nicht darum, den Zeigefinger zu erheben, sondern bei den Mitarbeitern ein Verantwortungsgefühl zu wecken.« Und so klären Aufkleber an den Geräten den Anwender darüber auf, was ein Ausdruck in Farbe und in Schwarz/Weiß kostet. Standardmäßig hat Märklin auch bei den Farbdruckern Schwarz/Weiß-Druck eingestellt, manuell kann der Anwender die Option Farbausdruck anwählen. Das Klickpreis-Modell ValuePrint bildet die Grundlage der neuen Transparenz bei Märklin. Im einheitlich festgelegten Seitenpreis für Schwarz/Weiß- oder Farbseiten sind Verbrauchsmaterial und der umfassende technische Support mit einer Reaktionszeit von 4 Stunden enthalten. Dazu gehören beispielsweise Updates der Drucker-Systemsoftware, der Austausch defekter Hardwareteile, aber auch die Entsorgung leerer Tonerbehälter. Ebenfalls inbegriffen ist der regelmäßige Austausch der Geräte gegen neue Modelle, und zwar nach Ablauf von vier Jahren. Die Basis steht also, das Zukunftsszenario geht aber noch von weiteren Einspareffekten aus. Denn durch ValuePrint kann jeder Kostenstelle der tatsächliche Verbrauch auf den Cent ge­nau zugeordnet werden. Das Kostenbewusstsein wird damit in den Abteilungsleitungen geschärft und an die Mitarbeiter weitergegeben. Ein bewusster Umgang wirkt sich messbar positiv auf das Abteilungsergebnis auf. Diese Messbarkeit, welche Abteilung wie viele Drucke im Jahresdurchschnitt benötigt, hat einen zusätzlichen Effekt. Denn auf dieser Grundlage kann jederzeit eine absolut bedarfsgerechte Gerätelandschaft konfiguriert werden. Durch das Outsourcing aller Serviceleistungen an den Dienstleister Kappel & Dieroin Nürtingen konnte Märklin die internen Supportleistungen um 90 Prozent reduzieren und damit Zeit im Umfang von fast einer halbe Stelle einsparen. Diese Zeit dient nun wichtigeren IT-Aufgaben.

Effizienz rauf und Kos­ten runter Die Transparenz hat weitere Vorteile. Dazu gehört die regelmäßige Anpassung der Gerätelandschaft an aktuelle Be­darfsstrukturen. Und nicht zuletzt verringert sie auch das Risiko von Missbrauch und Diebstahl von Verbrauchsmaterial. Durch Zählerstände und durchschnittliche Verbrauchswerte wür­den Unstimmigkeiten heute auffallen. Das neue Outputmanagement fügt sich nahtlos in den Fahrplan, wie er für die neue Ausrichtung von Märklin entworfen wurde: »Effizienz rauf und Kos­ten runter, in dieses Konzept passt die neue Lösung bis ins Detail. Wir konnten unsere Outputstrategie zeitnah und konsequent umsetzen und sofort von den positiven Effekten profitieren«, be­schreibt Michael Weyrich. Damit soll aber noch nicht Schluss sein. Nachgedacht wird unter anderem über mögliche Konzepte zur papierlosen Archivierung. Dank der heute schon vorhandenen Multifunktionsgeräte und modularer Erweiterbarkeit sind auch hier die Weichen für die Zukunft schon gestellt.