Es darf bei der Migration für die UM-Lösung keine Rolle spielen, ob derzeit eine TK-Anlage, eine IP-PBX oder beides eingesetzt wird.

Unternehmen bekommen in der heutigen Zeit auf unterschiedlichen Wegen täglich eine Vielzahl von Nachrichten übermittelt. Ebenso versenden sie eine Vielzahl von Nachrichten, beispielsweise Faxe oder Kurznachrichten. Um diesen täglichen Austausch von Informationen effizienter zu gestalten, bieten Unified-Messaging-Lösungen die Möglichkeit, alle Nachrichtenarten – E-Mail, Fax, Sprach- und Kurznachrichten – unter einer Oberfläche zu vereinen. Zusätzlich zum Austausch von Nachrichten kommunizieren die Mitarbeiter telefonisch mit Kunden und Interessenten. Für den Austausch von Nachrichten und die Sprachkommunikation werden in den meisten Unternehmen zwei gesonderte Kommunikationsinfrastrukturen verwendet: Ein IP-Netzwerk für die Datenkommunikation und ein TK-Netzwerk für die Sprachkommunikation. Mit Voice-over-IP-Technologie können diese beiden Kommunikationsinfrastrukturen in einem konvergenten, IP-basierten Netzwerk vereint werden. Sprache und Daten werden dann im selben Netzwerk integriert. Ein Unternehmen auf dem Weg zu einem konvergenten Netzwerk sollte darauf achten, dass eingesetzte oder geplante Software-Lösungen, wie Unified-Messaging, in der Lage sind, diese Veränderungen mitzutragen und über ISDN ebenso funktionieren wie via IP.

Definitionen

Unified-Messaging ist ein Konzept zur Organisationsstruktur und vereint alle Nachrichtenarten unter einer Oberfläche. Im Vordergrund steht der Benutzer, dem eine konsistente Bedienung aller Nachrichten geboten werden soll. Alle Nachrichten sollen über eine einzige, integrierte, serverbasierte Plattform aufgesetzt und abgewickelt werden. Dienste, Leistungsmerkmale und Funktionen sollen modular und skalierbar sein. Die Nachrichtenarten, die eine UM-Lösung aktuell unter einer Oberfläche vereinen soll, sind E-Mail, Fax, Voice und SMS. Der Benutzer unterwegs soll regelbasiert automatisch über Nachrichten informiert werden und jederzeit und von überall per Handy oder Telefon auf die Nachrichten zugreifen können.

Es gibt zwei Arten von Unified-Messaging-Lösungen: Eigenständige Kommunikationsserver und Add-On-Lösungen. Add-On-Lösungen setzen auf einem bestehenden Messaging-System wie Exchange oder Lotus-Domino auf und ergänzen lediglich die fehlenden Funktionen: Fax, Voice, SMS, mobiler Zugriff. Die grundsätzliche Architektur inklusive Message-Transfer-Agent und dazugehörigem Messaging-Client, beispielsweise Outlook oder Lotus-Domino, wird genutzt.

Voice-over-IP ist eine Technologie, die Sprache und Daten in einem IP-basierten Netzwerk vereint und den Austausch von Sprache in Echtzeit in einem Internet-Protokoll-basierten Netzwerk ermöglicht. Da nur ein Netzwerk benötigt wird, spart sich das Unternehmen eine Verkabelung. Je nach Lösung kann das Unternehmen weitere Vorteile nutzen. Wird beispielsweise eine Soft-PBX genutzt, werden alle Funktionen, auch die Telefoniefunktionen, am Server vom Administrator verwaltet, organisiert und gewartet. Ein – meist externer – TK-Techniker wird nicht mehr benötigt. So sparen Unternehmen sich Kosten im laufenden Betrieb.

