Auf Web basierende Collaboration-Tools erlauben Benutzern, deren Büros Kilometer voneinander entfernt sind, gemeinsam Projekte zu bearbeiten. Network Computing testete acht Produkt-Suites.

Arbeiten mehrere Menschen gemeinsam an einem Vorhaben, können sie es oft schnell und effizient erledigen. Diese Zusammenarbeit findet im Besprechungsraum, am Cola-Automaten und auf dem Flur zwischen den Büros statt.

Virtuelle Arbeitsbereiche vereinfachen es, Mitarbeiter über organisatorische und geographische Grenzen hinweg zusammenzuführen, damit sie gemeinsam an Dokumenten und anderen Aufgaben arbeiten können. Zwar lassen sich viele gemeinsame Aufgaben auch mit synchronen Werkzeugen, beispielsweise Instant-Messaging und Datei-Sharing, erledigen. Geht aber der Kollege weg, endet die Arbeit. Auf Web basierende, asynchrone Werkzeuge erlauben es einem Mitarbeiter hingegen, weiterzuarbeiten, wenn er allein ist, und andere Mitarbeiter können dort anknüpfen, wo er aufgehört hat.

Network Computing hatte 15 Hersteller eingeladen, ihre Software für solche Arbeitsbereiche für einen Test zur Verfügung zu stellen. Wir wollten, dass der Zugriff auf das System über das Web möglich ist und dafür keine lokale Client-Software nötig ist. Asynchrone Arbeitsbereiche erlauben den Benutzern, zu kommen und zu gehen, ohne ihre Arbeit zu verlieren. Die Teilnehmer erhalten Änderungsmitteilungen per E-Mail. Außerdem verlangten wir von den Arbeitsbereichen, dass sie Dokumente mit Versionskontrolle und Workflow ein- und auschecken, damit die Beteiligten Dokumente durch eine Genehmigungsprozess leiten können.

Report-Card: Enterprise-Collaboration-Werkzeuge

Features: Enterprise-Collaboration-Werkzeuge

Das Testfeld

Entopia, Groove Networks, Hummingbird, Interwoven, Microsoft, Open Text, »SiteScape«, Stellent und Vignette sagten eine Teilnahme zu. Grooves Virtual-Office ist allerdings kein Web-Paket, weshalb wir es auch nicht testeten.

EMC lehnte es ab, uns ihr »eRoom« zur Verfügung zu stellen, weil unsere Testkriterien auch ihr Documentum erforderten – und dieses Produkt rückt EMC für Tests nicht heraus. »LibertyNet« sagte ab, weil dieses Unternehmen nicht direkt auf dem Collaborative-Markt aktiv ist. »FileNet«, Flypaper, Hyperwave und IBM (mit Lotus-Workspace) antworteten einfach nicht.

Web-Collaborative-Arbeitsbereiche funktionieren auf einem Applikations-Server, der Browsern über einen Web-Server Seiten- und Dokumentenanfragen beantwortet. Typischerweise hält ein Dateispeicher oder Web-Ordner Dokumente, während eine Datenbank die Server-Konfiguration, lokale Benutzerinformationen und Metadaten speichert.

Collaboration-Server verzehren reichlich Prozessor- und Speicherressourcen. Jedes der getesteten Systeme erfordert einen Dual-Intel-P-III- oder eine Single-Intel-P-4-Bereich mit mindestens 1 GByte Arbeitsspeicher. Web-Collaboration unterstellt keine Client-Rechenleistung, die Server tragen also die gesamte Last der zu unterstützenden Client-Aktivitäten. Die Server authentifizieren Benutzer, setzen Sicherheitsrichtlinien durch, liefern und übersetzen Dokumente in HTML, verarbeiten E-Mails und erzeugen und durchsuchen Indizes.

Einige Plattformen, beispielsweise Entopia-Quantum und Sitescape-Forum, editieren Dokumente online innerhalb des Browsers. Das verlangt sogar noch mehr Pferdestärken. Die meisten Produkte senden Dokumente durch den Browser als Strom zu den Benutzern und überlassen es dem Browser, sie entsprechend des MIME-Typs zu behandeln. Es ist auch möglich, Dokumente online über WebDAV (Web-based Distributed Authoring and Versioning) zu editieren. Egal auf welchem Weg, die Verwendung des lokalen Clients zum Anzeigen und Editieren von Dokumenten befreit den Server von der Verarbeitung. Aber Server-Prozesse halten die Ressourcen trotzdem noch beschäftigt.

