Effiziente Verwaltung

Wer etwas im großen Stil bewegen will, der kann zum Beispiel eine Stiftung gründen. Wenn sich wie im Stifterverband für die Deutsche Wissenschaft in Essen mehr als 4000 Unternehmen, Unternehmensverbände und Privatpersonen zusammenschließen, lässt sich einiges erreichen. Diese Einrichtung versteht sich als Ideenschmiede, die zukunftsgerichtete Anstöße für gesellschaftlich relevante Belange liefert. Wo so viel Know-how zusammenkommt, lässt sich dies nutzen, um Stifter zu beraten sowie Stiftungen zu betreuen und zu verwalten.

Fördern und verwalten Ohne effiziente Verwaltung kommt auch ein gemeinnütziges Projekt nicht aus. Gespendetes Kapital soll schließlich nicht für den Verwaltungsapparat verschwendet werden, sondern dort ankommen, wo es wirklich gebraucht wird. Deshalb suchte der Stifterverband für die Deutsche Wissenschaft betriebswirtschaftliche Software zur Verwaltung des komplexen und heterogenen Portfolios. In Frage kam nur ein Produkt für das Enterprise Resource Planning (ERP), das sich an die wechselnden Anforderungen der Mitglieder und Stiftungskunden flexibel anpassen lässt. Die Programme müssen neben der Verwaltung des Stiftungsvermögens auch die einzelnen Finanzbewegungen abdecken. Wenn es um die Unterstützung der in der Doppik geforderten dezentralen Ressourcenverwaltung, die Messbarkeit der Bürokratiekosten und die Bewertung von Erfolgsfaktoren geht, sind agile und transparente Lösungen gefragt. Ausschlaggebend für die Entscheidung zugunsten des Anbieters Agresso war, dass dieser die Anforderungen im öffentlichen Bereich kennt und die Software änderbar ist. So kann der Stifterverband auf die sich ergebende Wünsche seiner Kunden reagieren. Gemeinsam mit den Experten des Verbandes entwarf das Software-Haus ein Geschäftsmodell, in dem die Erfordernisse der einzelnen Stiftungen über frei definierbare Kontierungsattribute abgebildet werden. Das Besondere dabei ist, dass trotz Anpassung an einen Standard keine Abstriche bei der Individualität der verwalteten Stiftungen gemacht werden. In spezieller Entwicklungsarbeit erstellte Agresso ein Modul zur Förderverwaltung, das mit seinen Funktionen auf die Anforderungen des Stifterverbandes zugeschnitten ist. Das wiederum schafft Transparenz für die Führungsebene durch die Bereitstellung von aktuellen Informationen über alle Aktivitäten der Organisation: Wer macht was, wo, mit welchem Aufwand und welchem Ergebnis?

Individualisierte Workflows Die Abarbeitungsschritte in der Förderverwaltung finden für Stiftungen nun entlang des tatsächlichen Workflows statt. Zur Automatisierung der Informationsverteilung und der Geschäftsprozessketten wird das Werkzeug Intell-Agent eingesetzt. Diese Software aus dem ERP-Paket Business World von Agresso macht die betroffenen Nutzer per E-Mail, SMS oder Aufgabenliste auf Abweichungen von Grenzwerten aufmerksam, die vorher in den Finanzprozessen festgelegt worden sind. So lassen sich Risiken für das wirtschaftliche Ergebnis früh erkennen – und abwenden. In diesem Sinn setzt Dr. Kai de Weldige, Leiter EDV und Organisation des Deutschen Stiftungszentrums des Stifterverbandes, die Software ein. Er gibt Grenzwerte vor, das System meldet die Erreichung dieser Werte dann an den dafür vorbestimmten Personenkreis. Zurzeit werden beim Stifterverband mit dieser Lösung 370 Stiftungen mit rund 400 verschiedenen Bankverbindungen in insgesamt 140 Mandaten verwaltet. Dahinter steht ein verwaltetes Kapital von 1,7 Milliarden Euro. Die Stiftung betreut mehr als 12000 unterschiedliche Projekte. Die jährlichen Auszahlungen per Zahlungslauf betragen zirka 115 Millionen Euro, was 160000 Buchungen bei 10000 Zahlungsläufen entspricht.

Flexible Auswertungen Diese Zahlen zeigen die Vielfalt der Geschäftsprozesse und verdeutlichen eine wesentliche Aufgabe der betriebswirtschaftlichen Software: Das System muss in der Lage sein, den Anwendern schnell und einfach über Prozesse und Wertströme Auskunft zu geben – sowohl in konsolidierten Darstellungen als auch auf Einzelbelegebene. Diese Transparenz in der Verwaltung des anvertrauten Kapitals ist Voraussetzung für das erfolgreiche Management und den weiteren Ausbau der Geschäftsaktivitäten. Das Berichtswesen des Stifterverbandes wurde mit Agresso-Software vereinheitlicht und automatisiert.

Dietmar Spehr ist freier Journalist.