Collaboration-Tools
All in one, Best of Breed oder das Lego-Prinzip?
Mobile Working, Remote Working oder Homeoffice sind ohne Kommunikations- und Collaboration-Apps nicht praktikabel. Unternehmen haben dabei die Wahl zwischen modularen und All-in-one-Angeboten.
Anwendungen für Kommunikation und Kollaboration sind zu essenziellen horizontalen Software-Funktionen in Organisationen und Unternehmen geworden. Sie werden abteilungsübergreifend von Mitarbeitern benötigt, unabhängig von deren spezifischen Aufgaben. Verständlich, dass die Liste gewünschter Funktionen immer länger wird: E-Mail, Chat, Kalender, Kontakte, Projekte, Groupware und Video Conferencing gehören mittlerweile zum Arbeitsalltag.
Dazu kommen vermehrt neue Anwendungsformate wie professionelles Social Networking oder Microblogging. Die entsprechenden Applikationen sollen funktional hochwertig sein und sowohl stationär als auch mobil funktionieren. Als Rückgrat der internen Zusammenarbeit wie auch des externen Austauschs mit Partnern und Kunden, ist die Auswahl einer passenden Lösung daher mitunter unternehmenskritisch. Anwender, Administratoren und Entscheider haben dabei grundsätzlich die Wahl zwischen drei Alternativen:
❶ Die Generalisten: All-in-one-Lösungen sind die Alleskönner, die alle Anforderungen integrieren und sämtliche Aufgaben unter einem Dach abarbeiten.
❷ Die Teamplayer: Modulare Software-Stacks sind quasi die Lego-Lösungen, die für jedes Aufgabengebiet, etwa E-Mail oder Video Conferencing, eigene, aufeinander abgestimmte Funktionsmodule bereitstellen.
❸ Die Spezialisten: Sogenannte Best-of-Breed-Ansätze binden ein individuelles Paket von spezialisierten Programmen für ein spezifisches Aufgabenprofil. Jedes soll dabei den Anspruch erfüllen, auf seinem Gebiet Primus zu sein.
Knackpunkt Interoperabilität bei Best of Breed
So wie bei einer erfolgreichen Fußball-Mannschaft ist es allerdings auch bei Best of Breed mitunter selten die Summe der Einzelkönner, die ein gutes Team auszeichnet. Die Mannschaftsteile müssen miteinander harmonieren und aus einem Guss agieren. Die Bindung untereinander ist wichtiger als die Einzelqualitäten. Folgerichtig sind die mangelhafte Interoperabilität der einzelnen Programme und die Unterschiede in der jeweiligen Bedienoptik und -logik typische Schwachpunkte bei Best-of-Breed-Lösungen. Auch wenn die Evaluation und Vorauswahl die Champions auf ihrem Gebiet herausgefiltert hat, sagt das noch nichts darüber aus, ob und wie sie zusammenarbeiten. Das kann auch für die Anwender ein Thema werden, wenn sie sich mit den Unterschieden von Bedienung und Look-and-Feel verschiedener Programme vertraut machen müssen. Hier sollte der Schulungsaufwand im Blick gehalten werden – sowohl unter Kostensicht als auch unter Motivationsaspekten, also aus Mitarbeitersicht.
Ein wichtiger Punkt ist der Datenaustausch. Da jede Anwendung mit ihrem eigenen Daten und Datenmodell arbeitet, kommt es hier immer wieder zu Unverträglichkeiten, die zu Mehraufwänden führen können.
All in one, aber überdimensioniert
All-in-one-Lösungen sind in diesen Punkten – zumindest theoretisch – im Vorteil. Allerdings handelt es sich dabei oft um ein Konglomerat aus Eigenentwicklungen und nachträglich integrierten Zukäufen. Und diese Integration bleibt mitunter in Oberflächlichkeiten stecken, wie optischen Angleichungen – insbesondere wenn der Aufwand für eine tiefere Integration zu groß und damit unrentabel wäre. Solche funktionsbreiten Lösungen können somit komplex und in der Bedienung unübersichtlich sein. Unternehmen, die sich dafür entscheiden, haben zudem keine Wahl, nur die für sie relevanten Programmteile nutzen zu können. Right Sizing, also ein an den tatsächlichen Bedarf adaptierter Funktionsumfang, ist damit in der Regel nicht zu realisieren. So sind All-in-one-Lösungen in der Praxis oftmals funktional überdimensioniert. Überflüssige und nicht benutzte Funktionen werden gegebenenfalls mitbezahlt. Zudem ist die latente Gefahr von Abhängigkeiten nicht zu unterschätzen. Wer sich einmal für All-in-one entschieden hat, begibt sich damit auf eine Pfadabhängigkeit, die ein späteres Umsteigen erschwert.
| Entscheidungskriterien: Collaboration-Software |
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Tücke im Detail bei modularen Lösungen
Bei modularen Lösungen sind die Funktionsumfänge flexibel und können an veränderte Wünsche und Erfordernisse adaptiert werden. Bezahlt wird nur für die tatsächlich benötigten Funktionen, alle Module sind aufeinander abgestimmt und die Bedienung ist über alle Module hinweg identisch. Soweit die Idealvorstellung. Aber auch hier steckt die Tücke im Detail. Voraussetzung für einen funktionierenden modularen Stack ist eine gemeinsame Software- und Datenbasis, auf der die Module aufsetzen. Sie ermöglicht einen reibungslosen Datenaustausch und eine einheitliche Bedienung über die verschiedenen Programm-Module hinweg. Mittlerweile ist die Entwicklung bei einem Punkt angekommen, an dem die Module so miteinander verzahnt werden, dass sie quasi Modul-unabhängig bedient werden können. So wird es beispielsweise möglich, während einer Videokonferenz in der entsprechenden Applikation direkt gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten oder eine Präsentation zu erstellen. Noch weiter gehen Modul-übergreifende Bedienungselemente. Über sie werden kontextbezogene Informationen angezeigt. In diesem Fall ließe sich eine Chat-Nachricht an einen Projektkollegen versenden, ohne dafür das entsprechende Modul aufrufen zu müssen.
Wahlfreiheit auf allen Ebenen
Unabhängig davon, welches Konzept sich für die jeweiligen Anforderungen als das am besten geeignete herausstellt, muss das Thema der Bereitstellung in die Entscheidung einbezogen werden. Auch hier sind grundsätzlich drei Optionen denkbar: Das ausgewählte Paket wird auf eigenen Rechnern on-premises installiert, es wird von einem externen Dienstleister der Wahl als Software-as-a-Service (SaaS) bereitgestellt oder es wird als SaaS direkt beim Software-Anbieter gehostet. Diese dritte Variante gilt aufgrund des Hersteller-exklusiven Hostings als kritisch in Bezug auf Datensouveränität und Vendor Lock-in. Und auch bei der Frage nach den Client-Alternativen sollte die Software Wahlfreiheit zwischen Desktop-App, mobilem Client und dem Zugriff über inen Web-Browser bieten, sprich alle gängigen Varianten zur Verfügung stellen.
Andrea Wörrlein ist Geschäftsführerin von VNC in Berlin
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