Die getesteten Systeme erfordern Benutzerschulung. Quantum, Hummingbird-Enterprise-Collaboration, Microsoft-Sharepoint-Services und Forum sind leicht navigierbar. Interwoven-Worksite-MP, Open-Text-Livelink, Stellent-Universal-Content-Manager und Vignette-Business-Collaboration-Server (VBCS) sind komplexer.

Allen Herstellern fällt es schwer, eine Ente eine Ente zu nennen. VBCS bezeichnet sein System als Group-Memory und seine Arbeitsbereiche als Communities. Hummingbird spricht ebenfalls von User-Communities. Interwoven arbeitet lieber mit Realms und Facilities, während Entopia ein Q-File erzeugt. Nachdem wir erst einmal das Vokabular verstanden hatten, erkannten wir, dass jedes Produkt Check-in/Check-out-Features und Versionskontrolle bietet. Und jeder Hersteller außer Microsoft bietet ein Werkzeug für Workflow.

Diese Systeme werden für Administratoren nicht zu den Favoriten zählen. Obwohl jedes Produkt Werkzeuge zum Starten, Stoppen und Überwachen von Prozessen, Standardberichte und erweiterte Protokollierungseinrichtungen enthält, bietet außer Microsoft kein Hersteller ein Utility, mit dem der Administrator das Wachstum der Arbeitsbereichen überprüfen könnte. Sharepoint nutzt SQL-Server für Dokumenteninhalte, Server-Einstellungen und Metadaten. Einzuplanen ist die Ausführung eines Antiviren-Programms auf Server-Seite, denn keiner der Hersteller kümmert sich um Viren und böswilligen Code.

Info

So testete Network Computing

Unsere Tests konzentrierten sich auf die Features und Funktionalitäten der Arbeitsbereichs-Plattformen. Jedes Produkt enthält mehrere Dienste, die sich in einem Client-Server-Bereich installieren lassen. Einige, beispielsweise Interwoven-Worksite-MP, machen es einfach, in einem Server-Cluster zu arbeiten. Wir bemühten uns nicht so sehr, jedem Kandidaten die gleichen Ressourcen zu geben, aber wir gaben jedem Produkt das bestmögliche Zuhause.

Wir testeten fast alle Arbeitsbereichs-Plattformen auf Dual-Processing-PIII-Prozessoren (1400 MHz) mit 1024 MByte RAM unter Windows-2000-Server (SP4). Entopia war nicht glücklich mit nur einem GByte RAM – das Unternehmen schickte uns dann einen Dell-Dimension-4600i (P4 2800 MHz) mit 2048 MByte RAM unter Windows-2000-Server (SP4). Sitescape schickte uns eine CD-ROM mit Software für Windows und Unix. Da das Produkt keine spezifische Plattform bevorzugt, installierten wir es auf unseren Sun-Sunfire-280R, der sich ohnehin nach etwas Action sehnte.

Entopia-Quantum und Sitescape-Forum enthalten Datenbanken – Oracle 9.2 und Frontbase. Den anderen Produkten gaben wir Zugriff auf einen lokalen oder Remote-SQL-Server-2000. Jedes Produkt hatte außerdem Zugriff auf einen Exchange-Server-2003 für SMTP-Dienste und Active-Directory.

Um ein Gefühl für Teamwork und Collaboration zu erhalten, richteten wir eine Anzahl Benutzer für den Zugriff von mehreren Arbeitsstationen ein. Diese virtuellen Benutzer halfen uns, jedes der Systeme zu analysieren. Außerdem lieferten uns einige Redakteure Feedback zur Systemnavigation, Erzeugung des Arbeitsbereichs und Einfachheit der Zusammenarbeit. Falls sie es für schwierig halten, mit den Systemen zu arbeiten, werden die Endbenutzer zusätzliches Training benötigen.

