Digitales Kreditorenmanagement spart Geld
Mit einem durchdachten Prozessmanagement für die Rechnungsbearbeitung können öffentliche Verwaltungen erhebliche Einsparungen von bis zu 40 Prozent erzielen, wie eine Studie des Fraunhofer-Instituts zeigt.
Effizientes Rechnungseingangsmanagement entlastet die öffentlichen Haushalte– das ist das Ergebnis einer aktuellen Studie des Stuttgarter Fraunhofer Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation im Auftrag der Deutschen Post AG. In Zusammenarbeit mit externen Partnern lassen sich bis zu 40 Prozent der Kosten für das Kreditorenmanagement einsparen. Durch den Einsatz von Informationstechnologie und einen hohen Automatisierungsgrad wird gleichzeitig die Qualität, Transparenz und Bearbeitungszeit des Gesamtprozesses verbessert.
Für die vorliegende Studie wurden beim Bau- und Liegenschaftsbetrieb Nordrhein-Westfalen (BLB) und der Stadt Duisburg die Prozesse des Rechungseingangsmanagements im Status Quo analysiert. Anhand einer Lösung zum digitalen Kreditorenmanagement wurden Sparpotenziale in den beiden Verwaltungen identifiziert und bewertet. Dabei ergaben sich im BLB NRW Einsparmöglichkeiten von bis zu 1,94 Millionen Euro pro Jahr oder 39,8 Prozent der bisherigen Prozesskosten. In Duisburg lagen diese Werte auf Grund des geringeren Gesamtaufwands pro Rechnung darunter, aber immer noch bei 252.000 Euro bzw. 26,5 Prozent der bisherigen Prozesskosten.
Die höchsten Einsparungen ließen sich bei beiden untersuchten Verwaltungen mit einer Lösung erzielen, bei der die Rechnungen zentral bei einem externen Partner eintreffen und dort gescannt werden. Ausgelesen werden dabei nur die Kopfdaten der Einzelrechnungen, nicht jedoch die einzelnen Rechnungspositionen.
Anschließend erfolgt die elektronische Weiterleitung an die Verwaltung. Betrachtet man diesen Teilprozess der Rechnungserfassung isoliert, so können beim BLB NRW bis zu 87 Prozent oder 1,45 Millionen Euro eingespart werden, bei der Stadt Duisburg immer noch 23 Prozent oder 210.000 Euro der derzeitigen Kosten.
