Endbenutzer können Collaboration-Tools kaum widerstehen: Ihr Setup ist einfach, und der Zugriff darauf ist an keinen bestimmten Ort gebunden. Die Benutzer erzeugen und speichern Dokumente, Spreadsheets, »Wikis« sowie Blogs und laden Kollegen und Partner ein, darauf zuzugreifen, Inhalte zu editieren und herunterzuladen.

Oft enthalten diese Applikationen Utilities, welche die Produktivität steigern, beispielsweise Such- und Tagging-Funktionen. Und – welch Überraschung – viele Hersteller unterstützen diesen Trend: Microsoft und IBM haben ihren Enterprise-Applikationen, darunter Sharepoint und Lotus-Quickr, Wikis und Blogging-Fähigkeiten hinzugefügt.

Google und Newcomer wie Socialtext, PBwiki oder Jive Software locken professionelle Anwender mit freien Konten und kaum noch einfacher zu gestaltender Produkteinführung. Abteilungen statten ihre Benutzer innerhalb von Minuten mit den nötigen Werkzeugen aus, bezahlen (wenig) aus ihren allgemeinen Budgets und rufen die IT-Abteilung nicht ein einziges Mal zur Hilfe.

Und was hat die IT davon? Nichts als Sorgen. Denn sie muss sich abmühen, die Amok laufenden Inhalte zu organisieren. Das Potenzial für die Enthüllung wichtiger Informationen oder Diebstahl des intellektuellen Eigentums ist groß. Richtlinienverstöße sind eher Regel als Ausnahme, denn die Endbenutzer verstreuen Unternehmensinformationen bedenkenlos im Internet.

Die IT muss dieses Problem in den Griff bekommen. Aber wie? Sie kann Web-2.0-Tools ignorieren oder die Benutzer fortscheuchen. Ein besserer Weg ist, neue Collaboration-Methoden mit offenen Armen zu empfangen, entweder durch eine Installation im eigenen Haus, eine Software-als-Service-Option oder beides.

Zum Glück für die IT-Fachleute enthalten viele Collaboration-Applikationen Funktionen wie Authentifizierung, Zugriffssteuerung, Änderungsprotokolle sowie Methoden zum Export von Daten in den unternehmenseigenen Speicher. All dies hilft beim Management des Risikos.

Besser als E-Mail

E-Mail taugt als Collaboration-Werkzeug nicht viel. Die Benutzer müssen mehrfache Kopien ihrer Dokumente oder Dateien senden, auf deren Überprüfung oder Kenntnisnahme warten und sich mit Änderungen daran abfinden.

Wichtige Projektinformationen liegen vielleicht vergraben in langen Korrespondenzketten, Benutzer erhalten Kopien langer, irrelevanter Diskussionen.

Tools wie Sosius zielen nicht mehr nur auf Web-2.0-Enthusiasten, sondern richten sich an professionelle Anwender in Firmen und Behörden.

Spezialisierte Collaboration-Applikationen räumen hier auf. Ob nun als konventionelle Software oder in Form von Software-als-Service: diese Tools erleichtern Kollegen und Geschäftspartnern das Erstellen und die gemeinsame Nutzung von Informationen.