Verzeichnis-Allerlei

Alle Produkte nutzen E-Mail, um Benutzer über geänderte Arbeitsbereiche zu informieren. Und die meisten – die Ausnahmen sind Hummingbird und Microsoft – verarbeiten E-Mail, die für Arbeitsräume bestimmt ist. Keines der Produkte ignoriert den Wert eines Verzeichnisdienstes beim Erzeugen und Authentifizieren von Benutzern und Zuweisen von Rollen an Benutzer. Aber da hören die Gemeinsamkeiten auch schon auf. Hummingbird und Stellent authentifizieren Benutzer mit NT-LAN-Manager (NTLM) und einem LDAP-fähigen Verzeichnis. Open-Text nutzt ebenfalls NTLM oder ein LDAP-fähiges Verzeichnis für die Authentifikation, aber die Unterstützung ist auf ein Sun-ONE-Verzeichnis beschränkt. Andererseits kann das Produkt Benutzer importieren und mit einem Active-Directory oder Exchange-5.5-Verzeichnis synchronisieren. Interwoven, Sitescape und Vignette importieren und synchronisieren Benutzer aus beziehungsweise mit einem LDAP-fähigen Verzeichnis. Sitescape kann auch NTLM-Authentifikation nutzen, wenn der Server unter Windows läuft.

SiteScape Forum 7.1

Der Gewinner unsere Auszeichnung »Referenz« ist eines der am leichtesten benutzbaren Produkte. Es bietet an Features reiche Collaborative-Arbeitsbereiche zu einem wettbewerbsfähigen Preis. Forum ist für Benutzer und Administratoren gleichermaßen intuitiv und unterstützt mehrere Plattformen und Datenbanken, damit es gut in beliebige Enterprise-Architekturen passt. Das Produkt enthält Instant-Messaging sowie eine interne Messaging-Komponente. Wer nicht über die Ressourcen verfügt, um Forum zu implementieren, kann das Produkt als Service nutzen (lizenziert pro Anwender).

Wie Microsoft-Sharepoint bietet Forum Assistenten, die Benutzern dabei helfen, Dokumentenordner, Arbeitsbereiche und Diskussionslisten zu erzeugen. Nach Auswahl eines Arbeitsbereichs- und Verzeichnisnamens für den Zugriff auf das Dokumentenverzeichnis über das Web selektieren wir die Benutzer und Gruppen, denen wir den Zugriff gewähren wollten. Dann wählten wir Ressourcen, beispielsweise Diskussionsforen, Kalender, Kontakte und einen Chat-Room, um sie dem Arbeitsbereich hinzuzufügen.

Chat-Room-Dialoge lassen sich als Transscripts speichern und dem Arbeitsbereich hinzufügen oder auf die lokale Maschine herunterladen. Wie Hummingbird-Enterprise-Collaboration enthält Forum ein internes Instant-Messaging-(IM-)Utility, das sich benutzen lässt, so lange ein Benutzer eine Listener-Funktion für das Senden und Empfangen von Nachrichten einschaltet.

Um Dokumente in das System zu importieren, selektiert der Benutzer sie einfach im lokalen oder gemeinsamen Dateisystem. Die Produkte von Stellent und Vignette verwenden im Gegensatz dazu ein Massenimport-Utility. Sobald unsere Dokumente hochgeladen waren, konnten wir sie mit einem HTML-Viewer betrachten und online editieren.

Beginnt ein Arbeitsbereich sich mit Dokumenten und Diskussionen zu füllen, wird die enthaltene Suchmaschine notwendig. Mit dem Basis-Suchformular von Forum fanden wir Inhalte über Autoren und Schlüsselworte. Suchen lassen sich durch Eingabe von Datum und Inhaltstyp, beispielsweise Arbeitsbereich oder individuelle Diskussionslisten, einschränken. Die Suchen von Forum sind nicht so fortgeschritten wie die Suchformulare und Agenten von Stellent oder Vignette, aber Suchabfragen lassen sich immerhin speichern und erneut verwenden.

