Prozessgestaltung nach Bedarf

Beide Einsatzbeispiele verdeutlichen, wie wichtig das Ineinandergreifen von Post- und Dokumentenmanagement ist, sodass viele bisher manuell aus­geführte Tätigkeiten als schnelle Prozess­abfolge dargestellt und ausgeführt werden können. Ein derart ge­staltetes Post- und Dokumentenmanagement ist nicht nur flexibel gegenüber allen Posteingangsformaten und -formen und erlaubt eine Prozessge­staltung nach Bedarf, sondern macht eine auf Regeln basierende Dokumentenablaufsteuerung mit parallelem Abruf hin­terlegter Dokumenteninhalte möglich. Da­durch lassen sich die Prozesse rund um den Post­eingang und die Dokumentenbearbeitung weitgehend automatisieren. Kosten- und zeitraubende Medienbrüche wer­den beseitigt, Prozesse be­schleu­nigt und sämtliche Ver- und Bearbeitungsschritte können automatisch protokolliert werden. Da­durch ist nicht zuletzt nachweisbar, dass alle Abläufe ge­setzteskonform sind. Damit dies alles auch wirklich funktioniert, sollte das Post- und Dokumentenmanagementsystem eine Viel­zahl an Dokumentenformaten unterstützen. Wichtig ist außerdem, dass die unterschiedlichen Papier- und digitalen Dokumente treffsicher erkannt und klassifiziert werden. Und nicht zu­letzt sollte das eingesetzte Post- und Dokumentenmanagementsystem mit den bestehenden DOMEA-Systemen in der öffentlichen Verwaltung zusammenspielen.

Heinz Gerd Klein ist Senior Berater im Bereich Business & Software Engineering bei RDS Consulting in Düsseldorf.