Die Komponenten

Unabhängig davon, ob ein Unternehmen eine IP-basierte oder eine herkömmliche TK-Anlage einsetzt, vermittelt diese zwischen UM-Software und öffentlichem Telefonnetz. Ein Techniker ordnet in der TK-Anlage einen bestimmten Nummernkreis der UM-Software zu. Geht ein »Ruf«, beispielsweise ein Fax, mit der entsprechenden Nummer ein, wird dieser von der TK-Anlage an den UM-Server vermittelt. Der UM-Server bereitet die Nachricht entsprechend auf und übergibt sie an den jeweiligen Empfänger. Geht ein Anruf ein, vermittelt die TK-Anlage diesen an die entsprechende Durchwahlnummer. Hat der Angerufene sein Telefon auf seinen Software-basierten Anrufbeantworter umgestellt, wird der UM-Server aktiv: Er spielt die hinterlegte Ansage ab, speichert die Nachricht des Anrufers und stellt sie dem Empfänger zu. Setzt das Unternehmen eine Add-On-UM-Lösung ein, wird die Nachricht – Fax oder Voice – über den MTA des jeweiligen Messaging-Systems in den entsprechenden Posteingang des dazugehörigen Clients zugestellt. Kurznachrichten können, wie Faxe, über das Festnetz oder über GSM eingehen. Ausgehende UM-Nachrichten werden vom Benutzer wie E-Mails generiert. Im Fall einer Add-On-UM-Lösung wird die Nachricht zunächst an den MTA des Messaging-Systems übergeben. Dieser erkennt anhand der Adressierung, dass es sich um eine UM-Nachricht handelt, und übergibt sie entsprechend. Der UM-Server bereitet die Nachricht auf, über die TK-Anlage wird sie in das öffentliche Netzwerk versendet. Um einen problemlosen Kommunikationsfluss zwischen UM-Server und TK-Anlage zu gewährleisten, ist es notwendig, dass die beiden Komponenten sich verstehen. Für ein Unternehmen bestehen zwei Möglichkeiten, dies zu verwirklichen: Alle Komponenten kommen von einem Hersteller und verstehen sich über ein proprietäres Protokoll. Eine zukunftsorientiertere Variante ist es, Komponenten zu verwenden, die in der Lage sind, sich auf der Basis gängiger Standards zu verständigen. So ist es einem Unternehmen möglich, die passenden Komponenten auszuwählen und zusammenzustellen. Die Entscheidung für eine Standard-basierte Lösung stellt sicher, dass das Unternehmen auch in Zukunft nicht von einem Hersteller abhängig ist.

Die Standards

Je nach dem, ob das Unternehmen eine klassische oder eine IP-basierte TK-Anlage einsetzt, spielen unterschiedliche Standards eine Rolle. Im Fall einer klassischen TK-Anlage verständigen sich UM-Lösung und TK-Anlage über eine Kommunikationshardware. Der gängige Standard für die technische Anbindung zwischen TK-Anlage und Kommunikationshardware ist ISDN. Die Basis für die Verständigung zwischen UM-Lösung und Kommunikationshardware bildet der »CAPI«-Standard. »CAPI« steht für Common-ISDN-Programming-Interface und stellt die Standard-Schnittstelle zwischen Anwendungen wie Unified-Messaging und ISDN-Karten oder externen ISDN-Controllern dar. Kommt in einem Unternehmen eine IP-basierte TK-Anlage zum Einsatz, können sich IP-PBX und UM-Lösung über H.323 verstehen. H.323 ist ein ITU-Standard zur Steuerung von Echtzeit-Sprachübertragung und Videokonferenzen über IP-basierte Netzwerke, wie LAN, WAN oder Internet. Der Standard beschreibt unter anderem, wie ein Rufaufbau korrekt funktioniert und wie Faxübertragung auf Basis des Protokolls T.38 realisiert wird. Was bei ISDN schon lange gang und gäbe ist – die Nutzung eines Netzes für die Übertragung von unterschiedlichen Diensten, wie Sprache, Daten oder Fax – wird jetzt mit Unified-Messaging auch im IP-basierten Netzwerk möglich: IP-basierte Netze, die bisher nur für Übertragung von Daten genutzt werden konnten, können jetzt auch Sprache und Faxe übermitteln.

Migration von klassischer auf IP-basierte TK-Anlage

Ein Unternehmen hat grundsätzlich zwei Möglichkeiten, auf Voice-over-IP zu migrieren: Komplett oder schrittweise. Die Wahl der Migration hängt von verschiedenen Faktoren ab. Eine komplette Migration bietet sich beispielsweise für ein Unternehmen an, das in ein neues Gebäude zieht und die Verkabelung im Vorfeld planen kann oder wenn der Vertrag für die TK-Anlage ausläuft und nicht mehr verlängert werden soll. Die meisten Unternehmen werden sich jedoch für eine stufenweise, sanfte Migration entscheiden. Hierbei werden in einer Übergangsphase die ISDN-Anlage und IP-PBX parallel eingesetzt. So können beispielsweise fehlende Kapazitäten der TK-Anlage durch die IP-basierte Lösung ausgeglichen werden. Möglich ist es auch, zunächst nur einzelne Abteilungen mit einer IP-PBX auszustatten. Ein Unternehmen sollte bei der Auswahl einer UM-Lösung darauf achten, dass diese den eingeschlagenen Weg der Migration mitgeht und es keine Rolle spielt, ob das Unternehmen eine klassische TK-Anlage, eine IP-PBX oder beides einsetzt.

