11 Profitipps zu Outlook 2010
Vergessene Dateianhänge - der Klassiker beim E-Mail-Versand. In Outlook 2010 ist Schluss damit. Zudem erscheint das Programm dank vollständiger Ribbons, Quicktipps und neuer Suchfunktionen bedienerfreundlich. Wir verraten Ihnen, wie Sie sie nutzen und welche Zusatzprogramme wirklich helfen.
- 11 Profitipps zu Outlook 2010
- Tipp 4: Der Ärger mit den Dateianhängen
- Tipp 6: Backup-Add-in im neuen Outlook
- Tipp 8: Hotmail mit Outlook 2010 koppeln
Auf der Höhe der Zeit war Microsofts E-Mail-Programm bisher nur teilweise: Im Gegensatz zu den übrigen Office-Anwendungen war Outlook 2007 noch nicht vollständig mit Ribbons (Multifunktionsleisten) ausgestattet. Diese traten erst bei einzelnen Aktionen in Erscheinung, etwa beim Schreiben von E-Mails. In Outlook 2010 ersetzt dieses Menüband nun auch in der Hauptansicht die bisherigen Menüs und Symbolleisten. Zudem können Sie im neuen Outlook die Menübänder anpassen. Über Datei/Optionen/Menüband anpassen lässt sich ein Menüband ändern oder eine neue Registerkarte erstellen.
Wie Sie Outlook 2010 optimal ausreizen, erklären unsere elf Profitipps:
Tipp 1: Schneller sortieren
Die Ansicht Unterhaltungen hilft, Mails schneller zu sortieren und zu verwalten.
Die Funktion Unterhaltungen sorgt dafür, dass Outlook Nachrichten mit demselben Betreff zu einer Unterhaltung zusammenfasst. So bleibt der Posteingang übersichtlicher und die Zeit für das Suchen kürzer. Operationen wie Löschen kann das Programm auf die gesamte Unterhaltung anwenden. Das Feature lässt sich im Register Ansicht über die Option Als Unterhaltungen anzeigen ein- und ausschalten.
Da die Unterhaltungsfunktion allerdings nur ganz simpel auf den Inhalt der Betreffzeile schaut, gruppiert sie fälschlicherweise auch solche E-Mails hinzu, die zwar den identischen Betreff wie Treffen am Samstag? tragen, aber sonst nichts miteinander zu tun haben. In diesen Fällen lässt sie sich wieder ausschalten.
Tipp 2: Schneller arbeiten mit QuickSteps
Ergänzend zu den Regeln führt Microsoft in Outlook 2010 die QuickSteps ein. Sie fassen häufig angewandte Routineaufgaben zusammen, so dass automatisierte Abläufe entstehen.
Der entscheidende Unterschied zu den Regeln ist, dass der Anwender die QuickSteps manuell über das Kontextmenü anstößt. Das macht sie flexibler als wenn alle möglichen Szenarien in eine Regel gepackt sind. Die QuickSteps legt der Anwender aus dem Kontextmenü einer E-Mail über Quicksteps/Neu erstellen fest und ruft sie so ab. Noch schneller geht es über eine frei definierbare Tastenkombination.
Tipp 3: Die komfortablen Suchfunktionen
Ein Blick auf die Abbildung der Suchfunktion im Start-Bereich von Outlook 2010 genügt, um die verbesserten Filteroptionen sofort zu sehen. Der Anwender klickt auf Suchen/E-Mail filtern. Die Auswahl reicht von Hat Anlagen bis zur Verwendung von Kategorien.
Zudem lassen sich wie in den Vorversionen bestimmte Suchoptionen speichern. Eine solche Einstellung gelingt mit einem Klick auf Ordner/Neuer Suchordner. Sind alle Kriterien festgelegt, speichert der Anwender diese Suche.