Leicht entwickelten wir einen Workflow-Prozess für die Rezension von Dokumenten. Wie das Produkt von Stellent bietet Forum ein gut ausgewogenes Verhältnis zwischen Nutzbarkeit und Funktionalität. Erzeugt ein Anwender erstmalig einen Workflow, installiert oder aktualisiert Forum Adobes SVG-Viewer auf dem Desktop. Anschließend verwendet der Benutzer ein grafisches Werkzeug, um einen Workflow mit Stufen und Triggers, die den Wechsel von einer Stufe zur nächsten auslösen, zu erzeugen.

Arbeitsbereichen in Forum können E-Mail empfangen. Um dieses Feature zu implementieren, mussten wir allerdings POP3-Mailboxen auf unserem Exchange-2003-Server einrichten.

Vignette Business Collaboration Server 5.6.3

Der Vignette-Business-Collaboration-Server (VBCS) bietet Arbeitsbereiche mit vollständigen Features zu einem guten Preis. Aber die Bedienerfreundlichkeit und den Preis von Forum konnte das Produkt letztlich doch nicht schlagen. Die enge Integration mit E-Mail und LDAP sowie Unterstützung von WebDAV machen VBCS zu einer Lösung, die leicht in jedes Unternehmen integrierbar ist. Allerdings ist es schwer, VBCS zu lernen.

Das Universum des Produkts ist Group-Memory (Gruppen-Speicher). Benutzer arbeiten in gemeinsamen Communities oder Arbeitsbereichen zusammen, die unter den getesteten Produkten E-Mail am besten nutzten. VBCS verwendet E-Mail für Benachrichtigungen, lässt aber auch Gruppen, Ordner und Diskussionslisten E-Mail empfangen. Anhänge werden wie Dokumente verarbeitet. Es ist nicht notwendig, auf dem Standard-Mail-Server Mailboxen einzurichten, denn VBCE enthält selbst einen Mailer.

Wir erzeugten unter Verwendung eingebauter Vorlagen mit Default-Feature-Sets Communities sehr einfach. Die Vorlagen waren nicht ganz so extensiv wie die von Forum, aber sie enthalten Konto, Inhalt, Projekt, Stichpunkt beziehungsweise Thema und anpassbare Communitiy-Bereiche. Die Namen bezeichnen schon die Funktionen: ein Account-(Konto-)Community-Bereich ist mit Kontakten und Listen für das Management von Konten entworfen. Wir konzentrierten uns auf Inhalt-Communities, um Dokumente und Inhalte zu verwalten. Ein Assistent zeigte uns den Weg.

Nachdem wir der Community einen Titel und eine Beschreibung hinzugefügt hatten, stellten wir sie als »public« ein, damit alle Benutzer darauf zugreifen und die Inhalte lesen konnten. Eine »private« Community erfordert, eine Zugriffssteuerungsliste (ACL) mit Benutzern, Gruppen oder Rollen zu bevölkern. Wir definierten noch eine Gruppen-E-Mail-Adresse für die Community und importierten dann Dokumente über die Web-Schnittstelle.

Wie die Produkte von Microsoft, Open-Text und Stellent unterstützt VBCS WebDAV. Damit können Benutzer Dokumente online erzeugen, verwalten und editieren. VBCE erlaubt auch FTP-Zugriff auf sämtliche Ressourcen im Gruppenspeicher. Das Produkt enthält zwar keine grafische Schnittstelle zur Konfiguration von Workflow-Aufgaben, aber der Prozess ist trotzdem kurz und schmerzlos durchführbar.

Der Assistent bietet ein Fenster, in dem ich Benutzer einfach als Genehmigungsautorität konfigurieren lassen. Ein vollständig automatisiertes Genehmigungs-Routing-Feature erlaubt dem Administrator, Benutzer in der Reihenfolge der Genehmigungshierarchie aufzulisten. Nett. Schließlich öffnet der Assistent ein Mail-to-Formular und sendet den URL des Arbeitsbereichs an die einzuladenden Teilnehmer. Andererseits hätten wir Benutzer für den Arbeitsbereich auch einschreiben können.

Obwohl der gesamte Prozess der Arbeitsbereichserzeugung und Workflow-Einrichtung einfach ist, verlangt die Navigation des Systems Zeit, und die Benutzer sind unbedingt zu schulen.

