Visitenkartenparty ? der Weg zu neuen Kunden. Jeder Unternehmer weiß, wie wichtig das Thema Neukundengewinnung für den eigenen Unternehmenserfolg ist. Doch welche Möglichkeiten gibt es, ohne großes Marketingbudget neue Kunden zu gewinnen? Eine relativ preiswerte und noch wenig bekannte Möglichkeit zur gezielten Kontaktanbahnung ist die Teilnahme an einer Visitenkartenparty.

Visitenkartenparty ? der Weg zu neuen Kunden

Autor: Harald Weber
Bei einer Visitenkartenparty wird nicht lange drum herum geredet. Wer auf solch einer Veranstaltung auftaucht, sucht neue Kunden und sollte offen sein für neue Lieferantenbeziehungen. Unter dieser Voraussetzung hat hier jeder gute Chancen, kostengünstig ? die Preise variieren in der Regel zwischen 10 und 20 Euro ? mit 30 bis 200 Selbstständigen, Freiberuflern und Mitarbeitern unterschiedlicher Firmen aus der Region direkten Kontakt aufzunehmen.

Die Visitenkartenparty ist die konsequente und systematische Weiterentwicklung des Veranstaltungsforums, wie es bei Empfängen, Tagungen und Kongressen schon lange üblich ist. Doch im Gegensatz zu den beiden letztgenannten Veranstaltungsformen leiden Visitenkartenparties nicht unter Besucherschwund. Ganz im Gegenteil: Sie erfreuen sich eines regen Zulaufs, da sie in der Regel viel preiswerter sind, in der jeweiligen Region stattfinden und auch dort die neuen Kontakte bringen.

Die Visitenkartenparty startet in der Regel in den frühen Abendstunden, meist zwischen 18 und 19 Uhr. An der Eingangskontrolle erhält jeder Teilnehmer ein Namensschild mit einer Ordnungsnummer, um die Zuordnung der Profile zu den jeweiligen Teilnehmern zu vereinfachen. Entweder wird dann eine Mappe mit den Profilen der übrigen anwesenden Teilnehmer ausgehändigt, oder die Profile werden an frei zugänglichen Pin-Wänden ausgehängt.

Nach einer kurzen Phase, die dem zwanglosen Kennenlernen oder dem Studium der übrigen Profile dient, folgt eine Begrüßung und ein je nach Veranstalter variierendes Programm. Mögliche Programmpunkte sind z. B.
> ein kurzer Fachvortrag zu einem Thema aus dem Gebiet Recht, Marketing, Vertrieb, Personal oder Betriebswirtschaft;
> allgemeine Vorstellungsrunden, zum Teil auch in Form von mehr oder weniger neckischen Kennenlernspielen;
> Phasen, in denen sich die Teilnehmer an festgelegten Punkten im Raum einfinden, um anderen interessierten Teilnehmern Rede und Antwort zu stehen;
> Gesprächsrunden, in denen die Teilnehmer innerhalb einer fest vorgegebenen Zeit einen Gesprächspartner zugewiesen bekommen;
> so genannte Projektwerkstätten, in denen mehrere Referenten zu unterschiedlichen Themen referieren oder Workshops anbieten. Sie dienen als Aufhänger für spätere Gespräche;
> Speakers Corner, bei denen ausgewählte Teilnehmer in 90 Sekunden oder ähnlich knapper Zeit die Möglichkeit haben, sich selbst oder ihr Unternehmen im Plenum vorzustellen;
> Verlosungen von Sachpreisen oder Dienstleistungen aus dem Teilnehmerkreis.
Wann er den Abend ausklingen lässt, hängt ganz von jedem einzelnen ab. Manche Veranstalter geben ein offizielles Ende vor, meist gegen 22:30 und 23:00 Uhr. Viele Teilnehmer bleiben wegen der anregenden Gespräche aber auch länger.

Wer kommt zu einer Visitenkartenparty?

Als Besucher sind in der Regel Mitarbeiter von kleinen und mittelständischen Unternehmen unterschiedlicher Branchen, Freiberufler und Selbstständige aus der Region dabei. Zwar streben alle Veranstalter einen gesunden Branchenmix an, dennoch sind die Branchen je nach Region recht unterschiedlich vertreten. Um einen Gesprächspartner während der Visitenkartenparty zu finden, bieten sich zwei unterschiedliche Strategien an:

1. Sie gehen nach persönlicher Sympathie und sprechen einfach jemanden an.
2. Sie suchen eine Person anhand der zur Verfügung gestellten Profile. Wenn Sie die gesuchte Person mal nicht sofort finden, so wird der Veranstalter Sie sicherlich dabei unterstützen und die Person ausrufen. Die Profile beinhalten in der Regel auch die Kontaktdaten, so dass Sie anhand der Telefonnummer oder Mailadresse auch nach der Veranstaltung noch Kontakte knüpfen und pflegen können.

