Xpact Gov: KI-basierte Dokumentenverarbeitung

Tausende E-Mails, meterweise Aktenordner und manuelle Datenerfassung bis zur Belastungsgrenze – oft genug der Arbeitsalltag in vielen deutschen Behörden. Doch eine Software-Schmiede aus Köln zeigt nun, wie die „Verwaltung der Zukunft“ aussehen kann. Mit der KI-Lösung Xpact Gov verspricht der Anbieter Evy Solutions nicht nur eine drastische Effizienzsteigerung, sondern will auch neue Maßstäbe setzen in Sachen Datensicherheit „Made in Germany“.

In den Poststellen der öffentlichen Verwaltung herrscht Hochbetrieb. Ob Bauanträge, Widersprüche oder Ausländerakten – die Flut an Dokumenten reißt nicht ab. Die manuelle Bearbeitung dieser Mengen ist nicht nur zeitfressend, sondern birgt auch ein hohes Fehlerpotenzial. Hier setzt die KI-basierte Software Xpact Gov an: Sie automatisiert die Dokumentenverarbeitung fast vollständig und ermöglicht Einsparungen bei Zeit und Kosten von bis zu 80 Prozent.

Verstehen statt nur Scannen: Der textbasierte Ansatz

Das Kernproblem herkömmlicher OCR-Systeme (Texterkennung) ist ihre Starrheit. Verschiebt sich ein Textfeld um wenige Millimeter, scheitern viele Programme. Die KI von Evy Solutions verfolgt einen anderen Weg. Anstatt auf starre Layouts zu achten, versteht die Software inhaltliche Zusammenhänge.

Durch diesen textbasierten Ansatz erkennt die KI relevante Informationen unabhängig vom Aufbau des Dokuments – egal ob es sich um eine E-Mail, ein PDF oder ein handschriftlich ausgefülltes Formular handelt. Die Software lernt zudem kontinuierlich dazu. Bereits nach einer kurzen Anlaufphase von drei bis vier Wochen erreicht das System eine Zuverlässigkeit von 99 Prozent. Für die Sachbearbeiter bedeutet das: Nur noch ein Prozent der Dokumente muss manuell geprüft werden.

Vom Posteingang bis zur digitalen Akte

Xpact Gov fungiert als digitaler Lotse, der das Dokument durch den gesamten Verwaltungsprozess in einzelnen Schritten begleitet:

1. Erkennung: Dokumente werden nach Inhalt und Vorgang getrennt.
2. Validierung: Die KI prüft die Daten auf Vollständigkeit und ergänzt fehlende Informationen.
3. Klassifizierung: Durch automatische Verschlagwortung werden alle Inhalte voll durchsuchbar.
4. Archivierung: Die Daten werden strukturiert in die bestehenden IT-Systeme überführt.

Die Einsatzmöglichkeiten sind dabei vielfältig. Bei der Verwaltung von Ausländerakten etwa trennt die Software automatisch Anträge von Meldebescheinigungen oder Kontoauszügen und legt sie nach dem aktuellen XhD-Standard ab. Auch bei Bauanträgen oder der Prüfung von Förderanträgen nimmt die KI den Mitarbeitern die mühsame Vorprüfung ab und erstellt fertige Prüflisten.

„Small Data“ statt „Big Data“: Effizienz ohne Halluzinationen

Ein häufiger Kritikpunkt an KI-Systemen ist die enorme Datenmenge, die für das Training benötigt wird. Evy Solutions hat diesen Prozess radikal abgekürzt. Während Standard-KIs oft 100.000 Dokumente benötigen, um einen Anwendungsfall zu erlernen, sollen mit Xpact Gov bereits 50 bis 100 Beispiele reichen.

Ein weiterer entscheidender Vorteil für den öffentlichen Sektor: Die KI wird ausschließlich mit den Daten des jeweiligen Nutzers trainiert. Das verhindert die gefürchteten „KI-Halluzinationen“ (das Erfinden von Fakten) und schließt eine Vermischung sensibler Daten aus.

Sicherheit und Zukunftssicherheit

Im sensiblen Bereich der öffentlichen Verwaltung ist Datenschutz nicht verhandelbar. Als SOC1 Typ II zertifizierte Lösung „Made in Germany“ garantiert Xpact Gov volle DSGVO-Konformität. Das Hosting und die Verarbeitung finden ausnahmslos auf deutschen Servern statt, wie der Anbieter versichert.

Auch für die kommende E-Rechnungspflicht ist das System gerüstet. Die Software verarbeitet X-Rechnungen und integriert sie nahtlos in gängige ERP- oder Buchhaltungssysteme wie DATEV. Wo früher Papierstapel wuchsen, sorgt nun intelligente Automatisierung für freie Schreibtische und schnellere Behördenentscheidungen.