Finanzmanagement für KMUs

Mittelständler stöhnen besonders laut über die administrativen Tätigkeiten, die sie von der operativen Arbeit abhalten: Belege und Kontoauszüge müssen sortiert, Rechnungen geschrieben und Pflichtbücher geführt werden. Das alles geschieht häufig genug mittels umständlicher Verfahren, die bei Großunternehmen häufig schon lange abgelöst wurden. So werden Daten mit Dritten meist noch über Papier ausgetauscht. Das bedeutet gegenüber der digitalen Verarbeitung auf den Firmen-PCs mit betriebswirtschaftlicher Software einen Medienbruch und verzögert die Abläufe. Besonders lästig ist es, wenn Unternehmen auf Belege zurückgreifen müssen, die gerade beim Steuerberater oder bei der Datev liegen – etwa, weil der Kunde die Rechnung reklamiert. Diesem Missstand tritt die Genossenschaft jetzt durch neue digitale Dienste entgegen. »Mit unserem neuen Service bleiben die Belege vor Ort«, erklärt Eckhard Schwarzer, Mitglied der Geschäftsleitung der Datev. Durch neue Angebote will der Dienstleister seine Kunden an den Segnungen des digitalen Belegaustauschs teilhaben lassen.

Die Belege bleiben im Haus, die Buchfürung draussen Funktionieren soll das Ganze so: Der Mittelständler legt seine Belege in Papierform aufs Fax und sendet sie an den Dienstleister, der sie bei sich digitalisiert und verwaltet. Im Digitalformat stehen die Daten dann dem Einsender und zugelassenen Dritten, etwa dem Finanzamt oder dem Steuerberater, zur Einsicht oder zum Download zur Verfügung. Umgekehrt kann auch der Steuerberater zum Beispiel Steuerbelege seiner Klienten direkt ins Datev-Online-System einspeisen. Gleichzeitig hat der Kunde den Originalbeleg weiterhin im Haus und damit jederzeit griffbereit.

Die Datev wird zur Daten-Drehscheibe Aber damit noch nicht genug. »Wir wollen den digitalen Belegaustausch mit Dritten für unsere Kunden organisieren«, sagte Schwarzer. Er kann sich vorstellen, dass der Dienstleister als eine Art Informationsdrehscheibe fungiert, die für die mittelständische Klientel den digitalen Datenaustausch mit Verbänden oder Dachorganisationen, zum Beispiel Franchise-Gebern, übernimmt. Auch an diese Akteure müssen die Firmen häufig massenweise Belege und Informationen liefern, was Zeit vom operativen Geschäft abzieht. Außerdem stellt die Datev ihren Kunden ein umfangreiches Portfolio von Online-Applikationen zur Verfügung. Über das Internet können sie Belege verwalten, ihr Kassenbuch führen, Ein- und Ausgänge bei Rechnungen und Zahlungen kontrollieren, ohne zwischen Anwendungen unterschiedlicher Hersteller hin und her navigieren zu müssen. »Weil bei uns alle Daten zusammenkommen, kann man aus ihnen auch gleich aussagefähige Reports für das Finanzamt extrahieren«, sagt Schwarzer. Solche Reports vorweisen zu können, wird für mittelständische Unternehmen mittlerweile dringlich: Seit Basel II braucht man sie für das erfolgreiche Kreditgespräch mit der Hausbank. Denn die bemisst die Kreditwürdigkeit und damit die Höhe der verlangten Kreditzinsen mittlerweile nicht mehr nur daran, ob der Bankkunde seine Gläubiger bisher immer pünktlich bedient hat und sein Geschäft im Großen und Ganzen läuft. Vielmehr werden detaillierte finanzielle Trendanalysen und Controllingberichte erwartet.

Die Bankpräsentation kommt von der Datev Immer häufiger ist es der Steuerberater, der seine Klienten auf solche kritischen Termine vorbereitet. Die mit Grafiken und Tabellen versehenen Unterlagen holt er sich zukünftig online bei der Datev, wenn sein Kunde mit dem Dienstleister zusammenarbeitet. »Wir wollen, dass Kleinunternehmen und Mittelständler wie große Firmen eine integrierte Erfolgs- und Finanzplanung nutzen können«, sagt Schwarzer. Auch eine private Vermögensplanung sei mit dem Dienstleister möglich. Schon im Frühjahr sollen die ersten Anwendungen online gehen. Was der digitale Rundum-Service kosten soll, war allerdings bisher noch nicht zu erfahren.