Digitale Akte, Reparaturen, Rechtliches & Fazit

Vertrags- und Dokumentenmanagement (Digitale Akte): Auf einen Blick

Die größten Optimierungen im Vergleich zur Lexware -Version hat Hausverwaltung plus 2026 beim Dokumentenmanagement erfahren. Eine große Hilfe beispielsweise ist, dass alle im Webbrowser unterstützen Dateiformate (zum Beispiel PDF, PNG, JPG) direkt im Programm angezeigt werden. Ebenfalls überzeugend ist die Exportfunktion: So können jetzt Dokumente exportiert werden, um diese beispielsweise an Mieter, Eigentümer oder Belegprüfer zu senden.

Mietverträge, Protokolle, Rechnungen, Korrespondenz werden jeweils beim Eigentümer oder Mieter, beim Gebäude oder einer Wohnung oder zu einem Kontakt abgespeichert. Alle Dokumente auf einen Blick finden Sie im Cockpit unter „Dokumente“. Dort können Sie schnell nach Datum oder Kontakt suchen. Ein Klick auf das Dokument öffnet es, sodass Sie bequem damit weiterarbeiten können. Sehr nützlich: Die Spalte „Speicherort“ verrät, wo das Dokument auf dem Rechner oder in einem Netzlaufwerk abgelegt ist. Die Dokumentenverwaltung hat unter Aareon ein Update erfahren, dass die Suche nach einem bestimmten Dokument beziehungsweise einer Information deutlich vereinfacht. Das Dokumentenmanagement ist gut umgesetzt.

Top: Beim Erstellen einer Mieterabrechnung zum Beispiel enthält das Gesamtdokument alle Mieterabrechnungen eines Gebäudes. Zugleich werden separate Dokumente mit den einzelnen Mieterabrechnungen erzeugt und in der Dokumentenverwaltung der jeweiligen Wohnung abgelegt.

Instandhaltungs-, Reparatur- und Wartungsmanagement

Eine gute Hausverwaltung sorgt dafür, dass Häuser und Wohnungen in einem guten Zustand bleiben. Das bedeutet, dass Hausmeister, Mieter oder Eigentümer Schäden melden können, die die Hausverwaltung erfasst und dokumentiert, anschließend Reparaturangebote einholt und Handwerker beauftragt sowie den Fortgang der Reparaturarbeiten dokumentiert. Regelmäßige Wartungsarbeiten, zum Beispiel an Aufzügen, müssen ebenfalls dokumentiert und überwacht werden.

Alle diese Use Cases werden bei der Aareon Hausverwaltung plus 2026 im Menüpunkt „Vorgänge“ im „Cockpit“ bearbeitet. Dennoch ist hier noch Luft nach oben, da die Instandhaltungs-/Reparaturkette nicht vom Meldungseingang bis zur Reparatur lückenlos digital umgesetzt ist.

Die Vorgangsverwaltung ist ein Premium-Element der Plus-Verwaltung und kommt einem Projektmanagement recht nahe. Je nach Vorgangsart können Sie unterschiedliche Aktivitäten definieren und damit den Bearbeitungsprozess vorgeben. Um Eingabeaufwand zu sparen und Bearbeitungsprozesse zu standardisieren, besteht die Möglichkeit, in den Vorgangsarten bereits eine Anzahl an Aktivitäten zu hinterlegen, die automatisch in den Vorgang übernommen werden.

Vorgänge und Aktivitäten lassen sich jeweils mit einem Termin versehen? Das ist leider noch nicht Realität: Die Vorgangsverarbeitung soll in einem späteren Schritt an mobile App-Lösungen angebunden werden.

Rechtliches: Nicht ohne aktuelle Vorlage

Abschluss, Überprüfung und Kündigung von Mietverträgen, professionelle Durchführung von Wohnungsabnahmen und -übergaben mit detaillierten Protokollen, Einberufung und Leitung von Eigentümerversammlungen – alles, was sich in einem rechtlichen Rahmen abspielt, wird bei Aareon Hausverwaltung plus 2026 mit zahlreichen Arbeitshilfen unterstützt. Zu finden sind diese im „Cockpit“. Eines der wertvollsten Features überhaupt im Test. Voraussetzung: Es sind immer alle aktuellen Rechtsgrundlagen hinterlegt.

Mieter und Eigentümerdaten unterliegen der DSGVO. Die Aareon Hausverwaltung plus 2026 erlaubt das Überschreiben beziehungsweise Anonymisieren von personenbezogenen Daten, wenn der Zweck für die Verarbeitung der Daten zum Beispiel durch Vertragsbeendigung entfällt und die Aufbewahrungsfristen von Daten und Dokumenten gemäß Abgabenordnung verstrichen sind.

Aareon Hausverwaltung plus 2026 schlägt hierzu eine Liste von Kontakten mit Verträgen vor, die länger als zehn Jahre nicht mehr aktiv sind und deren letzte Buchung älter als zehn Jahre ist. Es dürfen auch keine offenen Posten mehr vorhanden sein. Mit einem Mausklick können dann alle personenbezogenen Daten zu den Verträgen überschrieben beziehungsweise anonymisiert werden. Damit trägt Aareon der Anforderung der EU Datenschutz-Grundverordnung zum Löschen auf unkomplizierte Weise Rechnung.

Kommunikationsfunktionen: Luft nach oben

Größere Schwächen weist das SaaS-Programm bei der modernen Kommunikation auf. So gibt es beispielsweise noch keine Mieter- und Eigentümerportale: Dabei liegt im Online-Zugang für Mieter zur Einsicht in Dokumente, Nebenkostenabrechnungen und Schadensmeldungen beziehungsweise für Eigentümer zur Einsicht in Objektberichte großes Sparpotenzial. Um Mieter und Eigentümer zu informieren setzt Aareon bislang noch auf Versand von E-Mails direkt aus der Software. Doch gerade in Zeiten digitaler Selbstverwaltung erwarten Mieter und Vermieter immer mehr jederzeit einen Zugang zu ihren Daten und eine schnelle Kommunikation mit der Verwaltung über eine integrierte Schnittstelle.

Fazit: Mächtiges Tool mit Optimierungspotenzial

Die SaaS-Plattform Aareon Hausverwaltung plus 2026 ist ein mächtiges Tool mit vielen Funktionen und noch mehr Verknüpfungen. Sie punktet mit einigen hilfreichen Assistenten wie dem Mieterhöhungs-Assistent oder dem Umlagekonten-Assistent, ohne allerdings bislang KI einzusetzen. Angesichts wachsender Konkurrenz durch smarte Automatisierungen wäre der Einsatz von KI-gestützten Prüfungen oder Chatfunktionen ein logischer nächster Schritt. Eine zentrale Dokumentenverwaltung sorgt dafür, dass Mietverträge, Handwerkerbeauftragungen oder andere Dokumente schnell zu finden sind. Auch wenn das Layout der SaaS-Lösung etwas altbacken erscheint, findet man sich in dem Programm gut zurecht. Unser Fazit: Aareon Hausverwaltung plus 2026 überzeugt als umfangreiche SaaS-Lösung mit klaren Stärken in Finanzwesen und Dokumentenmanagement. Für die künftige Weiterentwicklung wünscht man sich vor allem moderne Kommunikationsfunktionen und eine überarbeitete Benutzeroberfläche.