Zertifiziert rechtssichere E-Mail-Archivierung
Die E-Mail-Archivierungslösung »MailStore Server 6« ist durch die IT Audit GmbH geprüft und zertifiziert worden. Der Hersteller Deepinvent Software GmbH spricht von einer belastbaren Archivierungsstrategie speziell für kleine und mittelständische Unternehmen durch seine Lösung.
Wie schon die Vorgängerversionen wurde nun auch »MailStore Server 6« durch die unabhängige IT Audit GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft aus Bergisch Gladbach geprüft und zertifiziert. Die Prüfung fand auf der Grundlage der Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) »Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen« (IDW PS 880) statt und berücksichtigte alle Archivierungs-Teilaspekte der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB).
Unternehmen werden in Deutschland durch einschlägige Gesetze und Vorschriften zur Aufbewahrung digitaler Kommunikation verpflichtet, die geschäftliche E-Mail-Korrespondenz zu archivieren. Doch gerade im Mittelstand ist diese seit Jahren gültige Rechtslage erst zögerlich operationalisiert worden. Schätzungen gehen davon aus, dass aktuell weniger als 30 Prozent der kleinen und mittelgroßen Unternehmen eine entsprechende Lösung in ihre IT-Infrastruktur integriert haben. Gesetzeslage ist aber, dass jegliche E-Mail-Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden muss (§147 AO, § 257 HGB). Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationen, Zahlungsbelege und Verträge. Genaueres regeln die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).
Mit dem aktuellen Release setzt »MailStore Server« hier an und will die technische Hemmschwelle senken. Funktionen, die bisher nur als Baustein komplexerer Lösungen verfügbar waren, sind integraler Bestandteil der E-Mail-Software. Die Deepinvent Software GmbH mit Sitz in Viersen bei Düsseldorf ist ein Spezialist für E-Mail-Archivierungslösungen. Für Privatanwender bietet das Unternehmen die kostenlose Software »MailStore Home« an.
