Ganzheitliches Archivierungskonzept
Zukunftssicher durch zentralen Ansatz
Die Zahl digitaler Dokumente und Datentypen, die Unternehmen langfristig archivieren müssen, wird in Zukunft deutlich ansteigen. Sind es bislang vor allem E?Mails, Anwendungsdaten und Textdokumente, so zählen zunehmend auch Multimediadaten wie Audio und Video zu geschäftsrelevanten Dokumenten. Unified Archiving liefert dazu eine ganzheitliche Archivierungsstrategie, um all diese Daten auch über viele IT-Zyklen hinweg langfristig zu archivieren und zentral zu managen.In der Vergangenheit waren Anwender gewohnt, dass die Lebensdauer von IT-Systemen typischerweise die Lebensdauer der damit verwalteten Informationen übersteigt. In Zukunft wird eine große Menge an Informationen die Hard- und Software überdauern, die aktuell ihrer Verwaltung dienen. Wenige IT-Systeme besitzen eine Lebenszeit von zehn oder mehr Jahren, wobei im besten Fall in dieser Zeitspanne drei bis vier größere Versionswechsel erfolgen. Im schlechtesten Fall jedoch muss das Produkt eines anderen Herstellers die bisherige Plattform ablösen, oder mehrere neue Systeme teilen sich später Teilfunktionen der ursprünglichen Lösung.
Zusätzlich gab es in den letzten Jahren auch im Bereich der Speichertechniken und Speichermedien eine rasante Entwicklung, deren Ende nicht absehbar ist. Archivierung stellt aber eine langfristige Aufgabe dar, weshalb nicht nur alte und aktuelle Techniken zu unterstützen sind, sondern prinzipiell auch Offenheit gegenüber künftigen, bislang unbekannten Standards gefordert ist.
Ferner sehen sich Unternehmen heute mit einem starken Anstieg der zu archivierenden Datenmengen konfrontiert. Angesicht der Herausforderungen, die sich für Unternehmen aus diesen Entwicklungen ergeben, muss sich die Sichtweise auf Storage und Archivierung grundlegend ändern. Es stehen nun nicht mehr die Systeme im Mittelpunkt der IT, sondern vielmehr die Frage: Wie lassen sich immer mehr Informationen langfristig über wechselnde IT-Systemlandschaften hinweg managen, weiterentwickeln, archivieren und analysieren? Ähnlich, wie es beim Daten-Management mit Datenbanken vor etwa 20 Jahren ein Umdenken hin zu zentralen Datenbank-Management-Systemen gab, werden Unternehmen in Zukunft eine einheitliche, übergreifende Infrastruktur zur Archivierung implementieren müssen. Dieses ganzheitliche Konzept mit dem Ziel, eine zukunftssichere Archivierung aller Daten zu ermöglichen, bezeichnet der Begriff "Unified Archiving".
Ansatz für alle Datentypen
Im Mittelpunkt des Konzepts "Unified Archiving" steht in erster Linie der ganzheitliche, zentrale Ansatz für den gesamten Archivierungsbedarf im Unternehmen. Vor allem beinhaltet dies nicht nur die Archivierung von Dateien, die in dieser Hinsicht schon immer eine große Rolle spielten - wie Belege, Dokumente, E?Mails und Anwendungsdaten -, sondern beispielsweise auch von ERP-Daten oder Audio- und Videodateien wie Telefonate oder Videokonferenzen. Kurz gesagt: Es geht um die Archivierungsmöglichkeit für prinzipiell alle digitalen Daten. Um dies übergreifend für die unterschiedlichen Dateitypen bewerkstelligen zu können, baut die Archivinfrastruktur bei Unified Archiving auf einem gemeinsamen zentralen Archiv-Backbone auf, an das sich je nach Datentyp oder Umgebung unterschiedliche Module anschließen lassen.
Die Vorteile einer solchen strukturierten und funktionalen Archivierungslösung für Unternehmen liegen auf der Hand: Die Zentralisierung der Archivinfrastruktur ermöglicht die revisionssichere Erfüllung aktueller Anforderungen aus dem Bereich Compliance an die Aufbewahrung von Informationen - wie beispielsweise ein übergreifendes Management der Aufbewahrungsfristen. Darüber hinaus lässt sich durch die Konsolidierung aller unternehmensweiten Archivierungsbelange in einem System und mit einheitlichem Zugriff die IT-Infrastruktur verschlanken. Nicht zuletzt können Unternehmen durch die Reduktion von Speicherbedarf und die übergreifende Vermeidung von Dubletten die IT-Ausgaben senken. Konkret dienen dazu verschiedenen Funktionen, die sich technisch erst durch die zentrale Infrastruktur ergeben. Dazu gehören Features wie Retention-Management, Versionierung oder Rendition-Service.