Um eine Visitenkartenparty zu besuchen, wählen Sie einen Anbieter aus der Anbieterliste oder dem Internet. Auf der Homepage finden Sie fast immer einen Link zur Registrierung, wo Sie Ihr Teilnehmerprofil hinterlegen. Melden Sie sich rechtzeitig an, da viele Partys insbesondere im Norden schon einige Zeit im voraus ausgebucht sind. Denn auch wenn es die meisten Anbieter gestatten, an der Abendkasse nachzulösen, wird Ihr Profil unter Umständen nicht mehr in das offizielle Teilnehmerverzeichnis aufgenommen und steht damit den übrigen Teilnehmern nicht zur Verfügung. In der Regel gilt bei der Anmeldung: Wer sich zuerst anmeldet, kann kommen.

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Kasten 1

Tipps für Ihre erste Visitenkartenparty

* Werden Sie selbst aktiv und lassen Sie sich dabei ruhig vom Grundsatz leiten: »Sag, was Du meinst, und Du bekommst, was Du willst«.
* Erstellen Sie ein ansprechendes, aussagekräftiges und fantasievolles Profil von sich und Ihrem Unternehmen. In der Regel kann pro Teilnehmer nur ein Profil hinterlegt werden.
* Setzen Sie sich realistische Ziele und überlegen Sie vorab, wie viele gute Kontakte Sie an diesem Abend knüpfen möchten. Dabei gilt »Qualität vor Quantität«: Fünf gute Gespräche sind besser als zehn belanglose.
* Statten Sie sich mit ausreichend eigenen Visitenkarten aus (mind. 50 Stück). Selbstredend, dass die Karten aktuell sein sollten. Bitte keine Karten aus dem Internet oder mit Mikroperforation, das wirkt unseriös.
* Haben Sie einen eigenen Firmenflyer, überreichen Sie ihn Ihren Gesprächspartnern. Das Auslegen von eigenem Werbematerial wird ungern gesehen.
* Fragen Sie den Veranstalter, ob Sie im Rahmen der Visitenkartenparty aktiv werden können, zum Beispiel mit einem Kurzreferat oder der Teilnahme an einer Podiumsdiskussion.
* Nutzen Sie die Visitenkartenparty für den Test Ihrer verkäuferischen Fähigkeiten: Sind Sie in der Lage, einen Gesprächspartner in 90 Sekunden zu begeistern (90-Sekunden-Test)?
* Führen Sie auf der Party eine Marktforschung durch: Wie hoch ist der Bedarf für die von Ihnen angebotenen Dienstleistungen und Produkte? Worauf legen die Kunden besonderen Wert?
* Teilnehmer, die frei im Raum oder an Stehtischen stehen, werden öfter angesprochen als diejenigen, die an einem Tisch sitzen. Also hocken Sie nicht in einer Ecke, sondern lassen Sie sich treiben.
* Geben Sie nicht nach dem ersten Mal auf. Bei Ihrem zweiten oder dritten Besuch werden Sie Teilnehmer und Gesichter wiedererkennen, mit denen Sie dann leichter ins Gespräch kommen.
* Auf einer typischen Visitenkartenparty wollen die meisten Teilnehmer eher verkaufen als kaufen. Doch seien Sie offen! Vielleicht finden Sie interessante neue Lieferanten oder Partner für zukünftige gemeinsame Projekte.

Kasten 2

Vor- und Nachteile

Vorteile

* Reine B-2-B-Veranstaltung; die Chance, auf echte Geschäftsleute zu treffen, ist hoch.
* Kostengünstige Alternative zu Direktmailings, Zeitungsanzeigen, Kongressen und Events.
* Für eine Teilnahme reicht in der Regel eine einfache Registrierung im Internet.
* Angehörigkeiten zu Verbänden oder Institutionen mit Jahresgebühren oder ähnlichem entfallen.
* Möglichkeiten für die Marktforschung: Was bietet der Wettbewerb? Wie wird meine Dienstleistung akzeptiert?
* In der Regel entfallen Anreisekosten und -zeiten.

Nachteile

* Privatpersonen sind nicht zugelassen, allerdings wird bei der Anmeldung kein Gewerbenachweis gefordert, Visitenkarte reicht.
* Oftmals gibt es auf den Parties jede Menge Jäger (Anbieter) und nur wenige »Hasen« (Nachfrage).
* Die Kernfrage ist, ob wirklich alle Anbieter sachgerecht mit dem Thema Datenschutz umgehen ? sei es für eigene Zwecke oder um den Missbrauch durch Dritte zu vermeiden bzw. verhindern.
* Kostet 10 bis 20 Euro plus Kosten für den Verzehr von Speisen und Getränken.

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INFO

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www.visitenkartenparty.at
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www.firsttuesday.de
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www.u-netz.de
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