10 Praxis-Punkte für mehr Usability des ECM

Als Hilfestellung für Unternehmen konkretisiert Hehmann die damit verbundenen Erfordernisse und nennt zehn zentrale Merkmale, die zu einer Steigerung der Usability bei ECM-Anwendungen führen:

1. Die Entwicklung der Anwendung sollte durchgängig und konsequent aus der Sicht des Benutzers konzipiert werden und nicht nach funktionalen Präferenzen erfolgen.
2. Der Benutzer muss in der Lage sein, mit höchstens drei Mausklicks Standardfunktionen ausführen zu können.
3. Auch bei komplexeren Komponenten und Werkzeugen der ECM-Anwendung müssen gegenüber klassischen Lösungen die Handlungsschritte deutlich vereinfacht werden.
4. Für alle ECM-Funktionen ist eine auf allen Ebenen sehr übersichtliche und damit ergonomisch vorteilhafte Bedienoberfläche erforderlich.
5. Es dürfen innerhalb der gesamten Applikation keine Diskrepanzen in der Philosophie »Benutzerfreundlichkeit« bestehen.
6. Der Benutzer muss jederzeit im Blick haben, an welcher Stelle des Gesamtprozesses er sich befindet.
7. Es darf selbst bei seltener oder sporadischer Nutzung der ECM-Anwendung nur ein geringer Lernaufwand entstehen.
8. Die Arbeit der Anwender ist durch intelligente Suchroutinen innerhalb der Dokumentenwelt aktiv zu unterstützen.
9. Der Benutzer muss das Arbeitstempo selbst bestimmen können und darf nicht vom System geführt werden.
10. Bei der technischen Weiterentwicklung der ECM-Lösung darf es zu keinen Kompromissen bei der Benutzer-Orientierung kommen.