Effiziente E-Mail-Suche und Revisionssicherheit
E-Mails sind aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Mit jeder empfangenen und gesendeten E-Mail wächst jedoch auch die Schwierigkeit, im Bedarfsfall wieder darauf zurückgreifen zu können. Eine gut funktionierende Archivierungslösung schafft Abhilfe und spart damit Zeit, Geld und Nerven. Mit Cloud-Lösungen sinken zudem die technischen Hürden für die zentrale E-Mail-Archivierung im Unternehmen.Für Geschäftskorrespondenz auf Papier existierten in Unternehmen noch klare Ablage- und Archivierungsstrukturen. Das Auffinden eines bestimmten Vorgangs war damit meist kein Problem. Mit der elektronischen Post als vorherrschendem Kommunikationsmittel im modernen Geschäftsalltag sieht dies oft anders aus: Jeder im Unternehmen ist plötzlich auf der Suche nach verschollenen und nicht lokalisierbaren E-Mails. Dabei kann es sich um wichtige Informationen handeln, die der Kollege per E-Mail geschickt hat, aber auch um Nachrichten eines Kunden, die versehentlich in einem falschen Ordner abgelegt wurden. Vielleicht liegt die E-Mail in der Mailbox eines Mitarbeiters, der nicht erreichbar ist oder das Unternehmen sogar verlassen hat. Schlimmstenfalls hat ein Benutzer eine E-Mail gelöscht, die nun dringend benötigt wird. Die Wiederherstellung verlorener E-Mails bedeutet jedenfalls einen erheblichen zeitlichen und damit auch finanziellen Aufwand - wenn sie überhaupt noch möglich ist. Aus diesen Gründen sichern gängige E-Mail-Systeme die Daten parallel zum normalen E-Mail-Betrieb in Backups. Dies belastet jedoch das E-Mail-System zusätzlich. Backups von großen E-Mail-Datenbanken nehmen viel Zeit in Anspruch und lassen sich oft nicht vollständig in Zeiten niedriger Last durchführen. Daher sind E-Mail-Server oft stärker ausgebaut, als dies für den reinen E-Mail-Betrieb eigentlich nötig wäre. Für erhebliche Beeinträchtigungen sorgt ein Verlust von Daten: Die Wiederherstellung der Datensätze kann den E-Mail-Server so beträchtlich belasten, dass ein parallel laufender E-Mail-Betrieb kau