Wie erwähnt, müssen sich Unternehmen bei der Archivierung an rechtliche Aufbewahrungsfristen und interne Regelungen zur Vorhaltung von Daten halten. Der explosionsartige Anstieg dieser Datenmengen, der in weiterer Konsequenz zum Zukauf teurer Speichermedien führt, forciert aber auch die Notwendigkeit, Daten und Informationen geordnet zu löschen. Diese Fähigkeit erscheint fast ebenso wichtig, wie das strukturiere Archivieren der Daten selbst. Beim ganzheitlichen Archivierungsansatz verwaltet das so genannte Retention-Management die Aufbewahrungsfristen, die für einzelne Dokumente gelten. Die entsprechende Information lässt sich dazu mit den archivierten Daten verknüpfen. Dies ermöglicht dann die gezielte und bewusste Löschung alter Datenbestände.
Die Versionierung wiederum dokumentiert verschiedener Arbeitsstände bei einer Datei, um so eine bessere Nachvollziehbarkeit bei Veränderungen abgelegter Dokumente zu gewährleisten. Der so genannte Rendition-Service schließlich erstellt gemäß festgelegter Policies Langzeitkopien in einem standardisierten Format wie PDF/A (ISO) oder TIFF. Dies ist bei anwendungsspezifischen Dateiformaten in Hinblick auf die Kurzlebigkeit der IT-Systeme relevant: Bestimmte Dateiformate könnten sich sonst eventuell nicht mehr betrachten lassen, wenn die zugehörige Anwendung irgendwann aus dem IT-System verschwindet.
Für die Funktionalität und Effizienz bei allen diesen Beispielen sind jedoch ein zentrales Management der Archivstruktur, Richtlinien und Policies unabdingbar - ein auf zahlreiche Insellösungen verteiltes Archiv macht ein stringentes Vorgehen hier nahezu unmöglich. Um aber herauszufinden, welcher Datentyp nach welchen Policies zu behandeln ist - ob das System beispielsweise eine Langzeitkopie ablegen oder per Retention-Management eine bestimmte Vorhaltezeit mit der Datei verknüpfen soll -, ist es außerdem nötig, den Datenbestand vor der Einrichtung eines funktionalen Datensystems zu analysieren und zu klassifizieren. Dies sollte der Anwender - in Hinblick auf die gebotenen Vorteile - jedoch nicht als lästige Pflicht, sondern als Chance für ein strukturiertes Archiv ansehen.
Zentrale Struktur versus Insellösungen
Kein Unternehmen würde es heute noch akzeptieren, wenn eine Applikation ihre eigene proprietäre Datenbank nutzen würde. Dies sollte sinngemäß auch bei der Archivierung gelten. Der verbreitete Ansatz der "Insellösungen", bei dem sich viele voneinander getrennte Archive im IT-System eines Unternehmens finden, widerspricht vollständig dem Gedanken hinter Unified Archiving. Dass jede DMS/ECM-Lösung (Dokumenten-Management-System/Enterprise-Content-Management) ihr eigenes Archiv mitbringt, erweist sich als hochgradig ineffizient und führt zu einer unübersichtlichen, schwer zu managenden Archivinfrastruktur. Stattdessen stellt Unified Archiving dieser Vielfalt ein zentrales Archivierungs-Backbone entgegen, auf dem alle Datentypen aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen abgelegt sind. Dadurch ergeben sich bessere Administrations- und vor allem auch Recherchemöglichkeiten wie beispielsweise eine Volltextsuche. Zusätzlich ermöglicht dieser zentrale Ansatz eine saubere Trennung des digitalen Archivs auf der Datenhaltungsebene und der darauf aufsetzenden Anwendungen wie DMS/ECM-Lösungen. Dies erleichtert die Wartung, und Unternehmen bleiben flexibler in der Wahl der Anbieter sowie bei der Migration auf andere Systeme. Unified Archiving vereinfacht zudem deutlich die langfristige Anforderung, Informationen über sich wandelnde IT-Systemlandschaften hinweg zu archivieren und zu managen.
Vor allem aufgrund rechtlicher Vorgaben sind sichere Datenarchivierung und damit das Konzept Unified Archiving heute für nahezu jedes Unternehmen relevant. Allerding stellt sich die Frage, inwieweit eine bestimmte Lösung auf einzelne Unternehmen und Unternehmensgrößen konfektionierbar ist. Der zentrale Ansatz von Unified Archiving erleichtert individuelle Anpassungen. Denn der modulare Aufbau des Archivs mit einem zentralen Archiv-Backbone und zahlreichen zusätzlichen Modulen für unterschiedliche Archivierungsbelange und Datentypen ermöglicht es, einen entsprechend zugeschnittenen, aber dennoch einfachen Aufbau zu realisieren.
