DMS verringert Bürokratie. In Moormerland, im Herzen Ostfrieslands, erleichtert ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) die Arbeit vieler Ämter.

DMS verringert Bürokratie

Die ostfriesische Gemeinde Moormerland im Landkreis Leer bietet ihren Bürgern ein lebensfreundliches Umfeld zwischen Marsch, Moor und Meer. Doch wie überall stellt die kommunale Verwaltung der 23000 Einwohner in den elf dazugehörigen Ortschaften hohe Anforderungen an die Organisation. Vor allem deshalb, weil hier das selbst gesetzte Ziel »weg vom Bürokratismus, hin zum reinen Dienstleister« konsequent verfolgt wird. Dazu trägt seit Oktober 2003 ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem bei.
»Der enorme Platzbedarf für unsere manuellen Akten stellte uns vor drei Jahren vor ein Problem«, berichtet Alwin Fuhs, Fachbereichsleiter Organisation bei der Gemeinde Moormerland. »Das Archiv sprengte unsere räumlichen Möglichkeiten.« Platzmangel war deshalb zunächst der Grund für die Entscheidung, in Zukunft auf elektronische Archivierung zu setzen. Allein im Steueramt mussten 12000 umfangreiche Akten gelagert werden ? für jeden Steuerpflichtigen der Gemeinde eine.
Außerdem war der Arbeitsaufwand bei der Ablage immens: Zu Jahresbeginn mussten jeweils die Durchschläge aller neuen Steuerbescheide abgeheftet werden ? damit waren die Mitarbeiter wochenlang beschäftigt. Gerade dann aber kamen die Anfragen der Bürger  wegen Unklarheiten in ihren neuen Steuerbescheiden. Sie mussten warten, weil die Aktenablage noch nicht abgeschlossen war.
Die Zukunft liegt in der digitalen Akte, entschied die Gemeinde Moormerland im Sommer 2003. In die engere Auswahl kamen schließlich zwei Softwareprodukte, die von drei Systemhäusern präsentiert wurden. Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) Docuware überzeugte durch leichte Bedienbarkeit, die überschaubaren Suchfunktionen und die einfache Anpassung an die internen  Arbeitsabläufe überzeugten.

Integrator überzeugt
»Für die Entscheidung sprachen auch die fachliche Kompetenz des Integrators Agos, mit dem wir schon erfolgreich zusammen gearbeitet hatten, und dessen räumliche Nähe«, erklärt Alwin Fuhs. Eine Voraussetzung war außerdem, dass das Softwarehaus das Scannen der vorhandenen Papierarchive in Dienstleistung übernehmen konnte. Organisationsleiter Fuhs: »Für uns war klar, wenn wir ein DMS einführen, sollten die alten Akten das Haus verlassen und keinesfalls in Papierform zurückkommen.«
Im Vorfeld wurden die jetzige Aktenbearbeitung und -ablage dargestellt. Interne Veränderungen waren erforderlich, da die laufende Bearbeitung und Ablage der Verwaltungsvorgänge jetzt unter Einbeziehung der Dokumentverwaltung erfolgen mussten: Jeder Mitarbeiter hat heute seine Post selbst einzuscannen und nach Bearbeitung der entsprechenden Archivakte zuzuordnen.
Gemeinsam mit den Mitarbeitern wurde das Ablagearchiv besprochen und eingerichtet, Ablage- und Suchmaske wurden entwickelt, die Anbindung der vorhandenen Programme analysiert sowie der Zeitrahmen und die Übergangsphase abgestimmt. Seit Oktober 2003 ist das DMS in der Gemeinde Moormerland auf einem Windows-2003-Server installiert. Von den 65 Mitarbeitern arbeitet etwa ein Drittel mit der Archivierungslösung. Die Installation und Einbindung der Archive erfolgt durch Anja Zimmermann, Systemadministratorin im Haus, externe Unterstützung war dafür nicht nötig.
Als Speichermedium dienen Festplatten. Zusätzlich werden die Archive auf CDs gesichert, die auf jedem Rechner gelesen werden können ? ein Vorteil etwa bei Rechnungsprüfungen. An zusätzlicher Hardware wurden für das Steueramt zunächst sechs Fujitsu-Scanner FI 4120C angeschafft. Heute sind in den verschiedenen Ämtern 20 Scanner im Einsatz. Insgesamt wurden in Software 28000 Euro und in Hardware 20000 Euro investiert.
In einem Pilotprojekt wurde das DMS zuerst im Steueramt eingeführt. Die Software lief sofort reibungslos, er­innert sich Alwin Fuhs. »Un­sere komplexe Vorarbeit in enger Kooperation mit dem Softwarehaus hat sich hier bewährt.« Auf die Ausarbeitung der Eingabemasken und Suchkriterien wurde viel Sorgfalt verwendet. Vor allem die enge Einbindung der Mitarbeiter in dieser Phase führte zu einer schnellen und hohen Akzeptanz des Systems.

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