Druckkosten - die unbekannte Grösse

Druckkosten - die unbekannte Grösse Unternehmen verschwenden jährlich Milliarden Euro durch nicht ­genutzte potenziale beim Output-Management. Dabei gibt es Hard- und Softwarelösungen für jede Firmengröße und jede Maschinenlandschaft.

Trotz der vielfältigen IT-Lösungen (elek­tronisches Datenmanagement, Digitalisierung et cetera) ändert sich eines nicht: Gedruckt wird immer und nahezu überall. Und weil Drucken in Unternehmen selbstverständlich ist, wurde lange nicht auf die Kosten geschaut. Doch laut der von InformationWeek in Auftrag gegebenen Marktforschungsstudie »Potenziale im Output-Management-Markt« machen Druckkosten mindestens rund zehn Prozent der IT-Kosten aus. Auch Studien von Gartner und IDC belegen, dass es hier große Einsparungspotenziale gibt. Das Thema rückt immer stärker in den Blickpunkt – und damit auch die Vielfalt der Lösungen zum Druckkosten-Controlling. Dennoch: »Output-Management« – der Begriff für die Steuerung von Druck- und Ausgabevorgängen – ist in Unternehmen aber längst noch nicht allen Mitarbeitern und Verantwortlichen geläufig. Kein Wunder, dass die Kosten für das Drucken, Kopieren und Faxen oft eine unbekannte Größe sind. Große Unternehmen und Konzerne sind die Ersten, die dieses Thema auf die Agenda gesetzt haben. Doch auch für kleine und mittelständische Unternehmen gibt es Lösungsmodelle. Auf der Anbieterseite haben die Druckerhersteller selbst zuerst Lösungen zum Druckkosten-Controlling entwickelt. Dazu kommen herstellerunabhängige und – relativ neu – Hardware-basierte Lösungen.

Am Anfang steht die Ist-Analyse
Ziel des Output-Managements ist es, den unternehmenseigenen Gerätepark möglichst effizient einzusetzen, Einsparpotenziale zu entdecken und in der Folge die Kosten zu senken. Dazu ist als erster Schritt eine Bestandsaufnahme notwendig: Wie viele und welche Output-Geräte sind überhaupt vorhanden? Und wie werden sie genutzt? Jede Output-Management-Lösung setzt an diesem Punkt mit der Zählung der gedruckten Seiten an. Gezählt wird dabei entweder am Client, von dem der Druckjob abgeschickt wird, auf dem (Druck-)Server, oder am Drucker, wobei es auch kombinierte Ansätze gibt. Die auf diese Weise (Print Tracking) gewonnen Daten werden in einer Datenbank gesammelt und fließen in die Berechnung von Seitenpreisen für Ausdrucke, Kopien und Faxe ein. Zusammen mit dem Tonerverbrauch bilden diese Daten die Basis für die Druckkosten- und Auslastungsermittlung und damit auch für eine kosteneffiziente Output-Management-Strategie.

