Damit lassen sich nicht nur alle Gerätefunktionen benutzerabhängig in ihrem Umfang einschränken oder erweitern, auch der Zugriff auf Dateien und Verzeichnisse kann abhängig vom gerade angemeldeten Mitarbeiter gewährt oder verweigert werden. Eingescannte Dokumente lassen sich darüber hinaus auch sofort bestimmten Projekten, Kunden oder Akten im Netzwerk zuordnen oder an Dokumentenmanagementsysteme weitergeben. Die Zugriffskontrolle erfolgt dabei über ein Kennwort, den Fingerabdruck, eine Smartcard oder über eine Kombination aus allen drei Zugriffsmechanismen. So hat ECopy eine Authentifizierungslösung entwickelt, die den strengen Richtlinien des US-Verteidigungsministeriums (Department of Defense, DoD) entspricht. Die so genannte Common Access Card richtet sich an extrem sicherheitsbewusste Kunden und verfügt über einen DoD-geprüften Kartenleser, die »ECopy ScanStation«.

Die »ScanStation« ist ein PC samt Tastatur und Touchscreen und der Workflow-Software »ShareScan«, die sich an Multifunktionsgeräte verschiedener Hersteller anschließen lässt oder wahlweise auch mit TWAIN-kompatiblen Scannern zusammenarbeitet. Auf diese Weise lassen sich Dokumente sehr sicher digital erfassen und der Dokumentenschutz bleibt auch unter den strengsten Sicherheitsbestimmungen gewährleistet. Die Lösungen können zusammen mit ausgewählten Geräten der großen Multifunktionsgeräte-Herstellern Canon, Ricoh, Konica Minolta, Sharp, Toshiba und HP bezogen werden und bietet eigens entwickelte Schnittstellen für Dokumentenmanagementsysteme wie EMC Documentum Content Server, Filenet, Interwoven Worksite, Open Text Livelink und Microsoft Sharepoint.

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