Datenbanklösungen nach Mass

Daten zu organisieren, zu strukturieren, auszuwerten sowie transparent und schnell verfügbar zu machen: das sind grundsätzliche Anforderungen von Unternehmen und Institutionen – und zwar branchenübergreifend. So unterschiedlich sie in Art und Struktur auch sein mögen, lassen sie sich doch mit Hilfe einer geeigneten Datenbank erfüllen. Dass eine derartige Datenbanklösung nur dann sinnvoll ist, wenn sie flexibel und benutzerfreundlich ist und dazu beiträgt, Prozesse innerhalb des Unternehmens zu optimieren und effizient zu gestalten: auch darüber herrscht branchenübergreifend Einigkeit. Der in Merzig ansässige Arzneimittelimporteur Kohlpharma, die Augenklinik Kassel sowie die auf technische Dokumentation spezialisierte Firma Tanner aus Lindau am Bodensee fanden den für sie richtigen Weg in maßgeschneiderten Anwendungen auf Basis einer Filemaker-Datenbank.

Individuell auswerten
Daten stellen die Grundlage für Wirtschaftlichkeitsberechnungen, Statistiken und Auswertungen dar. Häufig ist die Zusammenstellung dieser Informationen jedoch recht aufwändig und erfordert Unterstützung seitens der IT-Abteilung. Je flexibler und einfacher die Daten vorhaltende Datenbank ist und je mehr Schnittstellen zu anderen Systemen sie bietet, desto leichter lassen sich die Informationen für Reporting-Zwecke oder Auswertungen nutzen. Das Warensortiment des Arzneimittelimporteurs Kohlpharma beeindruckt. Über Tausend Medikamente in verschiedenen Handelsformen führt das Unternehmen von unterschiedlichsten Herstellern aus fast allen EU-Staaten ein. Diese Daten werden in einem ERP-System von JD Edwards auf der Grundlage einer Oracle-Datenbank geführt. Um auf statistische Informationen wie beispielsweise Profitabilitätsberechnungen einzelner Medikamente schnell und unkompliziert zugreifen zu können, entschied sich das Unternehmen Anfang der 90er Jahre für den zusätzlichen Einsatz einer Filemaker-Datenbank. Die Daten werden seitdem aus dem Oracle-System in Textdateien exportiert und dann über eine Importschnittstelle in das Filemaker-System eingelesen, wonach sie in aktueller Form für Auswertungen zur Verfügung stehen. »Mit dieser Komplementär-Datenbank sind wir weitaus flexibler als alleine mit der Großlösung, die aber natürlich bei unserer Unternehmensgröße notwendig ist«, erläutert Thomas Porta, IT-Administrator für Filemaker-Datenbanken und Macintosh-Rechner bei Kohlpharma. So können die verantwortlichen Mitarbeiter aus der Marktforschung beispielsweise ihre Abfragen selbst einrichten, ohne jedes Mal einen Mitarbeiter aus der IT-Abteilung konsultieren zu müssen. Insgesamt greifen bis zu 80 Mitarbeiter auf Filemaker zu, um Datenbestände zu pflegen. »Um Redundanzen zu vermeiden, halten wir unsere Mitarbeiter dazu an, statt Tabellenkalkulationsprogramme das Datenbanksystem zu nutzen, sobald mehr als eine Person ständig auf die Liste zugreifen wird. Die einfache Benutzung macht es möglich, dass das Gros der Belegschaft seine kleinen Lösungen selber erstellt und vollkommen autark mit ihnen arbeiten kann«, erläutert Porta.

