Druckkosten sparen: von Hamsterkäufen bis falscher Auslastung (Fortsetzung)

Während es bei Kopierern in der Regel ein Service-Management mit Leasing der Systeme in Unternehmen gibt, ist dies bei Druckern oft nicht der Fall. Diese werden häufig von der IT-Abteilung eingekauft, oder auch von einzelnen Abteilungen. Gerade letzteres führt zu Wildwuchs und höherem Aufwand bei Support. Neben dem Service-Management empfiehlt es sich auch, die Beschaffung von Verbrauchsmaterialien zentral zu regeln. Über digitale Workflows von Dokumenten-Management-Systemen erfolgt die Bearbeitung digital. Es fällt weniger Papier an. Am Anfang eines Workflows müssen allerdings die entsprechenden Dokumente eingescannt werden.

Farbdrucker sind nicht nur gut, um Präsentationen zu drucken. Mitarbeiter verwenden sie aber auch für Geburtstagseinladungen oder Gartenparties. Hier muss ein Unternehmen natürlich klar ansagen, was erlaubt ist oder nicht. Über eine entsprechende zentrale Management-Software lässt dann aber etwa uneinsichtigen Mitarbeitern der Farbausdruck sperren.

Manchmal ist aber auch keine böse Absicht dahinter wie beim Ausdruck von E-Mails von Outlook. Dieses stellt bei einer Antwort auf eine Mail den bisherigen Text in Farbe dar. Also wird die Mail in Farbe gedruckt und somit deutlich teuerer als notwendig. Eventuell regelt dies aber die Steuerungs-Software, indem sie Outlook-Ausdrucke automatisch in SW umwandelt oder an einen SW-Drucker schickt.

Eine weitere Regel könnte sein, dass Druckjobs ab einer bestimmten Seitenzahl über ein größeres System ausgedruckt werden: Hier sind die Preise pro Seite geringer. Statt dem Einsatz von vorgedruckten Formularen, die dann mit den eigenen Daten versehen werden, lässt sich dies auch in einem Ruck erledigen. Das Unternehmen entwirft dazu mit einer entsprechenden Software eigene Formulare und legt diese in den Druckern ab. Bei der Ausgabe werden die Eingaben mit den Formular-Elementen kombiniert. Eine Bevorratung der Formulare entfällt damit.