Ineinandergreifen der Prozesse

Viele Bürgerinnen und Bürger kommunizieren mit den verschiedenen Behörden per Gelber Post. Wenn sie aber dann beim Amt anrufen, um etwas nachzufragen, erwarten sie, dass die entsprechenden Dokumente blitzschnell auf dem PC-Bildschirm des Sachbearbeiters erscheinen. Die Ämter tun also gut daran, eine intelligente Post- und Dokumentenbearbeitung zu realisieren, bei der alle damit verbundenen Vorgänge - vom Postein­gang über die Dokumentenerstellung und -bearbeitung bis hin zur Archivierung - als ganzheitlicher elektronischer Prozess gestaltet sind. Das beginnt mit dem Einscannen der Papiereingangspost. Einmal digi­­talisiert, können über die elek­tronischen Dokumente und Inhalte nahezu beliebige Prozessabfolgen in Gang gesetzt werden. Ein Beispiel: Der Einkommenssteuerbescheid als Papierformular wird gescannt, als solcher vom System identifiziert, die Positionen darauf automatisch auf richtige Eintragungen geprüft. Sind alle Positionen korrekt, wird der Bescheid automatisch an die zuständige Bearbeitungsstelle weitergeleitet. Andernfalls wird ein Begleitdokument erzeugt. Es weist die Abweichungen aus. Der zuständige Bearbeiter kann anhand des Begleitdokuments die Unterschiede telefonisch mit dem Bürger klären oder ihm das Formular einschließlich des Begleitdokuments als Ausfüllhilfe in ausgedruckter Form erneut zuschicken. Die digitale Kontoüberweisung ist ein weiteres Beispiel. Sie wird automatisch eingelesen, identifiziert, um danach alle zahlungsrelevanten In-halte auszulesen. Für den Abgleich werden die Daten aus der Behörden-Datenbank herangezogen. Sind alle Einträge richtig und plausibel, wird der Zahlungsbeleg direkt an die Buchungsstelle durchgereicht. An­dernfalls wird die Kontoüberweisung mit den entsprechenden Markierungen an den Absender zurück übertragen, mit der Bitte um Korrektur oder Ergänzung.