DMS verringert Bürokratie

DMS verringert Bürokratie (Fortsetzung)

Integrator hilft beim Scannen
Zunächst wurden die 12000 Steuerakten von Agos gescannt und im DMS archiviert. Sie stehen seither im zentralen Dokumenten-Pool zur Verfügung. Sämtliche eingehenden Belege wie Briefe und Dokumente werden von den Mitarbeitern im Steueramt elektronisch archiviert. Dabei wird das jeweilige Dokument auf den Scanner gelegt, die Eingabemaske aufgerufen, über die Steuernummer kontrolliert, einem Vorgang eindeutig zugeordnet und daraufhin über ein elektronisches Posteingangsfach automatisch abgelegt. Das Dokument steht anschließend sofort allen Mitarbeitern an ihrem Arbeitsplatz zur Verfügung. Eigene, etwa in Word oder Excel erstellte Dokumente, werden von Docuware automatisch in das Archiv übertragen.
Große Arbeitserleichterung und Zeitersparnis bringt das DMS bei der jährlichen Steuerabrechnung. Über eine Schnittstelle zum Steuerver­waltungsprogramm, das die neuen Bescheide berechnet, werden diese automatisch eingelesen, anhand der Steuernummer den Akten im Archiv zugeordnet und archiviert. So können die Mitarbeiter auf vollständige, aktuelle Akten zugreifen, sobald die Bürger ihre neuen Steuerbescheide in Händen halten. Warten müssen die Bürger nicht mehr. Die arbeitsaufwändige Ablage entfällt, der Zugriff auf lückenlose Akten ist jederzeit per Mausklick möglich. Das habe sich in der Gemeindeverwaltung Moormerland schnell herumgesprochen, sagt Alwin Fuhs. Auch andere Ämter wollten daraufhin diese Vorteile nutzen.
2004 folgte die Einführung des DMS im Gewerbeamt. Dessen Archiv beanspruchte viel Platz, der als Büroraum benötigt wurde. Für die rund 450 Firmen der Gemeinde existiert jeweils eine Akte, in der sämtliche Unterlagen, An-, Um- und Abmeldungen gesammelt werden. Ebenso wie im Steueramt wurden die Akten in Dienstleistung gescannt und im DMS abgelegt. Besonders nützlich finden die Mitarbeiter hier die Möglichkeit, die elektronische Akte schnell und kostensparend als PDF-Datei per E-Mail auch an externe Stellen weiterleiten zu können, etwa an das Gewerbeaufsichtsamt, Fi­nanz­amt oder den Landkreis.

Elektronische Akte verschafft dem Sozialamt Überblick
Im Sozialamt hat vor allem die Hartz-IV-Gesetzgebung für hohes Dokumentenaufkommen und damit wachsende Bürokratie gesorgt, da die Gemeinde nun für Antragstellung, Berechnung und Auszahlung von Sozialhilfe zuständig ist. Antragsteller müssen an die Behörde sehr viele Nachweise liefern. Um diese Papierflut zu bewältigen, setzte die Ge­meinde hier von Anfang an auf die DMS-Lösung. Jeder Posteingang wird sofort gescannt und nach Aktennummer zugeordnet. Dadurch ist die elektronische Akte auch dann vollständig, wenn Unterlagen nachgereicht werden. Der konsequente Verzicht auf  Papierbelege hilft, den Überblick bewahren. »Wir sind hier im Landkreis führend«, betont Organisationsleiter Fuhs.
Als Nächstes wurden im Meldeamt die Pass- und Ausweisanträge eingescannt und archiviert. Es folgte die DMS-Einführung im Bauamt. Die Straßenbauakten stehen nun mit wenigen Mausklicks am Bildschirm zur Verfügung, zum Beispiel, wenn bei Straßenarbeiten der Verlauf des Kabelschachts wichtig ist. Für die Zu­kunft hat Alwin Fuhs gerade im Baubereich noch weitere Projekte im Blickfeld, etwa die 20000 Hausakten, in denen bislang die Unterlagen für jedes bebaute Grundstück abgelegt werden.
Mit den bisher erreichten Zielen ist der IT-Manager sehr zufrieden. Die Raumprobleme sind gelöst, der bürgerfreundliche Service sorgt für ein gutes Image der Gemeindeverwaltung. »Weg vom Bürokratismus« ist in Moormerland mehr als nur ein attraktiver Slogan.  

Mechthilde Gruber ist freie Journalistin in München.

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