Elektronische Akte ? Kern der digitalen Verwaltung (Fortsetzung)

Volldigitale Berliner Polizei
Progressiv in punkto digitale Bearbeitung schreitet auch die Berliner Polizei voran. Hier werden alle Bußgeldverfahren über eine elektronische Akte abgewickelt. Der gesamte Schriftverkehr einschließlich der Beweisfotos fließt darin in digitaler Form ein. Ein Dienstleister arbeitet dafür digital vor und indiziert die Unterlagen für die elektronische Ablage. Die Gesamtlösung wurde von Siemens Business Services konzipiert und realisiert. »Durch die Integration der elektronischen Akte in eine automatisierte Vorgangsbearbeitung sind alle Daten jederzeit per Mausklick abrufbereit«, freut sich Karl-Heinz Weber vom Landespolizeiverwaltungsamt in Berlin. Bald wird auch der Akten- und Informationsaustausch mit dem Kraftfahrzeugbundesamt in Flensburg und der Bank, die zuständig für die Bußgeld-Kontoführung ist, digital abgewickelt werden.
Dreh- und Angelpunkt für eine elektronische Kommunikation sowie Bearbeitung von Dokumenten in der Verwaltung ist die elektronische Unterschrift. Sie garantiert einen schnellen, sicheren und manipulationsfreien Austausch der Unterlagen zwischen allen Beteiligten entlang der verwaltungsinternen und -ex­ternen Bearbeitungsketten. Die Chipkarte ist der beste Weg, die digitalen Signaturen sicher abzulegen. 73000 Mitarbeiter sollen bei der Deutschen Rentenversicherung, einem Projekt von Siemens Business Services, Schritt für Schritt Signaturkarten erhalten, mit denen sie Do­kumente rechtsverbindlich elektronisch unterschreiben können. Zu­dem werden sich die Mitarbeiter darüber für einen sicheren Schriftverkehr zweifelsfrei identifizieren können. Manipulationssichere Inhalte beim Dokumentenaustausch und automatisch verschlüsselte E-Mails werden weitere Sicherheitsvorzüge der Signaturkarte sein. Ein verwaltungseigenes Trust Center in Berlin wird die Karten mit den beiden elektronischen Schlüsseln und dem Zertifikat produzieren sowie die Identität jedes Mitarbeiters prüfen.
Es ist freilich nicht nur das Signaturgesetz, das den Weg zum Einsatz digitaler Akten ebnet. »Es gibt eine Reihe weiterer Gesetze, die den schnelleren Einstieg der Behörden in eine digitale Vorgangsbearbeitung befördern können«, meint Kerstin Sixt von Siemens Business Services. Das Spektrum reiche vom »Gesetz zur Modernisierung der Gesetzlichen Krankenversicherung« (GMK)über das Jobcard-Projekt als Teil des Aktionsprogramms »Informationsgesellschaft Deutschland 2006« bis zur Hinterlegung von Arbeitnehmerdaten innerhalb einer Zentralen Speicherstelle (ZSS).

Politischer Wille ist gefragt
Selbst behördenübergreifend lässt sich mittlerweile eine elektronische Vorgangsbearbeitung in Gang setzen. »Für ein behördenübergreifendes Arbeiten an gleichen Inhalten ist allerdings viel Kompetenz und Er­fahrung gefordert, um dafür den Dokumentenfluss durchgehend und sicher zu gestalten«, räumt Berater Liebe von Unilog Avinci ein. Die Voraussetzungen seien dafür aber ge­schaffen. Standards wie Online Service Computer Interface (OSCI) für den sicheren Datenaustausch,  Domea für Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung sowie »Standards und Architekturen in E-Government-Anwendungen« (Saga) gäben solide Planungshilfen, wie Organisations-, Integrations- und IT-Konzepte für einen behördenübergreifenden Kommunikations- und Dokumentenaustausch ausgelegt werden sollten. Jetzt be­dürfe es in erster Linie des politischen Willens, alte Zuständigkeits- und Bearbeitungszöpfe endlich abzuschneiden, um dadurch die elektronische Akte als Kern von E-Government schneller voranzubringen.  

Hadi Stiel ist freier Journalist in Bad Camberg.