Digitaler Lotse für den Umstieg auf SAP
Digitaler Lotse für den Umstieg auf SAP 140000 Mitarbeiter sollten bei T-Com die Excel-Blätter bei der Reisekostenabrechnung vergessen und möglichst schnell auf ein entsprechendes SAP-Modul umsteigen. Das ging nur mit einem effizienten digitalen Lotsen.
Die Einarbeitung in ein Softwareprogramm ist eine aufwändige Sache, von der Zeit her ebenso wie von den Kosten. Und es bedarf immenser Motivationsarbeit. Anderseits gilt auch: Wenn der Anwender ein Anwendungssystem nicht richtig beherrscht, es suboptimal anwendet, ist der durch das System versprochene Produktivitätsgewinn deutlich kleiner als angepriesen und unter Umständen sogar gar nicht vorhanden.
Hilfestellung direkt am Problem Für Riesensysteme wie die betriebswirtschaftliche Standardsoftware von SAP gilt das eben Gesagte umso stärker, als nicht nur die Systeme sehr umfangreich sind, sondern auch die Anwender sehr zahlreich. Beispiel: T-Com. Hier mussten 140000 Mitarbeiter in kürzester Zeit lernen, den Abrechnungsprozess für ihre Dienstreisen selbst durchzuführen. In einem zweiten Schritt sollen sie dann über SAP Travelmanagement ihre Reisen auch selbst buchen. Ohne eine entsprechende automatisierte Hilfestellung war diese Aufgabe kaum zu lösen. Schließlich sollte die Fehlereingabequote gering gehalten werden, gleichzeitig aber eine hohe Akzeptanz des Systems erreicht werden. Denn aufgrund einer Betriebsvereinbarung war T-Com auf die freiwillige Kooperation der Mitarbeiter angewiesen. Mit dem Online-Schulungssystem datango knowledge suite wurde ein automatischer Helfer installiert, der die Einführung der neuen SAP-Anwendung einfacher machte. Der datango-Assistent ist direkt in der jeweiligen Anwendung abrufbar, um dem Programmneuling zu helfen. Der Assistent ist dabei zielgenau an kritischen Punkten einsetzbar und macht dadurch ein Lernen unmittelbar aus der Problemsituation heraus möglich. Die E-Learning-Suite ist ein Autorenwerkzeug, auf dessen Basis nicht nur besagte Navigationshilfen während des Online-Betriebs eines Programms, sondern auch Simulationen möglich sind, mit denen gezielt bestimmte schwierige Abläufe geprobt werden können. Die zugrunde liegende Datenbank liefert auch die Informationen für Prozess-Dokumentationen, Unterlagen für Präsenzschulungen und für einen Benutzerleitfaden. Die E-Learning-Suite kann auch sofort auf veränderte Prozessschritte wie Änderungen bestimmter Reisekosten-Regelungen reagieren. Die Adepten einer neuen Anwendung haben also immer einen Trainer, der auf dem neuesten Stand ist. Mittlerweile ist SAP Travelmanagement bei T-Com die gängige Methode der Reisekostenabrechnung. Die Excel-Blätter haben fast gänzlich ausgedient. Der oben angedeutete nächste Schritt des Dienstreisemanagements bei T-Com ist schon in der Planung. Die Mitarbeiter können dann ihre Reisen nicht nur abrechnen, sondern auch selbst buchen.