Hummingbird Enterprise Collaboration 5.2

Hummingbird lag nicht weit hinter den führenden Produkten – nur der hohe Preis der Lösung hielt sie von einem Spitzenplatz fern. Das Produkt unfasst exzellente Dokument-Features, darunter Checkin/Checkout, Workflow und Versionskontrolle, und kommt mit einem Portal für leichte Navigation.

HEC ist eine Web-Applikation, die sich auf Hummingbirds Core-Services (J2EE-Environment) stützt und mit Hummingbirds Vorlon-Web-Server arbeitet. Das Produkt läuft als Standalone-Applikation oder in einem Server-Cluster, das Hummingbirds Core-Services unterstützt. Collaboration ist die Hauptapplikation, und Configcollaboration ist ein Servlet für die Konfiguration. HEC unterstützt relationale Datenbanken, die Metadaten pflegen, und lokale sowie Netzwerk-Dateispeicher für Dokumente und Daten.

Das Produkt organisiert Communities oder Arbeitsbereiche in Organisationen. Wir erzeugten eine Organisation, die dem Server im Test entsprach, und erstellten dann Rollen, Gruppen und Benutzer. Beim ersten Anmelden am Portal empfing uns ein Assistent, der bei der Einstellung der Benutzerschnittstellen-Standards und beim Einschalten der System-Features – einschließlich IM – half. Nach der Desktop-Installation ging es gleich weiter mit der Jabber-Technologie. Sie bietet eine sichere SSL-Verbindung zum Server und Präsenz-Management. HEC kommt außerdem mit einem internen Messaging-Dienst zum Senden und Empfangen von Nachrichten und Benachrichtigungen innerhalb des Systems. Allerdings fehlt ein Utility zum Senden externer Mails an Arbeitsbereichen.

Einen Arbeitsbereich für ein Projekt zu erzeugen, war nicht so einfach wie mit Sitescape-Forum oder VCBS. Ohne Hilfe durch eine Standard-Vorlage oder einen Standard-Assistenten mussten wir selbstständig dem Arbeitsbereich Features hinzufügen, beispielsweise Dokumentenordner und Diskussionslisten. Sobald ein Arbeitsbereich erst einmal zusammengebaut ist, lässt er sich immerhin als Vorlage für eine spätere Nutzung speichern.

HEC kommt mit zwei Vorlagen für die Nutzung von Workflow – eine für die Rezension eines Dokuments oder White-Papers und eine andere für die Einreichung eines Ausgabenberichts.

Stellent Universal Content Management 7.1.1

Stellent bietet eine reife und an Features reiche Dokumenten-Management-Engine. Bei der Arbeitsgruppenfunktionalität und Anpassung fällt das Produkt aber zurück. Es ist auch nicht so einfach zu benutzen wie das von Sitescape. Allerdings bietet es die besten Werkzeuge für das Management der Collaboration über Web-Browser. Es unterstützt auch mehrere Betriebssysteme und Datenbanken, was bei der Integration ist fast jeden Unternehmensbereich hilft.

Wie beim Produkt von Hummingbird ist Stellents Hauptschnittstelle eine Portalseite, von der aus die Benutzer nach Inhalten suchen, Beitragende Inhalte hinzufügen und Administratoren die Applikation verwalten. Um Active-Directory- oder externe NTLM-Authentifikation einzuschalten, navigierten wir durch eine große Sammlung von Server-Konfigurations-Tools, die Java-Applets nutzen. In der Internet-Konfiguration schalteten wir über einen Optionsschalter sehr einfach die externe NTLM-Authentifikation ein. Danach erschien eine zusätzliche, Microsoft-Login genannte Login-Schaltfläche auf der Homepage. Als Resultat konnten wir die lokale Datenbank oder NTLM für die Authentifizierung nutzen. Besser wäre es jedoch, das Login abhängig von den Benutzernamen zu gestalten, damit die Anwender keine optionalen Login-Pfade erhalten.

Content-Manager bietet eine ganze Reihe von Produkten für die Collaboration: Collaboration-Manager, Diskussionen mit Diskussionsfäden (Threads) und Ad-hoc-Workflows. Mit Letzterem richten Projektmitarbeiter temporäres Genehmigungs-Routing für Dokumente ein.

