Ordnung im Lizenzdschungel - Teil 1
Lizenzverwalter
Das Lizenz-Management ist eine noch recht junge Disziplin. Vielfach herrscht heute in Unternehmen daher ein Softwarewildwuchs. Keiner überblickt, welche Software in welcher Stückzahl mit welchen Lizenzen im Einsatz ist. Daraus entstehen zwei Risiken: die Gefahr einer Unterlizenzierung mit der Konsequenz eventueller rechtlicher Konflikte sowie die der Überlizenzierung und damit unnötiger Kosten.Ein professionelles Lizenz-Management kann unternehmensweit Transparenz für die gesamte installierte, eingesetzte und lizenzierte Software schaffen. Darauf aufbauend lassen sich standardisierte Regeln einführen, zum Beispiel, dass nicht mehrere Programme mit derselben Funktionalität zum Einsatz kommen. Auch unnötige Installationen sind identifizierbar, etwa wenn ein Mitarbeiter das Vollprodukt installiert hat, obwohl ihm ein Viewer genügen würde. Dies kann zu einer erheblichen Kostenreduktion führen. Ein Lizenz-Management-Projekt amortisiert sich daher meist schon nach kurzer Zeit.
Einsparungen ergeben sich zum Beispiel auch durch die Vermeidung von Schadensersatzforderungen der Softwarehersteller, denn letztere können über einen Audit feststellen, ob ein Unternehmen mit unlizenzierter Software arbeitet. Dies kann sogar der Bestand des gesamten Unternehmens gefährden, denn lizenzrechtliche Sanktionen seitens der Softwarehersteller betreffen oft wesentliche Geschäftsprozesse. Ein Lizenz-Management kann in diesem Fall für Rechtssicherheit sorgen, was der Begriff "Compliance" zusammengefasst. Weiteres Einsparpotenzial ergibt sich durch ein zentrales Beschaffungs-Management. Ein "Softwarepool" enthält Lizenzen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht genutzt werden und einer Softwarebedarfsanforderung zur Verfügung stehen. So muss der Kunde in diesem Fall keine neue Lizenz erwerben. Ein weiterer Vorteil eines effizienten Lizenz-Managements ist die gestärkte Verhandlungsposition des eigenen Unternehmens bei Vertragsverhandlungen mit Softwareherstellern.
Ein Lizenz-Management-Projekt deckt den gesamten Software-Lifecycle-Prozess ab. Er reicht von der Anforderung durch den Mitarbeiter, der die Software benötigt, bis zur Installation, Nutzung und der Deinstallation der Software. Vor einem solchem Projekt empfiehlt sich die Lektüre des Buchs "1×1 des Lizenzmanagements", einem Praxisleitfaden für Lizenz-Manager von Torsten Groll, erschienen im Hanser Verlag 2009. Schließlich geht es um ein komplexes, aber notwendiges Projekt, ein Unternehmen einen Manager bestimmen sollten, der für das gesamte Projekt von der Einführung bis zum dauerhaften Betrieb verantwortlich ist.
Lizenz-Management ist ein Muss für jedes Unternehmen. Es gibt rechtliche Vorgaben, die vorschreiben, dass im Rahmen des Risiko-Managements und der Compliance die Verantwortlichen dafür zu sorgen haben, dass keine Rechtsverstöße oder Schadenersatzfälle entstehen. Rechtsverstöße entstehen durch Unterlizenzierung, das heißt, ein Unternehmen setzt Software ein, die nicht lizenziert ist. Bei Rechtsverstößen können die IT-Verantwortlichen zivil- oder strafrechtlich belangt werden. Auch die Mitarbeiter tragen einen Teil der Verantwortung.
