Nicht jeder Partner will mitmachen
Ingram Micro setzt auf elektronische Rechnungen
Ingram Micro setzt seit Juli auf die elektronische Rechnungsabwicklung. Diese verspricht schließlich nicht nur eine höhere Umweltverträglichkeit, sondern auch Kosteneinsparpotenziale. Aber nicht alle Partner wollen bei der Umstellung mitmachen, schließlich gibt es dabei einige Fallstricke zu beachten.
Distributor Ingram Micro setzt seit dem ersten Juli auf die elektronische Rechnungsabwicklung: »Wir versenden Ausgangsrechnungen nicht mehr in Papierform, sondern im PDF-Format per E-Mail«, bestätigt Alexander Maier, Executive Director Volume beim Broadliner, auf Nachfrage von CRN. Durch sinkende Nutzung von Papier könne man einen Beitrag zum Umweltschutz leisten, begründet der Ingram Micro-Manager die Umstellung. Und natürlich biete der elektronische Rechnungsverkehr auch Kosteneinsparpotenziale, schließlich »können wir so schneller und effizienter werden«. »Die Reseller erhalten die Rechnungen direkt nach der Ausstellung ohne Verzögerung durch Postlaufzeiten«, argumentiert Maier und fügt hinzu: »Die Zustellung der Rechnung erfolgt personalisiert per E-Mail, so dass direkt die richtigen Adressaten angesprochen werden.«
Aber nicht alle Handelspartner des Münchner Grossisten sind mit der Umstellung auf den rein elektronischen Rechnungsversand einverstanden. Jörg Noack von PC-Solutions beispielsweise ärgert sich vor allem über die »kurzfristige, einseitige und unvollständige Information über die Umstellung« seitens Ingram Micros: »Am 30. Juni erhielt ich die Mail mit der Ankündigung der Umstellung zum 1. Juli und es wurden darin nur die Vorteile, insbesondere die Kostenvorteile für Ingram Micro dargestellt, nicht aber die erforderlichen Maßnahmen für den Empfänger.«
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Viele Fallstricke
Und da gibt es schließlich eine ganze Menge zu beachten, was vielen Resellern gar nicht bewusst sei, meint Noack: So müssten die PDF-Rechnungen in Originalformat ordnungsgemäß archiviert werden. »Es ist also nicht zulässig, die Dateien auszudrucken und die Originaldatei oder E-Mail zu vernichten«. Außerdem sei es nicht ausreichend, die Dateien im E-Mail-Programm abzulegen, der Einsatz eines konformen Dokumentenmanagementsystems sei erforderlich, rechnet Noack vor. »Die hierfür erforderliche Investition schätze ich auf bis zu 1.000 Euro.« Für ein solches System gebe es sicherlich gute Gründe, er, als kleines IT-Haus, sei jedoch nicht bereit für einige Rechnungen im Monat diese Investition vorzunehmen.
Noack verweist auch darauf, dass die Übermittlung der Rechnungen in elektronischer Form nur dann zulässig ist, wenn der Empfänger zustimmt. »Ich rate Händlern sofort zu widersprechen, der Schritt zurück zur Papierform dürfte nach längerer Duldung der E-Form schwierig werden.«
Ingram Micro hat im Fall Noack, wie auch in anderen ähnlichen Fällen, eingelenkt. »Für die Partner, die die Umstellung vor Probleme stellt, bieten wir Alternativen an«, bekräftigt Ingram Micro-Manager Maier. Der Volume-Chef des Broadliners versichert dabei auch, dass man insgesamt ein sehr positives Feedback aus dem Channel erhalte: »Die Beschwerderate von Reseller-Seite lag bei unter einem Prozent und wir arbeiten hier an individuellen Problemlösungen.«
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