Zentralisierung
Zentrale Datenvorhaltung und statistische Auswertungen werden auch im Klinikalltag immer wichtiger. So könnte eine auf den praktischen klinischen Alltag für Ärzte und Pflegekräfte abgestimmte elektronische Krankenakte eine ganz entscheidende Rolle zur Optimierung der Prozessabläufe im Krankenhaus spielen. Neuere Untersuchungen zeigen, dass derzeit bis zu 30 Prozent der täglichen Arbeitszeit für Verwaltung und Dokumentation durch hoch qualifizierte Ärzte und Pflegekräfte verloren gehen und damit für die Behandlung der Patienten nicht zur Verfügung stehen. Die Augenklinik des Klinikums Kassel, dem größten kommunalen Krankenhaus in Hessen, entwickelt seit einigen Jahren an einer EDV-Lösung auf Basis einer Filemaker-Datenbank mit dem Ziel, auf die Papierdokumentation der stationär behandelten Patienten zu verzichten. Nebeneffekt: Durch die zentrale Datenhaltung lassen sich statistische Auswertungen sowohl für das Krankenhaus-Controlling als auch wissenschaftliche Auswertungen von Krankheitsbildern zur Auswirkung bestimmter Behandlungsmethoden auf den Genesungsprozess per Knopfdruck erstellen, so dass das Klinikpersonal auch in diesem Bereich von administrativen Tätigkeiten entlastet wird. Gleiches gilt für die Abrechnung mit den Krankenkassen. Über eine HL7-Schnittstelle, dem Kommunikationsstandard im Gesundheitswesen zum Austausch von Daten zwischen unterschiedlichen Systemen, werden die Abrechnungsschlüssel direkt aus der Datenbank an das Klinikinformationssystem übergeben und eine unbürokratische Abrechnung mit den Krankenkassen ermöglicht. Wert auf eine offene Architektur der Datenbank legt zum Beispiel auch die mittelständische Firma Tanner, die technische Unterlagen erstellt und verteilt. Das weltweit agierende Unternehmen mit Sitz in Lindau am Bodensee, das bereits seit über zwanzig Jahren auf eine datenbankgestützte Lösung setzt, organisiert einen Großteil der Kommunikation mit seinen Projektpartnern über das Internet. Das eigens hierfür eingerichtete Online-Kundenportal ist ebenfalls mit Filemaker realisiert und wird über eine interne Import-Export-Schnittstelle der Datenbank mit dem hausinternen System abgeglichen. Das Online-Kundenportal basiert auf dem zugehörigen Instant-Web-Publishing, das die direkte Veröffentlichung einer Datenbank im Internet erlaubt. Für den Zugriff durch Kunden von außen sind lediglich ein beliebiger Browser sowie individuelle Zugangsdaten erforderlich. Mit Hilfe des Controlling-Moduls kann Tanner frühzeitig – und nicht erst in der Nachbetrachtung – erkennen, ob die Kundenprojekte innerhalb des in Manntagen kalkulierten Rahmens liegen, und erforderlichenfalls gegensteuern.

Flexible Lösungen
Flexibilität lautet das Stichwort, wenn es darum geht, auch für die Anforderungen in der Zukunft gerüstet zu sein – denn nur mitwachsende Systeme gewährleisten Stabilität auch in Zeiten der Veränderung. Ob die Lösung innerhalb des Unternehmens oder durch einen externen IT-Dienstleister entwickelt und implementiert wird, ist dabei von Fall zu Fall unterschiedlich und abhängig von den jeweiligen Anforderungen. Tanner beispielsweise nutzte die Datenbank in den 1980er Jahren ursprünglich lediglich zur Projektverwaltung und Zeiterfassung. Die Anwendung wurde unter der Federführung Helmut Tanners selbst entwickelt. Damals beschäftigte das Unternehmen 15 Mitarbeiter, heute sind es weltweit etwa 170. Das System wuchs kontinuierlich mit den Anforderungen und Aufgabenbereichen. Heute geht die Lösung, die mittlerweile mehrsprachig weiterentwickelt wird, bereits weit über die klassischen Bestandteile einer Unternehmenssoftware hinaus: Verwaltung, Einkauf, Vertrieb, Projektverwaltung, Zeiterfassung, Terminverwaltung, Rechnungswesen, Korrespondenz, Bewerberverwaltung, Personal-Leasing, Controlling, E-Mail-Versand und Serien-E-Mails, Schnittstelle zum Online-Banking, Online-Kunden- und Bewerber-Portal. »Nicht nur unser Unternehmen ist in den vergangenen 20 Jahren beträchtlich gewachsen, sondern auch die Ansprüche unserer Kunden haben zugenommen. Darauf haben wir reagiert«, schildert Tanner. So hat das Unternehmen beispielsweise ein Online-Portal eingerichtet, das es den Kunden ermöglicht, den Status ihrer Aufträge einzusehen, sowie gezielt Notizen und Anmerkungen zu einzelnen Projektschritten zu machen, die dem Projektleiter direkt zugehen. »Eine Lösung von der Stange hätte uns diese Flexibilität nie ermöglicht«, erläutert Vorstand Tanner. Auch das Klinikum Kassel hält sich für die Zukunft für gut gerüstet. Die von Geschäftsführer Professor Dr. Rolf Effert in Auftrag gegebene Software unterstützt durch spezialisierte Module Organisation und Terminplanung, ambulante Untersuchungen, Berichtswesen, Dokumentationen von individuellen Untersuchungsbefunden externer Dienstleister, stationäre Behandlung, OP-Betrieb und Statistiken. Die bisherige Bilanz fiel positiv aus – auch für die 30 Mitarbeiter, die sich schnell im System zurechtfanden und es als Arbeitserleichterung sehen. Nur konsequent also, dass die nächsten Module bereits in Planung sind. Eine Standard-Software wäre für die Augenklinik nie in Frage gekommen, zu speziell sind die Anforderungen. Das A und O einer derart spezifischen Lösung ist das Know-how eines Experten wie Effert. »Bei der Entwicklung arbeiten wir sehr eng zusammen und setzen seine Spezifikationen direkt in Layouts um. Die einfache Bedienbarkeit und Flexibilität, die die zugrunde liegende Technologie bietet, ermöglicht diese Art der Zusammenarbeit«, sagt Martin Schepe, Projektmanager beim externen Entwickler b+m Informatik. So komme es erst gar nicht zu Missverständnissen, da Unstimmigkeiten an Ort und Stelle geklärt würden.