Ein Projekt oder einen Arbeitsbereich zu erzeugen, ist nicht schwierig. Wir klicken in der Portalschnittstelle auf »Browse Content« und navigierten dann zu »New Project«. Dort zeigte sich uns das Formular »Add Collaboration Project«. Nach Eingabe des Projektnamens, einer Beschreibung und der Benutzer stellten wir Benachrichtigungsoptionen ein und waren bereit.

Stellent bietet drei Typen von Workflow-Werkzeugen: Basic, Criteria und Sub-Workflows. Criteria-Workflows werden durch ein Ereignis, beispielsweise Checkin, ausgelöst. Ein Sub-Workflow unterteilt große, komplexe Workflows in administrierbare Stücke.

Interwoven WorkSite MP 4.0

Durch den Kauf und die Integration von »iManage-Collaboration-Resources« ist Interwovens Worksite-MP nun eine reife Plattform mit einer aufpolierten Dokumenten-Management-Engine. Worksite-MP enthält ein einmaliges Satz-Speichermodul, aber die Konfiguration von Diensten für Benutzer braucht länger. Dnd das Resultat ist, dass das Produkt nicht so einfach zu nutzen ist wie Forum. Und wie auch Hummingbirds Produkt ist Worksite-MP teuer.

Für die Collaboration nutzt Worksite-MP einen »Cluster« mehrerer Dienste, die in einem Client-Server-Bereich leicht zu verteilen sind. Unter diesen Diensten befinden sich ein Content-Management-Server (CMS), ein Indexer, ein Java-Apache-Mail-Enterprise-Server (James), eine Benachrichtigungs-Engine und eine Bibliothek.

Anders als die anderen getesteten Produkte erlaubt Worksite-MP dem Administrator nicht, Dienste über eine Web-Browser zu konfigurieren und zu verwalten. Wir nutzten den Prozess-Manager der Applikation für die Konfiguration und das Management von Worksite-MP und zum Starten und Stoppen von Diensten. Ein Library-Manager führt Dienste und in Bibliotheken gespeicherte Daten zusammen. Wir richteten Benutzer und Gruppen ein und organisierten sie in »Realms«.

Zur Erzeugung von Arbeitsbereichen und Konfiguration von Benutzerzugriffsprivilegien steht ein Assistent zur Verfügung. Worksite-MP kommt mit mehreren Vorlagen für die Konstruktion eines Arbeitsbereichs. Sobald der Assistent fertig war, fügten wir Inhalt hinzu und begannen mit der Zusammenarbeit.

Bevor Anwender einen Workflow-Prozess beginnen, müssen sie einen Template-Designer herunterladen und installieren – es gibt keine Standard-Workflow-Vorlagen. Nachdem wir eine Standard-Workflow-Vorlage erzeugt hatten, importierten wie sie auf den Server. Das war nicht schwierig, aber Standard-Workflow-Vorlagen wären trotzdem besser gewesen.

Microsoft Windows SharePoint Services 2.0

Microsofts Produkt besitzt die freundlichste Schnittstelle unter den getesteten Produkten. Sie ist sauber und konfigurierbar, aber insgesamt fällt das Produkt in Sachen Dokumenten-Collaboration und Arbeitsbereichs-Features zurück. WSS unterstützt nur Windows-2003-Server-Bereiche, aber wer einen solchen Bereich besitzt, kann das Produkt kostenlos herunterladen.

WSS macht das Management einer Standard-Team-Web-Site einfach und erzeugt andere Sites je Abteilung oder Funktion. Wir erzeugten eine Reihe von Sites für unsere redaktionellen Abteilungen, beispielsweise Real-World Labs und Workshop. Mit einem Mausklick bot uns ein Assistent Optionen zur Erzeugung neuer Sites. Nach dem Eintragen eines Titels und einer Beschreibung identifizierten wir den URL für einen Web-Ordner, um auf Inhalt zuzugreifen. WSS unterstützt WebDAV, um Inhalt offline zu synchronisieren – das tun ebenfalls die Produkte von Open-Text, Stellent und Vignette. Aus einer Reihe von Vorlagen für Team-Collaboration, Meetings und Workflow selektierten wir eine Site.