Die Realisierung

Ein Beispiel dafür, wie Unified-Messaging über ISDN und über IP realisiert werden kann, ist die Servonic-Lösung »IXI-UMS«. Der Unified-Messaging-Server ist eine Standard-basierte Add-On-Software, die sich in SMTP-basierte Messaging-Systeme wie Exchange oder Lotus-Domino integriert und die vorhandene Architektur nutzt. Die Lösung kann mit herkömmlicher TK-Anlage, IP-PBX oder mit beiden TK-Anlagen parallel zusammenarbeiten. Die UM-Lösung arbeitet hinter der TK-Anlage. In der TK-Anlage sind die UM-Durchwahlnummern für die Unified-Messaging-Teilnehmer eingerichtet. Diese Nummern sind Benutzernamen und damit Postfächern im Messaging-System zugeordnet. Die UM-Nachrichten Fax und Voice werden über die TK-Anlage vermittelt. Kurznachrichten können über ISDN im Festnetz, über GSM-Adapter oder über X.25/X.31-Großkundenzugang vermittelt werden. Um Nachrichten von unterwegs abzurufen, kann der Benutzer sich mit dem Handy in seine Mailbox einwählen. Er wählt seine UM-Durchwahlnummer, wird über die TK-Anlage an den UM-Server vermittelt und gelangt dann in seine Mailbox. Damit alle Funktionen nicht nur mit herkömmlicher TK-Anlage, sondern auch mit IP-BPX realisiert werden können, bietet beispielsweise Servonic ein H.323-Connecting-Modul.

Dieses Modul bereitet die Daten und Informationen entsprechend der im VoIP-Bereich benötigten Protokolle und Signalisierungen auf. Bei Unified-Messaging-over-IP werden Fax und Sprache auf ganz andere Weise kodiert, paketiert und umgesetzt, als bei klassischer TK-Technologie mit ISDN. Das Internet-Protokoll wurde erst nachträglich um die Übermittlung von Sprache und Daten erweitert, um ein bestehendes Netz möglichst effektiv nutzen zu können. Übertragungsregeln wie Verbindungsaufbau und

-abbau sind über H.323 geregelt. Der Dienst Fax wird gemäß Protokoll T.38 abgewickelt. Für die Realisierung des SMS-Dienstes gibt es mehrere Möglichkeiten: Mobilfunknetz mittels GSM-Adapter, Großkundenzugang via X.31 oder X.25 oder via TCP/IP und »SMS im Festnetz«. Der mobile Zugriff funktioniert wie gehabt. Für den Benutzer ist es egal, ob Unified-Messaging-over-IP mit IP-PBX oder Unified-Messaging über ISDN und klassische TK-Anlage verwirklicht ist. Er kann die UMS-Funktionen und Dienste wie gewohnt nutzen. IXI-UMS kann ebenso parallel mit beiden Arten von TK-Anlage zusammenarbeiten.

Integration in die Unternehmensabläufe

Ein Unternehmen sollte in jedem Fall unabhängig davon, ob es sich für Unified-Messaging-over-IP oder via ISDN entscheidet, darauf achten, dass sich die gewählte UM-Lösung problemlos in die Unternehmensabläufe integrieren lässt und die Arbeit der Benutzer effektiver gestaltet werden kann. Einem Unternehmen sollte es möglich sein, sich frei für eine UM-Lösung entscheiden zu können, egal welche TK-Anlage eingesetzt wird. Eine moderne, professionelle und zukunfts-orientierte UM-Lösung muss sowohl mit ISDN als auch über IP funktionieren und mit herkömmlicher TK-Anlage, mit IP-PBX oder mit beiden parallel eingesetzt werden können. Einen Schritt weiter als Unified-Messaging geht das Modell der Unified-Communication, das Unified-Messaging, Computer-Telephony-Integration (CTI) und Voice-over-IP miteinander vereint. Während es Unified-Messaging dem Benutzer ermöglicht, alle Nachrichtenarten unter einer Oberfläche zu verwalten, erlaubt CTI es, mit dem PC das Telefon zu steuern, Komfortfunktionen zu nutzen und Anrufe zu verwalten, zu speichern oder zu planen. Auch für die CTI-Software gilt dabei, dass sie mit herkömmlicher TK-Anlage, mit IP-PBX oder mit beiden parallel problemlos zusammen arbeiten können muss. Sind alle Unified-Communication-Komponenten Standard-basiert, kann ein Unternehmen genau die Komponenten, Funktionen und Dienste auswählen, die es benötigt, um den Mitarbeitern ein effektiveres Arbeiten zu ermöglichen.

Sibylle Klein, Business Development / PR, Servonic