Kontakt-Management unter Outlook
Transfer der Autovervollständigung
Beim Wechsel einer Outlook-Installation übernimmt das neue System die Daten der Autovervollständigung nicht. Mit dem Ingressor-NK2-Editor ist der Anwender in der Lage, die so genannten NK2-Files in das neue System zu integrieren oder bestehende Dateien mit anderen zu verbinden.Um die Eingabe des Adressaten einer E-Mail zu erleichtern, zeigt die Autovervollständigung von Outlook ab dem ersten eingegeben Zeichen Vorschläge für Namen und E-Mail-Adressen an, die mit demselben Buchstaben beginnen. Diese Vorschläge sind mögliche Übereinstimmungen mit Namen und E-Mail-Adressen, an die der Anwender bereits Nachrichten gesendet hat. Bei einem Transfer der Kontakte auf ein anderes Outlook-System übernimmt das Programm diese Vorschläge jedoch nicht. Ein Anwender, der diese weiterhin nutzen will, muss die in einem eigenen File abgespeicherten Vorschläge zusätzlich in das andere System integrieren. Bei einem Wechsel auf ein anderes Outlook-System sichert der Nutzer zunächst wichtige Daten wie Kontakte oder Kalendereinträge. Outlook ermöglicht für diese Dateien einen Export in einen Ordner, den der Anwender selbst bestimmen kann. Für die Autovervollständigung sichert das Mail-Programm die Daten in einem so genannten NK2-File. Dieses muss man jedoch selbstständig suchen, da Outlook es von Version zu Version und von Betriebssystem zu Betriebssystem unterschiedlich abspeichert. Unter Windows ermöglicht die Eingabe des Befehls "%APPDATA%\Microsoft\Outlook", den Ordner anzuzeigen, in dem sich das NK2-File befindet. Ab Outlook 2010 sind die Adressen für die Vervollständigung im Exchange-Server-Postfach oder in einer PST-Datendatei gesichert. Dennoch muss man bei einem Transfer von einer älteren Version von Outlook die NK2-Datei in die Version 2010 importieren. Das Format ist im Gegensatz zu Kontaktdateien nicht mit einem gewöhnlichen Texteditor darstellbar oder verwaltbar. Der Ingressor-NK2-File-Editor von Dynamic Computing Solutions (DCS) stellt mehrere Funktionen für die Bearbeitung und den Export von Adressen zur Verfügung. Für den Transfer der Datei in ein anderes System ist jedoch auch die Freeware-Lösung NK2-Edit ausreichend. Das Programm benötigt kein Setup, zudem kann der Nutzer die heruntergeladene Exe-Datei direkt starten. Nach dem Öffnen der NK2-Datei zeigt die Lösung die E-Mail-Adressen an, die Outlook vorschlägt. Über "Save as?" kann der Anwender die Datei in einen beliebigen Ordner abspeichern, um sie dann mittels E-Mail oder mithilfe eines externen Speichergeräts auf den anderen Computer zu verschieben. Er kann die Datei auch per Hand in einen andern Ordner kopieren. Importieren oder Zusammenführen Da der Wechsel von einem Outlook-System auf ein weiteres oft zeitaufwändig ist, laufen meist eine gewisse Zeit zwei Systeme parallel. Wenn auf dem neuen System die gleichen Kontakte vorhanden sind, wie auf dem alten System, kann der Anwender das NK2-File in das neue System importieren. Er kopiert dabei die Datei über die bestehende des neuen Systems und erhält auf diese Weise die Vorschläge wie auch bisher. Wenn in dem neuen System jedoch Adressen vorhanden sind, die das alte System nicht in der Adressendatei gespeichert hat, kann der Anwender die beiden Files zusammenführen, um die Vorschläge beider Dateien zu nutzen. Import der Datei Beim Importieren der NK2-Datei ist zu beachten, dass bei Outlook 2010 ein Schritt mehr nötig ist als bei Version 2003 und 2007. Bei diesen ist der Vorgang jedoch identisch. Der Anwender überprüft zunächst, ob die importierte Datei die richtige Bezeichnung hat. Das NK2-File ist mit dem Name des Benutzerprofils betitelt. Dieser ist unter Outlook standardmäßig "Outlook", dementsprechend heißt die NK2-Datei meist "Outlook.nk2". Wenn sich die Benutzernamen der beiden Systeme unterscheiden, darf die Datei nicht den ursprünglichen Namen behalten, der Anwender muss die Datei dem neuen Benutzernamen anpassen. Anschließend kopiert der Anwender das File in den Ordner und ersetzt die vorhandene Datei. Nach dem Start zeigt Outlook nun die Vorschläge in der Adressenleiste an. Unter Version 2010 muss man zunächst genau wie unter 2003 und 2007 die Datei in den Ordner kopieren und somit das alte File ersetzen. Danach öffnet der Nutzer Outlook nicht über eine Verknüpfung, sondern führt den Befehl "outlook /importnk2" aus. Beim Start integriert das Mail-Programm die Adressen dann in die Datenbank. Ein Anwender, der Outlook auf zwei verschiedenen Geräten benutzt und bei einem Transfer auf einem System alle Adressen haben will, kann mit dem NK2-Editor oder der Freeware-Lösung zwei Adressenlisten zusammenführen. Dazu öffnet er mit dem Programm die Datei auf dem System, auf dem er die Adressen hinzufügen möchte. Anschließend geht der Nutzer auf "Action" und klickt das Feld "Merge With Another NK2 File" an. Das Programm zeigt ihm daraufhin eine Ordnerübersicht, in der er die Datei auswählen kann aus der er zusätzliche Adressen übernehmen will. Hat der Anwender das File ausgewählt, zeigt das Tool nun die komplette Liste der bereits vorhandenen und der neu hinzugefügten Adressen an. Doppelt vorhandene Adressen übernimmt das Programm nicht, es fügt lediglich Adressen hinzu, die nicht in der Liste sind. Auf diese Weise kann der User beim Zusammenführen keine Adressen überschreiben oder verlieren. Fazit Wer einen einfachen Transfer der Adressen will, muss weder den NK2-Editor noch die Freeware-Lösung nutzen. Der Anwender kann dabei die Vorschläge jedoch nicht bearbeiten. Wer die Adressen verwalten und verschiedene NK2-Files zusammenführen will, muss mindestens NK2-Edit anwenden.
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