Nicht jeder Partner will mitmachen
Ingram Micro setzt auf elektronische Rechnungen
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Bitkom-Leitfaden
Langfristig wird Ingram Micro aber trotzdem an der Umstellung festhalten. Wie immer mehr Unternehmen in Deutschland: »Viele Unternehmen setzen schon jetzt auf die elektronische Rechnungsumstellung, weil sie damit viel Geld sparen«, erklärt dazu Frank Früh, Experte des Branchenverbandes Bitkom. Der elektronische Rechnungsaustausch wurde auch seit 2011 erheblich vereinfacht, da die Verwendung einer elektronischen Signatur oder das EDI-Verfahren nicht mehr erforderlich sind. Der Verband hat hierzu auch einen Zehn-Punkte-Leitfaden zusammengestellt, in welchem er die wichtigsten Regelungen und Fragestellungen zur E-Rechnung erklärt:
- Alle Rechnungen müssen die umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben erfüllen. Über den Empfang elektronischer Rechnungen muss Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger bestehen. Für die Zustimmung des Empfängers kann es auch genügen, wenn er elektronische Rechnungen akzeptiert und das Verfahren damit stillschweigend billigt.
- Elektronische Rechnungen sind technologieneutral, das heißt, sowohl für das Format, in dem die Rechnung erstellt wird, als auch für den Weg, auf dem sie übermittelt wird, gilt Wahlfreiheit.
- Für jede Rechnung ist die Echtheit der Herkunft (»Authentizität«) und die Unversehrtheit des Inhalts (»Integrität«) zu gewährleisten. Authentizität und Integrität können durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sichergestellt werden.
- Auch die bislang vorgeschriebenen technischen Verfahren auf Basis der qualifizierten elektronischen Signatur und des EDI-Verfahrens sind weiterhin zulässig.
- Die Lesbarkeit einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben für das menschliche Auge lesbar dargestellt werden können.
- Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten. Dazu gehören unter anderem der vollständige Name samt Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, das Ausstellungsdatum und die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung.
- Jede Rechnung muss mindestens zehn Jahre in unveränderter Form aufbewahrt werden. Unveränderbarkeit ist gewährleistet, wenn jederzeit auf den Originalzustand geschlossen werden kann.
- Papierrechnungen dürfen auf einem Bild- oder anderen Datenträger digitalisiert werden. Eingehende Papierrechnungen können also unter bestimmten Voraussetzungen digitalisiert (gescannt) aufbewahrt werden.
- Die Vorgänge müssen nachvollziehbar dokumentiert sein.
- Im Rahmen des Datenzugriffs der Finanzverwaltung kann ein Zugriff auf elektronisch gespeicherte Dokumente und Daten (insbesondere elektronische Rechnungen) gefordert werden.
Detaillierte Ausführungen hierzu finden interessierte Partner auf der Webseite des Branchenverbands unter www.bitkom.org.
- Ingram Micro setzt auf elektronische Rechnungen
- Bitkom-Leitfaden
Lesen Sie mehr zum Thema
