Eigentümer, Nebenkosten, Umlagekonten & Finanzmanagement

Eigentümerversammlung: Meet, Greet und manchmal auch Grummel

Das Einberufen einer Eigentümerversammlung unterliegt einigen Regularien. Hier hilft die Lösung von Aareon bei der korrekten Einladung mit entsprechenden Vorlagen. Für die Beschlüsse selbst, die im Eigentümerprotokoll gelistet werden, gibt es eine Maske, die hilft, das Protokoll zu erstellen. Praktisch: Auch Gerichtsentscheidungen können hier integriert werden.

Die Eigentümerversammlungsprotokolle lassen sich den Gebäuden zuordnen und dort speichern. Was die Umsetzung der Beschlüsse angeht, kann zu jedem Beschluss ein Status vermerkt werden. Platz für To-dos ist aber nicht. Noch weniger ist hier ein Projektmanagement-Tool verknüpft, das beispielsweise die besprochene Sanierung des Tiefgarageneingangs oder die Neuanlage der Grünflächen begleitet. Und auch im Terminplaner erscheinen Deadlines aus den vereinbarten Beschlüssen nicht automatisch. Das erschwert insbesondere größeren Verwaltungen die Nachverfolgung beschlossener Maßnahmen.

Nebenkostenabrechnung: Eine Frage der Heizung

Wenn Sie die Heizkostenabrechnung selbst erstellen, müssen Sie entsprechende Angaben zur Heizanlage machen. Die alles entscheidende Frage dabei: ein Gebäude anlegen oder in mehrere aufteilen? Entscheidend ist, ob alle Gebäudeteile von ein und derselben Heizanlage versorgt werden. Egal, wie die Entscheidung ausfällt: Die Software stellt auf Knopfdruck die Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen gem. § 6a Abs. 3 HeizkostenV zusammen. So soll es sein. Und auch die CO₂-Kosten für Heizung und Warmwasser können ausgewiesen werden.

Umlagekonten: Du zahlst!

Der Lieblingsjob eines Immobilienverwaltungsprogramms besteht darin, die anfallenden Kosten eines Wohngebäudes korrekt auf die Mieter und Eigentümer zu verteilen. Für die Umlage der einzelnen Kosten muss jeweils ein Umlagekonto mit entsprechendem Verteilungsschlüssel vorhanden sein. Je nach Wohnungsgröße zahlen die Bewohner nämlich unterschiedlich für Müllentsorgung, Wartungsarbeiten, Allgemeinstrom etc.

Pluspunkt: Um die Arbeit zu erleichtern, legt Aareon für jedes neue Gebäu­de die wichtigsten Umlagekonten automatisch an. Kosten wie Grundsteuer oder Hausreinigung werden üblicherweise komplett auf die Mieter verteilt. Als Verteilungsschlüssel wird die Wohnfläche der einzelnen Wohnungen verwendet.

Kreditzinsen oder Kontoführungsgebühren werden oft von den Eigentümern getragen, wobei der Gesamtbetrag über die Miteigentumsanteile auf die verschiedenen Eigentümer verteilt wird. Durch die Umlageschlüssel der Umlagekonten kann die Haus­verwaltung bei der Abrechnung die angefallenen Kosten auto­matisch korrekt auf die verschiedenen Mieter und Eigentümer umlegen. Volle Punktzahl für diese Funktionen.

Lieferanten- und Handwerkerdatenbank: Wer liefert was? Letzter Preis?

Gute Handwerker sind rar. Umso besser, wenn sich zuverlässige Partner in der Datenbank finden. Eine gute Datenbank speichert nicht nur Kontaktdaten und -Gewerke der Handwerker, sondern auch Preislisten und Angebote und idealerweise auch eine Historie der Beauftragungen. Liegen diese Daten übersichtlich vor, erleichtert das die Umsetzung von Beschlüssen und die Verwaltung spart mit einer gut geführten Datenbank auch viel Zeit. Bei Aareon Immobilienverwaltung plus 2026 gibt es keine spezielle Handwerkerdatenbank – man kann die Handwerker jedoch anhand ihrer Rolle identifizieren. Ihre Angebote und Rechnungen können im System gespeichert werden.

Eine Vergleichsübersicht aller Handwerker und Dienstleister und deren Stundenpreise haben wir jedoch nicht gefunden. Automatisierte Funktionen beziehungsweise KI-Funktionen, um neue Angebote einzuholen, bietet die Lösung ebenfalls nicht.

Finanzmanagement und Buchhaltung: Läuft!

Natürlich unterstützt Aareon Hausverwaltung plus 2026 mit einem automatischen Zahlungsverkehr. Berücksichti­gt werden hierbei alle Überweisungsaufträge an Lieferanten sowie die gebuchten Verbindlichkeiten und Forderungen gegenüber den Mietern beziehungsweise Eigentümern. Der Zahlungsverkehr wird über Sammelbuchungen mit Lastschrif­ten oder Überweisungen erzeugt. Die Ausführung erfolgt über SEPA XML-Dateien mit anschließendem Datei-Upload an das Kreditinstitut oder direkt über die SEPA-fähige HBCI-Schnittstelle. Beim Speichern der Rechnung wird das Rechnungsdokument automatisch in der Dokumentenverwaltung unter der Dokumentenkategorie „Eingangsrechnung“ verknüpft. Zudem wird es im Dokumentenverzeichnis des jeweiligen Lieferantenkontaktes abgelegt.

Vermisst haben wir im Test eine automatisierte Plausibilitätsprüfung der Eingangsrechnungen, die hilft, Zeit zu sparen. Und auch Rechnungsfreigabe-Prozesse wünschen wir uns für eine Verwaltungslösung. Die getestete Version ist allerdings eine Einzelplatzlizenz und daher machen Freigabeprozesse wenig Sinn.

Fristenmanagement und automatische Erinnerungen

Automatisch erzeugte Termine helfen Ihnen, im Tagesgeschäft Mahnungen zu erstellen, Lastschriften von Eigentümern/Mietern an die Bank einzureichen, Überweisungen an Eigentümer/Mieter und Lieferanten zu veranlassen und Zähler mit abgelaufenen Eichfristen zu wechseln. Aareon Hausverwaltung plus 2026 setzt das vorbildlich um, so dass kein Termin vergessen wird.