Wer sich Arbeitsplätze in deutschen Unternehmen ansieht, findet dort sehr häufig Microsoft Outlook oder IBM/Lotus Notes als Mail- und Groupware-Client. In den Serverräumen arbeiten die dazu passenden Exchange- und Domino-Server. Natürlich handelt es sich bei diesen Software-Paketen um sehr leistungsfähige Groupware-Lösungen, doch beide haben auch ihre Schattenseiten.

Domino kann weit mehr, als nur gemeinsame Kalender und Adressbücher verwalten. Wer sich in die Tiefen der Programmierung dieser Plattform begibt, kann sehr leistungsfähige Workflow-Anwendungen schaffen.

Die Lösung erfordert jedoch gut geschulte Administratoren. Zudem arbeitet Domino/Notes mit proprietären Protokollen und Datenbankformaten. Backup-Programme benötigen teure Plug-Ins, um Domino-Daten sichern zu können.

Ähnlich verhält sich das Ganze bei Exchange. Auch hier verwendet Microsoft eigene Protokoll-Schnittstellen und Datenbank-Formate. Zu allem Überfluss baut der Hersteller absichtliche Sperren ein, um bestimmte Exchange-Versionen an vorgegebene Windows-Server-Versionen zu binden.

Mitteständler brauchen keine überfrachteten Groupware-Lösungen

Viele vor allem kleinere Unternehmen benötigen keine umfassenden Workflow-Funtionen. Auch auf die starre Bindung zwischen System und Software möchten etliche Anwender verzichten, ganz zu schweigen von teuren Lizenzmodellen und dem Zwang zu regelmäßigen Updates.

Was kleine und große Teams wirklich brauchen, sind gemeinsam verwendbare Kalender und Adressbücher. Stellenweise sind Nachrichtenordner erforderlich, auf welche alle Gruppenmitglieder Zugriff haben. Wer mit diesen simplen Gruppenfunktionen zufrieden ist, kommt ohne Exchange und Outlook aus.