Wie sich digitale Inhalte besser nutzen lassen
Daten und Dokumente werden in vielen Unternehmen mittlerweile digital erfasst. Doch das volle Potenzial bei der Datennutzung wird noch nicht ausgeschöpft. Wie ein ECM-System helfen kann.
Dokumente wie E-Mails, Chatverläufe, Sprachmemos, Bilder oder Videos sind heute längst Standard in Unternehmen jeder Größenordnung. Hinzu kommen Klassiker wie Kunden- und Auftragsdaten, Lieferanteninformationen oder Verträge.
Darüber hinaus müssen sich stark regulierte Unternehmen noch mit Freigabedaten oder Prüfprotokollen beschäftigen. Die Folge: Gewaltige Dokumenten- und Datentöpfe mit potenziell ebenso mannigfachen, verwertbaren Informationen entstehen – wenn sie übergreifend integriert und nutzbar gemacht werden.
Digitale Daten fallen in verschiedenen Abteilungen an. Einige Beispiele:
Finanzabteilung:
Kontobewegungen, Bilanzen, Kostenstellen, Steuernummern
Fertigung:
Digital vorgehaltene Stückzahlen, Ausschussraten, Bestände, Seriennummern, Lieferzeiten, Tracking-IDs, Messwerte und IoT-Sensorwerte
Marketing:
Klickzahlen, Conversion-Rates und Kampagnendaten
Fakt ist, dass Fortschritte beim Content Management spürbar sind. Viele Unternehmen erfassen die aus den oben genannten Datenquellen generierten Dokumente mittlerweile vollständig digital. Doch sie schöpfen deren und somit ihr eigenes Potenzial bei Weitem nicht aus. Denn im Idealfall sollten sich Dokumente und Prozesse intelligenter miteinander verknüpfen lassen – durch die Kombination strukturierter und unstrukturierter Daten, deren automatisierte Verarbeitung und anschließend erfolgende kontextbasierte Entscheidungsunterstützung.
Die Analysten von Forrester bestätigen diese Einschätzung. Was die Entscheider von inhaltsbasierten Prozessen angeht, haben laut der Untersuchung bislang erst 56 Prozent den ersten Schritt getan und die meisten Routineaufgaben bei der Dokumenten-Erstellung automatisiert. Geht es um fortgeschrittenere Funktionen wie die Automatisierung des Informationsaustauschs zwischen Personen oder Systemen in End-to-End-Prozessen, gibt es sogar noch deutlich mehr Platz für Verbesserungen. Auch die Gründe dafür liegen laut der Untersuchung auf der Hand: Je stärker die Datenmengen und -vielfalt wachsen, desto deutlicher zeigt sich das Fehlen einer zentralen Plattform mit der Content-Experten Daten effizient bündeln, analysieren und nutzen können.
Eine solche Plattform kann verschiedene, aber miteinander verzahnte Ebenen beinhalten:
- Ingestion und Normalisierung: Das System nimmt Inhalte aus unterschiedlichsten Quellen auf und überführt diese anschließend in ein einheitliches, für die Weiterverarbeitung geeignetes Format.
- Anreicherung und Klassifikation: Anschließend analysiert und strukturiert die Plattform die Inhalte, ordnet sie klar definierten Kategorien zu.
- Semantische Erschließung: Inhalte werden daraufhin so aufbereitet, dass nicht nur Daten, sondern auch ihre Bedeutungszusammenhänge erkannt und nutzbar gemacht werden.
- Orchestrierung und Governance: Schließlich bindet die Plattform die Daten gezielt in Geschäftsprozesse ein, während sie gleichzeitig die Einhaltung von Richtlinien und Vorgaben sicherstellt. Gerade hinsichtlich der enorm wachsenden Complianceanforderungen ein nicht zu unterschätzender Punkt.
Setzen Unternehmen solche Plattformen ein, können Informationsflüsse dank einem hybriden Ansatz aus Technologie und menschlichem Fachwissen effizienter und nachvollziehbarer gestaltet werden. Anwender nutzen solche Systeme beispielsweise schon heute zur besseren Entscheidungsfindung. KI-agentenbasierte Dokumentenverarbeitung zieht dafür belastbare Informationen aus den unterschiedlichsten Quellen, reichert sie an und wertet diese anschließend aus.
In Versicherungsunternehmen sorgt diese Technologie mitunter schon für deutliche Fortschritte. Gerade dort sind die vielfach noch bestehenden Datensilos im harmlosesten Fall ineffizient, im schlimmsten Fall führen sie zu fehlerhaften Entscheidungen mit potenziell hohen Kosten. Durch die Kombination menschlicher Expertise mit der Leistungsfähigkeit von KI und Cloud-Technologie wird Interoperabilität gewährleistet und Echtzeiteinblicke werden ermöglicht. Sowohl die Effizienz als auch die Reaktionsgeschwindigkeit verbessern sich im Versicherungswesen damit spürbar.
Das ist die Zukunft der vernetzten Datenlandschaft: fundiertere Entscheidungen, optimierte Prozesse, verbesserte Mitarbeitererfahrungen und letztlich bessere Ergebnisse für die Kunden.
Banken könnten analog profitieren – etwa durch den Zugriff auf konsolidierte, regelkonforme Informationen in Echtzeit, die es ermöglichen, Risiken schneller zu bewerten, Kredite effizienter zu prüfen oder Betrugsversuche frühzeitig zu erkennen.
Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass Unternehmen vor der Herausforderung stehen, wachsende Datenmengen aus unterschiedlichsten Quellen und Lösungen effizient zu nutzen. Trotz spürbarer Fortschritte bleibt das Potenzial digitaler Inhalte häufig noch ungenutzt – vor allem, weil zentrale Plattformen fehlen, die strukturierte und unstrukturierte Informationen intelligent zusammenführen.
Durch automatisierte Datenerfassung, semantische Analyse und klare Governance lassen sich Informationsflüsse optimieren, Compliance sichern und Entscheidungen beschleunigen. Das Ergebnis können fundiertere Entscheidungen, effizientere Prozesse und messbare Wettbewerbsvorteile sein.
Heinz Wietfeld ist Director DACH bei Hyland.