Wettbewerbs- und Kostendruck
Mit geeigneten Datenbanken lassen sich viele Prozesse innerhalb eines Unternehmens optimieren. Die zentrale Datenhaltung verhindert redundante Datenerfassung, ermöglicht schnelle Auswertungen basierend auf validierten Daten, den zeitgleichen Zugriff mehrerer Mitarbeiter auf denselben Datenbestand und macht Informationen ortsunabhängig verfügbar. Kurz: Arbeitsabläufe lassen sich effizienter gestalten und somit Kosten sparen. Dass gerade Krankenhäuser und Kliniken in den letzten Jahren Opfer des öffentlichen Rotstifts geworden sind, ist weithin bekannt. Die neuen Vergütungssysteme und Fallpauschalen erfordern seither auch im Klinikalltag verstärkt wirtschaftliches Arbeiten. »Wir benötigten eine Software, die es uns ermöglicht, uns auf unsere eigentliche Arbeit zu konzentrieren – die Diagnose und Behandlung von Patienten. Dies gelingt aber nur, wenn wir effektiv arbeiten können. Das heißt zum Beispiel, den Zeitaufwand für die umfangreichen Dokumentations- und Verwaltungsaufgaben durch Ausschöpfung technischer Möglichkeiten so gering wie möglich zu halten«, erläutert Effert den Grund für die Entwicklung seiner Datenbanklösung. Bereits heute kann das Klinikum eine positive Bilanz ziehen. Den Implementierungs- und Ausbaukosten durch den Systemintegrator b+m Informatik stehen Einsparungen und Verbesserungen gegenüber: Die Prozesse sind schlanker geworden und redundante Arbeitsschritte werden vermieden, die neu eingeführte elektronische Patientenakte ermöglicht den Abruf der Patienteninformationen an jedem Arbeitsplatz im Behandlungsprozess, das Klinikpersonal wird von Verwaltungsaufgaben entlastet und kann dadurch optimal eingesetzt werden, teure Mehrfachuntersuchungen werden vermieden, durch kurze Liegezeiten und optimale Ressourcenauslastung können mehr Patienten als früher behandelt und die Wartezeiten konnten verkürzt werden. So unterschiedlich die Unternehmen einzelner Branchen ticken, egal ob Handel, Gesundheitswesen oder Dienstleistung, so sehr gleichen sich doch die Anforderungen an die Datenhaltung. Flexibilität, Verfügbarkeit, einfache Handhabung sowie Wirtschaftlichkeit stehen ganz oben auf der Wunschliste.

Heike Hering-Haas ist Journalistin in München