WSS enthält keine Workflow-Funktionalität; dafür ist ein Werkzeug eines anderen Anbieters oder eine selbstgestrickte Lösung notwendig. WSS kann außerdem keine E-Mail für Arbeitsbereiche verarbeiten.

Open Text Livelink for Collaboration 9.2.0

Livelink fehlt es an Features und Funktionalität, aber das Produkt bietet Arbeitsbereichs-Funktionalität und leicht benutzbaren Workflow zu einem moderaten Preis. Wie beim Produkt von Vignette ist einiges an Benutzerschulung erforderlich.

Livelink besteht aus zwei Servern – dem Livelink-Server und dem Livelink-Admin-Server. Ersterer fasst alle Funktionalitäten zusammen und bedient Client-Anfragen durch einen HTTP-Server, Letzterer behandelt den Datenfluss einschließlich der Indizierung und der Konvertierung von Dokumenten zu HTML. Nachdem wir die Basismodule installiert hatten, richteten wir die anderen Module ein, um Features und Funktionalitäten, darunter die Übersetzung der Dokumente in HTML, Workflow und Kalenderfunktionen, hinzuzufügen.

Die Standard-Benutzerschnittstelle nutzt in der Voreinstellung einen Enterprise-Arbeitsbereich, ein zentrales Repository, das zur Speicherung von Projekten oder Arbeitsbereichen verwendet wird. Von dort aus hilft ein Assistent beim Erzeugen neuer Projekte und Hinzufügen vertrauter Ressourcen, beispielsweise Diskussionslisten und gemeinsamen Aufgaben. Livelink fehlen aber wie Hummingbirds Produkt Standardvorlagen.

Workflows richten die Anwender in einem leicht benutzbaren grafischen Bereich ein. Wir definierten eine Sammlung verbundener Schritte, die einen Workflow-Prozess repräsentierten, und fügten dann Dokumente und Kommentare ein. Jeden Schritt konnten wir dann bestimmten Benutzern, Gruppen oder Rollen zuordnen.

Entopia Quantum 1.6.1

Entopia-Quantum fehlen Arbeitsbereichs-Features und Funktionalitäten, aber das Produkt bietet eine respektable Sammlung von Dokument-Collaboration-Features zu einem geringen Preis. Die einfache Schnittstelle des Produkts enthält eine integrierte Werkzeugleiste für den Internet-Explorer, mit der Web-Seiten in Arbeitsbereiche importiert werden können.

Während der Installation von Quantum sind ein Standard-SMTP-Server und DNS-Informationen zu spezifizieren. Ändern sich diese Informationen, ist die Oracle-Datenbank zu aktualisieren.

Leicht holten wir Informationen aus dem Web und aus lokalen oder gemeinsamen Dateisystemen nach Quantum hinein. Die grafische Schnittstelle des Produkts ist benutzerfreundlich, doch sind Dokumente einzeln hochzuladen. Sobald ein Dokument importiert ist, wird es zu einem Q-File (Quantum-File), das als Dokument verwaltet, ein- und ausgecheckt und nach Schlüsselworten durchsucht werden kann. Es erhält außerdem konfigurierbare Metadaten.

Fazit

Collaboration (oder Zusammenarbeit, Teamwork) ist ein wichtiger Teil jeder Unternehmensstruktur, aber sie kann schwierig sein, wenn Projekt-Mitarbeiter über mehrere Gebäude oder sogar über die ganze Welt verteilt sind. Durch Einsatz der Enterprise-Collaboration-Werkzeuge können sich Benutzer einen Arbeitsbereich teilen, ohne sich gleichzeitig auch den physischen Bereich teilen zu müssen. Network Computing testete acht Collaboration-Produkte. Jedes einzelne erwies sich als mächtig, aber einige stachen mit intuitiver Funktionalität hervor. Unsere Auszeichnung »Referenz« verdiente sich Sitescapes Forum. Dieses Produkt zeigte die besten Features, die beste Bedienbarkeit und interne Messaging-Komponenten zu einem nicht schlagbaren Preis. [ nwc, dj ]