Als Datenbasis für ein Lizenz-Management benötigt ein Unternehmen auf der einen Seite die Inventory-Daten über sämtliche installierte Software. Dazu gibt es spezielle Software-Inventarisierungs-Tools. Bei der Auswahl eines geeigneten Werkzeugs sollten die Verantwortlichen darauf achten, dass das Programm die spezifischen Anforderungen erfüllt. Besonders wichtig ist, dass alle installierte Software erkannt wird und nicht nur bestimmte Programme nach einem Softwarekatalog. Um die Lizenzen verwalten zu können, sind zudem die kaufmännischen Lizenzdaten erforderlich. Bisher ist meist die Einkaufsabteilung dafür verantwortlich.
Aus der Zusammenführung von technischen (Inventory-) Daten und kaufmännischen Daten entsteht ein Compliance-Report, der anzeigt, wie viele Installationen einer Software es gibt und wie viele Lizenzen dazu vorhanden sind. Daraus ist eine Unter- oder Überlizenzierung erkennbar. Zu bedenken ist, dass es eine Reihe verschiedener Lizenzformen und Lizenzmetriken (Zählweisen) wie Einzellizenzen, Lizenzen pro Gerät, pro Nutzer oder Volumenlizenzen gibt. Dies macht das Lizenz-Management-Projetk zu einer komplexen Angelegenheit.
Der in einer kommenden Ausgabe der LANline folgende zweite Teil dieses Artikels stellt verschiedene Lösungsansätze zum Lizenz-Management im Detail vor. Eine der Möglichkeiten ist der Erwerb einer Inventarisierungssoftware mit integrierter Lizenzkontrolle, die die hauseigene IT-Abteilung betreibt. Diese Lösung eignet sich am besten, wenn nur wenige übersichtliche Lizenzmodelle zu berücksichtigen sind und die Zuständigkeiten für das Lizenz-Management ausschließlich in der auftraggebenden Organisation liegen. Die zweite Option ist die Hinzuziehung eines Dienstleisters wie Matrix42. In diesem Fall bleibt die Verantwortung für die Compliance beim Auftraggeber. Zusätzlich kommen fachliche Berater hinzu, die die Organisation beratend begleiten und gegebenenfalls gewisse Rollen beim Lizenz-Management bekleiden.
Bei der ersten Lösungsvariante fällt der einmalige Anschaffungspreis für die Inventarisierungssoftware an. Bei der Software "Smart Inventory" von Aventosoft (Details in Teil 2) sind die Preise gestaffelt nach Arbeitsplätzen und Inventaren. Sie betragen zum Beispiel für einen Arbeitsplatz mit maximal einhundert Inventaren 199 Euro, mit dreihundert Inventaren 399 Euro, für eintausend Inventare 799 Euro und für dreitausend Inventare 1.599 Euro. Weitere Staffelungen sind möglich für maximal drei oder zehn Arbeitsplätze, wobei die Preise von 249 Euro für drei Arbeitsplätze mit 100 Inventaren bis zu 2.399 Euro für zehn Arbeitsplätze mit 3.000 Inventaren reichen. "Loginventory" von Schmidt?s Login kostet nach Assets gestaffelt bei ein bis 199 Assets sechs Euro pro Asset, bei mehr Assets sinkt der Preis pro Asset zum Beispiel auf vier Euro bei 500 bis 1.999 Assets. Dabei ist für jedes erfolgreich inventarisierte Asset eine Lizenz erforderlich. Matrix42 gibt grundsätzlich keine Preise heraus; die Firma erstellt interessierten Organisationen ein individuelles Angebot über Lizenzen für das Tool sowie erforderliche Dienstleistungen zur Implementierung.
Fazit
Ein Lizenz-Management-Projekt ist ein umfangreiches Unterfangen, das gut geplant sein will. Es lohnt sich in jedem Fall, um Kosten einzusparen und um Rechtssicherheit zu erlangen. Teil 2 dieses Artikels stellt die Softwarelösungen Smart Inventory sowie Loginventory im Detail vor und liefert einen Vergleich mit dem Dienstleistungsangebot von Matrix42.
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