Druckerhersteller mit ­umfassenden Lösungen
Die meisten in Unternehmen eingesetzten Drucker können mehr als nur Drucken. High-End-Multifunktionsgeräte sind mit Eigenintelligenz und vielfältigen Funktionen ausgestattet. Da liegt es nahe, dass die Hersteller Lösungen zum Erfassen der Daten entwickeln, die für das Druckkosten-Controlling notwendig sind. Solche Tools sammeln die Zählerstände aller herstellereigenen Geräte im Netz getrennt nach Schwarzweiß- und Farbdruck, Fax, Kopie und Scan, und zwar häufig am Drucker selbst oder auch zusätzlich am Server. Dazu kommen Fehler- und Verbrauchsmeldungen, zum Beispiel wenn Toner aufgefüllt oder Tintenpatronen ausgetauscht werden müssen. Weil die Herstellertools optimal an die eigenen Output-Geräte angepasst sind, erfassen sie die Daten sehr genau. Zusätzlich zur Auslastungsermittlung des Geräteparks können sie selbständig Bestellungen für Patronen, Toner et cetera an Lieferanten schicken und so den Administrationsaufwand reduzieren. In der Regel überwachen diese Tools die Drucker des entsprechenden Herstellers. Drucker anderer Anbieter lassen sich mitunter über die jeweiligen Druckmanagement-Tools, beispielsweise HP Web Jetadmin oder Lexmark Markvision, einbinden. Kyocount von Kyocera Mita bindet SNMP-fähige Netzwerkdrucker ein, kann die gesammelten Daten in andere Anwendungen exportieren und an bestehende ERP- (Enterprise Resource Planning)-Systeme angebunden werden. Für HP-Drucker lassen sich verschiedene Produkte und Dienste des Herstellers modular zu verschiedenen Modellen der Druckkosten-Kontrolle kombinieren. Auf große Unternehmen zielt zum Beispiel das Paket »Total Print Management« (TPM), eine integrierte Lösung aus HP Software, Hardware und Services. Zum Trend haben sich Seitenpreiskonzepte entwickelt, die mittlerweile von fast jedem Druckerhersteller angeboten werden: Dabei wird ein Gerätepark geleast und feste Seitenpreise für Kopien, Faxe und Drucke vertraglich vereinbart. In diesem Paket sind Wartung und Service inbegriffen. Xerox geht mit seinem Abrechnungsmodell eClick Plus sogar so weit, die Drucker gebührenfrei zur Verfügung zu stellen und lediglich eine Monatspauschale für Service und Verbrauch auf Seitenbasis abzurechnen. Insgesamt sind diese Lösungen interessant, wenn es sich um große Unternehmen handelt, die Druckerflotte überwiegend aus Modellen eines Herstellers besteht und wenn Leasing-Modelle mit Seitenpreiskonzepten eine sinnvolle Strategie darstellen. Wenn ein Unternehmen in einen gemischten Druckerpark investiert hat, bietet sich eine herstellerunabhängige Softwarelösung an. Der Weltmarktführer auf dem Gebiet Print Tracking, Equitrac, ist zusätzlich Lizenz- oder gar OEM-Partner fast aller bedeutenden Druckerhersteller. Die Equitrac Software-Suite gibt es in drei Ausführungen mit unterschiedlichen Funktionsausstattungen. Durch die Zusammenarbeit mit allen wichtigen Druckerherstellern können sie eine große Anzahl unterschiedlicher Druckermodelle einbinden – was allerdings auch seinen Preis hat. Die Zielgruppe sind große Un­ternehmen. Viele Anbieter herstellerunabhängiger Print Tracking-Lösungen bieten die Kombination mit Sicherheitslösungen (Nutzeridentifikation, Private Printing), wie beispielsweise Megatrack von Capella Technologies. Auch die Anbindung an ERP-Systeme gehört mitunter zum Leistungsumfang – Beispiel: PrinTaurus Economist von AKI. Recht häufig gibt es auch die Verbindung mit einem umfassenden Consultingangebot (beispielsweise Danka, NRG). Mitunter finden sich Print Tracking-Tools auch in Softwarepaketen wie der auf Bandbreitenkontrolle und Druckjob-Komprimierung spezialisierten Thinprint.print-Lösung.

Prüfung erforderlich
Allerdings unterstützen viele Software-basierte Lösungen zum Output-Management nicht alle Druckermodelle und Hersteller – Kunden müssen also prüfen, welche Lösung zu ihrem Druckerpark passt. Im Vergleich zu herstellereigenen und Hardware-basierten Lösungen sind bei unabhängigen Softwarelösungen die Kosten und der administrative Aufwand für die Konfiguration höher. Noch relativ neu auf dem Markt für Output-Management-Systeme sind Hardware-basierte Lösungen, weshalb die Angebote noch sehr überschaubar sind. Das Output Monitoring Device (OMD) von SEH hat die Softwarelösung County von Datec integriert und stellt sie als Plug & Play-Lösung bereit. Die Appliance sammelt direkt von den Druckern Daten zu Farb- und Schwarzweißdruck, Kopie und Fax, bietet Export- und Statistik-Funktionen mit grafischer Aufbereitung und erlaubt die Zuweisung unterschiedlicher Kostenfaktoren an die einzelnen Geräte. Der Vorteil einer solchen Lösung: Sie arbeitet unabhängig von Client-Server-Betriebssystemen, bietet einen schnellen Überblick über die Auslastung aller angeschlossenen Netzwerkdrucker und kann ohne jeden Eingriff in die IT-Architektur einfach ans Netz angeschlossen werden, wohingegen softwarebasierte Lösungen in der Regel auf unternehmenseigene Server und IT-Systeme zugreifen müssen. Solche Appliances zielen eher auf kleine bis mittlere Unternehmen und solche mit Filialen oder mehreren Standorten. Sie eignen sich besonders für Consulting-Anbieter, die problemlos und schnell eine Auslastungsanalyse oder ein Monitoring zur Nutzung des Druckerparks durchführen sollen. An das OMD lassen sich maximal 2100 Output-Geräte anschließen. Die kleinste Lösung dieser Art hat der Anbieter Silex mit MIB-Trak auf den Markt gebracht. Diese gibt es für 16 oder 32 Drucker mit internem Netzwerkanschluss und einem entsprechend kleineren Funktionsumfang. Insgesamt ist die Palette an Lösungen zur Druckkostenermittlung recht groß. Mit einer bedarfsgerechten Druck­kostenermittlung – der eingangs erwähnten Ist-Analyse – hat ein Anwender den Grundstein für eine umfassende Output-Management-Strategie gelegt. Wie diese aussehen soll, hängt davon ab, welchen Soll-Zustand er definiert.