Elektronische Akte ? Kern der digitalen Verwaltung (Fortsetzung)

Lohnend auch im kleinen Maßstab
Ist erst einmal eine solche elekt­ronische Bearbeitungsbasis gelegt, lohnt es sich, auch bei der laufenden Eingangspost den Digitalisierungshebel anzusetzen, anschließend für die gezielte Überführung ins elek­tronische Archiv die Dokumente nach unterschiedlichen Kriterien und/oder Schlüsselwörtern zu klassifizieren und mit Indizes zu versehen. »Eingehende Papierformulare können als strukturierte oder teilstrukturierte Dokumente gescannt werden«, erklärt Xerox-Mann Heinrich. Strukturierte Dokumente sind beispielsweise Formulare. Teilstrukturierte Dokumente werden maschinell oder handschriftlich mit Freitext erstellt. Die spezifische Dokumentenstruktur zieht unterschiedliche Weiterverarbeitungs-, Selektions- und Klassifizierungsmethoden nach sich.
Lohnend ist die Digitalisierung auch im kleineren Maßstab. Bei Hessenwasser werden alle Eingangsrechnungen, täglich etwa 200, digitalisiert und indiziert. 80 Prozent davon haben Bestell- also Weiterbearbeitungsbezug. Bis Ende 2005 hieß das, die Rechnungsdaten ins ERP-System einzugeben, Kopien von jeder Rechnung zu ziehen, sie per Fax oder Hauspost zur Freigabe weiterzuleiten, sie in herkömmlichen Ordnern abzulegen, schließlich im Keller einzulagern und bei Bedarf wieder hervorzuholen. »Das alles machte viel Mühe und verbrauchte viel Zeit, auf Kosten der Produktivität unserer Mitarbeiter«, rekapituliert Peter Stiens, Unternehmensbereichsleiter Wirtschaft bei Hessenwasser, die aufwändige Vergangenheit. »Eine kurzfristige Liquiditätsplanung war aufgrund langwieriger Rechnungsumläufe nur eingeschränkt möglich«, so Stiens weiter. Hessenwasser hat die wirtschaftliche Gesamtlösung mit Unterstützung der Unilog-Berater auf die Beine gestellt, das heißt strukturiert, standardisiert und automatisiert.