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Kontaktaufnahme erwünscht

9. Mai 2008, 0:00 Uhr | funkschau sammeluser

Globaler Wettbewerb und Druck zur Kostensenkung machen im Unternehmen kürzeste Reaktionszeiten erforderlich. Gleichzeitig müssen den Mitarbeitern neue Kommunikationswege zur Verfügung stehen, damit neue Herausforderungen gemeistert werden können. Microsoft bietet mit dem Office Communications Server (OCS) 2007 eine Lösung an.

Von Carolin Diana Müller

Viele Unternehmen besitzen bereits seit Jahren Videokonferenzräume, leistungsfähige Business-Telefone und auch Lösungen für Webkonferenzen. Allerdings werden diese Lösungen viel zu selten und von zu wenigen Personen genutzt. Die Gründe für die geringe Akzeptanz sind vielfältig und reichen von unzureichender Integration in die Arbeitsabläufe bis zur Komplexität in der Nutzung.

In diesem Umfeld will Microsoft mit dem Office Communications Server (OCS) 2007 punkten. OCS 2007 übernimmt so gut wie alle Aufgaben der Echtzeitkommunikation im Unternehmen und stellt damit die Ergänzung zum Microsoft Exchange Server 2007 dar, der sich mit Mail und Messaging befasst. Beide Produkte gemeinsam bilden im Microsoft-Produktportfolio das Gespann für Unified Communications.

Der Hinweis auf Office im Produktnamen macht deutlich, dass Microsoft auf eine enge Integration mit dem Microsoft-Office-System setzt. Damit soll vor allem die Akzeptanz und so der Nutzungsgrad der erweiterten Kommunikationsmöglichkeiten verbessert werden. Ein kleiner Beispiel-Workflow: Der Anwender erhält eine Mail mit einer Information über Umsatzzahlen. In einem angefügten Tabellenarbeitsblatt (Excel) werden die Zahlen nach Regionen aufgeschlüsselt. In der Region Süd ist der Umsatz ohne erkennbaren Grund eingebrochen. Über Präsenzinformationen kann der Nutzer sofort das zuständige Sales-Team identifizieren und sogar feststellen, welcher Kollege gerade erreichbar ist. Kontextmenüs ermöglichen dann sofort die schnelle und intuitive Nutzung von Application Sharing oder Webkonferenzen per „click-to-communicate“. Das Problem kann so im Team schnell identifiziert und gelöst werden. Der Anwender muss weder seinen Arbeitsplatz verlassen noch eine selten genutzte Applikationen aufrufen. Er verlässt nie seine vertraute Arbeitsumgebung.

Das Konzept des OCS 2007

Der Office Communications Server 2007 kann im Bereich der Echtzeitkommunikation eine ganze Reihe von Kommunikationsaufgaben übernehmen, angefangen bei Instant Messaging bis hin zur softwarebasierten Voice-over-IP-Lösung. Microsoft will dem Anwender aber nicht nur neue Hilfsmittel für seine tägliche Arbeit an die Hand geben, sondern auch die Geschäftsprozesse optimieren. Deshalb werden die neuen Kommunikationsmedien um ein zentrales Element angeordnet: Es gibt nur eine einzige Identität des Anwenders in einem zentralen Verzeichnisdienst (Active Directory).

Mit der einmaligen Identität des Anwenders im Netzwerk werden Präsenzinformationen verknüpft. Diese Informationen nehmen im Konzept von Microsoft eine wichtige Rolle ein, da sie dem Anwender helfen, sofort die optimale Form der Kontaktaufnahme und der Kommunikation zu wählen. Fehlversuche wie das berüchtigte Mailbox-Pingpong können so deutlich reduziert werden.

Präsenzinformationen werden in Office Communicator 2007 angezeigt und organisiert. Ein Blick reicht um festzustellen, wann und wie beispielsweise die Kollegen aus dem Verkaufsteam erreichbar sind. Die Statusinformationen können manuell gesetzt oder automatisch übernommen werden. Kalendereinträge wie Meetings oder das Abheben des Telefonhörers führen automatisch zu Statusänderungen. Über Zugriffslevel kann der Anwender steuern, welche Informationen für unterschiedliche Benutzergruppen sichtbar sind.

Auch an mobile Anwender wurde gedacht: Für Nutzer von mobilen Geräten auf Basis von Microsoft Windows Mobile steht der Office Communicator Mobile zur Verfügung. Aber selbst wer im Internet-Cafe oder am Flughafen nur einen Browser nutzen kann geht nicht leer aus, da auch ein Zugriff über Microsoft Communicator Web Access möglich ist. Existieren enge Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen, können OCS-Infrastrukturen auf beiden Seiten durch Federation verbunden werden. Damit lassen sich Präsenzinformationen und auch Kommunikationsmedien über die Grenzen von Organisationen hinweg nutzen.